6 Apple Mail-Regeln zum Umgang mit E-Mails für Sie

Es ist für viele von uns nicht möglich, die E-Mail-Adresse insgesamt aufzugeben. Aber zumindest können wir unseren Posteingang dazu bringen, den Großteil unserer E-Mails für uns zu erledigen.

Wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, der Apple Mail verwendet, können Sie Apple Mail zu einem besseren Desktop-E-Mail-Client machen. So machen Sie Apple Mail zu einem besseren Desktop-E-Mail-Client wie möglich. Lesen Sie weiter, Sie müssen die richtigen Regeln (auch als Filter bezeichnet) einrichten, um Ihre Erfahrung zu optimieren.

Wir haben sechs nützliche Regeln, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Zuerst werden wir Sie durch die Grundlagen der Erstellung von Regeln im systemeigenen E-Mail-Client Ihres Macs führen.

So erstellen Sie eine Regel in Apple Mail

Klicken Sie auf die Verknüpfung Befehl + Komma um die Mail-Einstellungen aufzurufen oder springen Sie mit Mail> Voreinstellungen. Wechseln Sie jetzt zu Regeln Registerkarte und klicken Sie auf die Regel hinzufügen Schaltfläche, um mit dem Erstellen von Regeln zu beginnen. Es ist nicht viel dabei. Zuerst wählen Sie eine Bedingung aus Ob Dropdown-Menü.

Als Nächstes weisen Sie Mail an, eine bestimmte Aktion auszuführen, wenn E-Mails gefunden werden, die dem hinzugefügten Kriterium entsprechen. Sie sehen die verfügbaren Aktionen in der Führen Sie die folgenden Aktionen aus Dropdown-Menü.

Geben Sie zum Abschluss einen geeigneten Namen für die Regel ein und drücken Sie die Taste OK Taste. An diesem Punkt werden Sie von Mail gefragt, ob Sie die neue Regel auf vorhandene Nachrichten anwenden möchten, die der von Ihnen angegebenen Bedingung entsprechen. (Dies geschieht automatisch für neue Nachrichten.) Wenn Ihre Antwort "Ja" lautet, klicken Sie auf Sich bewerben Taste. Beachten Sie, dass dies bei archivierten E-Mails nicht funktioniert.

Sie möchten mehrere Bedingungen erstellen, um E-Mails zu filtern?

Drücke den + Schaltfläche neben der Standardbedingung, um zu beginnen. Wenn Sie diese Route wählen, können Sie auch angeben, ob die Regel nur funktionieren soll, wenn Nachrichten übereinstimmen irgendein der Bedingungen oder alles von ihnen. Das ist was der irgendein Dropdown-Menü neben Ob ist für.

Sie können Mail auch dazu veranlassen, mehrere Aktionen für die von ihr gefilterten E-Mails auszuführen. Angenommen, Sie möchten diese E-Mails in eine Mailbox verschieben und in eine andere kopieren. Dann klicken Sie auf die + neben der Standardaktion, um mehrere Aktionen einzurichten, die den Bedingungen folgen.

Es ist leicht, mit Regeln über Bord zu gehen. Halten Sie die Anzahl niedrig, indem Sie anstelle von separaten Regeln mehrere Bedingungen und Aktionen verwenden.

1. Identifizieren Sie E-Mails von Personen, die Sie nicht kennen

Mit dieser Regel ist es einfacher, die Quellen von E-Mails zu bestimmen, an denen Sie wenig oder gar kein Interesse haben. Diese E-Mails fangen den Großteil der E-Mails ab, die Ihre Zeit und Aufmerksamkeit beanspruchen.

Wählen Absender ist nicht in meinen Kontakten als deine Bedingung. Es liegt an Ihnen, ob Sie die gefilterten E-Mails in einen separaten Ordner umleiten, kennzeichnen, in einer bestimmten Farbe markieren und so weiter. Wählen Sie die entsprechende Antwort aus Führen Sie die folgenden Aktionen aus Dropdown-Menü.

Durchsuchen Sie etwa jede Woche die E-Mails, die Sie mit dieser Regel identifizieren. Sie möchten einige von ihnen abbestellen, sie als Spam markieren oder sogar neue Regeln einrichten, um sie beim nächsten Mal automatisch zu löschen.

Es empfiehlt sich, die obige Regel zu duplizieren und an diese Bedingung anzupassen: Absender ist nicht bei meinen vorherigen Empfängern. Verwenden Sie die Duplikat Taste in der Regeln Tab, um zu beginnen.

Um die Menge an Spam, die Sie erhalten, zu reduzieren, sollten Sie ein E-Mail-Konto mit einem Einweg-E-Mail-Dienst erstellen. Benötigen Sie eine Einweg-E-Mail-Adresse? Probieren Sie diese großartigen Services aus und benötigen Sie eine Einweg-E-Mail-Adresse? Probieren Sie diese großartigen Dienste aus. Möchten Sie eine E-Mail senden oder empfangen, ohne Ihre tatsächliche Adresse zu verwenden? Hier sind einige großartige Dienste, mit denen Sie genau das tun können. Weiterlesen . Geben Sie diese E-Mail-Adresse an, wenn Sie Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse privat halten möchten.

2. Löschen Sie persistenten Spam und weitergeleitete E-Mails

Mit dieser Regel haben Sie keine Lust mehr, Ihre Haare auszureißen. Es ist für Mailer von Websites gedacht, die Abbestellungsanfragen nicht berücksichtigen und weiterhin Ihren Posteingang überfüllen.

einstellen Von enthält Als Ihr Kriterium folgt der Name des Absenders, der für die E-Mails verantwortlich ist, die Sie blockieren möchten. Wählen Nachricht löschen als Aktion, die Mail ausführen soll.

Denken Sie daran, dass die Nachricht löschen Aktion löscht die Nachricht für immer. Wenn Sie es stattdessen in den Papierkorb verschieben möchten, um es später zugänglich zu machen, wählen Sie Nachricht in den Postfach-Papierkorb verschieben als Ihre bevorzugte Aktion.

Hinweis: Wenn Sie Google Mail replizieren möchten “Absender blockieren” Funktion verwenden Sie die Nachricht verschieben Aktion, um die E-Mails stattdessen in den Junk-Ordner umzuleiten.

Diese Regel ist auch nützlich, um weitergeleitete Nachrichten zu entfernen, die z. B. an Familienmitglieder gesendet werden. Wenn Sie solche Nachrichten lieber nicht erhalten möchten, informieren Sie den Absender natürlich darüber. Wenn dies nicht möglich ist oder nicht funktioniert, lassen Sie Mail diese Nachrichten herausfiltern und löschen.

Während du können eine separate Regel für einrichten jeder Absender, dessen E-Mails Sie blockieren möchten, ist dies nicht der sauberste Weg. Es ist besser, eine vorhandene Regel zu bearbeiten, um für jeden neuen Absender eine neue Bedingung einzufügen. Das funktioniert, weil die Ob Dropdown-Menü ist auf eingestellt irgendein, was bedeutet, dass die Regel wann funktioniert irgendein der Bedingungen werden erfüllt.

Wenn Sie ein pauschales Verbot vorgeben wollen, ersetzen Sie das Von enthält Bedingung mit Betreff beginnt mit Fw:.

3. Nichtarbeits-E-Mails als gelesen markieren

Der Großteil Ihrer persönlichen E-Mails ist höchstwahrscheinlich nicht zeitabhängig. Bis Sie bereit sind, diese E-Mails zu bearbeiten, halten Sie sie davon ab, Ihre Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen, indem Sie sie mit dieser nächsten Regel als gelesen markieren.

einstellen Konto Wählen Sie dann das Konto aus, das Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Als nächstes einstellen Als gelesen markieren als die Aktion zu ergreifen.

Sie möchten lieber markieren alles Nachrichten von alles Konten als gelesen, sobald sie Ihren Posteingang erreichen? In diesem Fall wählen Sie Jede Nachricht anstatt Konto von dem Ob Dropdown-Menü.

4. Verwenden Sie Domänennamen, um wichtige E-Mails abzufangen

Sie werden wahrscheinlich wissen wollen jeden E-Mails, die von Ihrer Bank gesendet werden, auch wenn es sich um einen Werbemailer handelt. Gleiches gilt für berufsbezogene E-Mails. Sie können eine Regel verwenden, um sicherzustellen, dass Sie sie nie verpassen.

Zum Beispiel während ich viele Emails an bekomme [email protected], Diejenigen, die für meine Arbeit relevant sind, stammen immer aus makeuseof.com. Um das letztere zu bestimmen, kann ich diese Bedingung einrichten: Von enthält @ makeuseof.com.

Ich kann die gefilterten E-Mails dann hervorheben, indem Sie beispielsweise die Hintergrundfarbe ändern, einen Sound abspielen oder sie an eine andere Stelle umleiten.

Ersetze das @ makeuseof.com Bit oben mit dem Domainnamen Ihrer Firma oder Ihrer Bank, und Sie können denselben Filter mit ähnlichen Ergebnissen verwenden.

5. Senden Sie die wichtigsten E-Mails an Slack

Nicht alle E-Mails benötigen Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Ja, auch bei der Arbeit. Wenn Ihr Team über eine App wie Slack kommuniziert, können Sie Ihren Posteingang meistens ignorieren. Um sicherzustellen, dass die überaus wichtigen E-Mails Ihrer Benachrichtigung nicht entgehen, leiten Sie sie mit dieser nächsten Regel an Slack weiter.

Legen Sie die Bedingung fest, um E-Mails von Ihrem Vorgesetzten oder einem anderen übergeordneten Benutzer oder mit einem bestimmten Wort / Satz im Betreff zu identifizieren. Jetzt auswählen Nachricht weiterleiten als bevorzugte Aktion und geben Sie Ihre “an Slack schicken” Adresse in dem dafür vorgesehenen Feld.

Wo finden Sie Ihre Slack-Weiterleitungsadresse??

Es ist unter versteckt [Your_Team_Name]> Voreinstellungen> Nachrichten & Medien. Scrollen Sie nach unten zu Bringen Sie E-Mails in Slack Abschnitt, und da ist es. Sie können nun die weitergeleiteten E-Mails in Slackbot lesen!

6. Sammeln Sie E-Mails mit PDFs

Von Rechnungen und Quittungen bis zur Anmeldung von Freebies erhalten Sie nützliche Dokumente als PDF-Dateien in Ihrem Posteingang. Sammeln Sie die entsprechenden E-Mails mit dieser nächsten Regel an einem Ort.

Stellen Sie die Bedingung auf Übereinstimmung ein Art des Anhangs ist PDF und benutze die Nachricht verschieben Aktion zum Isolieren von E-Mails, die PDFs enthalten. Wenn Sie E-Mails hervorheben möchten, anstatt sie in einen separaten Ordner zu verschieben, verwenden Sie die Legen Sie die Farbe der Nachricht fest Aktion.

Sie können E-Mails auch nach anderen Arten von Anhängen wie Archiven, Präsentationen und Filmen mit einer ähnlichen Regel filtern.

Was macht “Beenden Sie das Auswerten von Regeln” Tun?

Am Ende von Führen Sie die folgenden Aktionen aus In diesem Menü haben Sie möglicherweise Folgendes bemerkt: Beenden Sie die Auswertung der Regeln. Frage mich, was es macht? Nun, es hilft Mail, die richtige Vorgehensweise zu finden, wenn Regeln in Konflikt stehen.

Übernehmen Sie die Standardregel Nachrichten von Apple, zum Beispiel. Wenn Sie eine neue Regel erstellen, die eine oder mehrere ähnliche Bedingungen wie diese hat, werden alle Aktionen, die Sie der neuen Regel hinzufügen, nicht ausgeführt. Das liegt daran, dass die Nachrichten von Apple Regel hat die Beenden Sie die Auswertung der Regeln darauf markiert, was die Folgeaktionen unwirksam macht.

Lassen Sie uns mit einem zweiten Beispiel veranschaulichen.

Angenommen, Sie möchten alle eingehenden Nachrichten in einer Mailbox als gelesen markieren, mit Ausnahme der Nachrichten einer bestimmten E-Mail-Adresse hello@my_inbox.com. Sie möchten auch Nachrichten von dieser Adresse markieren. In diesem Szenario sehen die Regeln wie folgt aus:

1. Ob Von enthält hello@my_inbox.com, Als markiert markieren und Beenden Sie die Auswertung der Regeln
2. Ob Jede Nachricht, Als gelesen markieren.

Was passiert, wenn Sie das weglassen? Beenden Sie die Auswertung der Regeln Aktion von der ersten Regel? Nachrichten von hello@my_inbox.com wird markiert und als gelesen markiert.

Wenn Sie nun die Reihenfolge der Regeln beim Erstellen vertauschen, werden alle Nachrichten als gelesen markiert. Die von hello@my_inbox.com wird als gelesen und markiert markiert. Wenn Sie das anhängen Beenden Sie die Auswertung der Regeln Aktion zur ersten Regel hier die E-Mails aus hello@my_inbox.com wird als gelesen markiert, aber nicht markiert.

Lassen Sie Apple Mail das schwere Heben für Sie übernehmen

Das Problem liegt nicht in dem überladenen Posteingang. Sie müssen es jeden Tag durchgehen, um zu vermeiden, dass Sie die wichtigen Botschaften verlieren und die Kleinigkeiten, die zu Ihnen gelangen, aus dem Weg räumen.

Wenn Sie über Regeln verfügen, zeigt Mail an, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, und versteckt oder entfernt den Rest. Leiten Sie die relevanten E-Mails an einen oder zwei sichere Standorte um, und Sie können den Rest ignorieren, vielleicht sogar für immer!

Regeln sind natürlich ein E-Mails in Apple Mail sortieren, Sie könnten jedoch einen alternativen Client ausprobieren. 5 Apple Mail Alternatives für Mac OS X 5 Apple Mail Alternatives für Mac OS X Jeder Mac wird mit einer kostenlosen E-Mail-Anwendung geliefert. alle OS X E-Mail-Lösungen. Hier sind fünf der besten Alternativen. Lesen Sie mehr für mehr Optionen.

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