18 Erweiterte Tipps für Seiten, Zahlen und Keynote

iWork ist zwar nicht in der gleichen Liga wie Microsoft Office, aber es ist immer noch eine leistungsstarke Office-Suite für Ihren Mac.

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Wenn Sie sich mit den Grundlagen von iWork vertraut gemacht haben Funktionsweise von iWork: Grundlagen von Seiten, Zahlen und Keynote Funktionsweise von iWork: Grundlagen von Seiten, Zahlen und Keynote Haben Sie Apples Produktivitäts-Apps immer als ungeeignet für Ihre Büroanforderungen angesehen? Es ist Zeit zu überdenken! Weitere Informationen, Sie können mit dem nächsten Schritt fortfahren. Dort erfahren Sie, was Sie sonst noch in den iWork-Apps tun können und wie. Hier finden Sie die folgenden Tipps. Sie zeigen einige nützliche Funktionen auf, die in allen drei iWork-Apps verfügbar sind (Pages, Numbers und Keynote)..

Bevor wir jedoch zu den iWork-Tipps kommen, möchten wir auf einen erheblichen Namensunterschied zwischen Pages / Numbers und Keynote hinweisen.

Achten Sie auf diese Keynote Naming Convention

In Keynote bezeichnet Apple Vorlagen als Themen. Wir werden sie in diesem Artikel jedoch als Vorlagen bezeichnen, um Verwirrung zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass Sie das Wort sehen werden Thema anstatt Vorlage innerhalb der Menüoptionen und solche in Keynote. Die Optionen selbst werden an den gleichen Stellen wie in Seiten und Nummern angezeigt. Es ist nur die Benennung, die sich unterscheidet.

Lassen Sie uns nun einige nützliche Funktionen der iWork-Apps erkunden.

1. Ändern Sie die Einstellungen für Sprache und Region

Mit den iWork-Apps können Sie die Sprach- und Regionseinstellungen für jedes Dokument ändern. Diese beeinflussen, wie das Dokument numerische Werte, Währungen, Datumsangaben usw. anzeigt.

Sie können auf die Spracheinstellungen zugreifen, indem Sie auf klicken Datei> Erweitert> Sprache & Region. Standardmäßig sind sie so eingestellt, dass sie mit den Systemeinstellungen übereinstimmen, wie Sie sie unter sehen Systemeinstellungen> Sprache & Region.

Wenn Sie zu einer anderen Sprache und / oder Region wechseln, wird eine Vorschau der aktualisierten Datenformate direkt unter den Einstellungen angezeigt. Schlagen Sie die OK Taste, um die Einstellungen zu speichern.

Wird der Dokumentinhalt automatisch an das neue Format angepasst? Nicht alles davon. Möglicherweise müssen Sie ein wenig probieren, um herauszufinden, was sich genau ändert.

Alle neuen Daten, die Sie eingeben, haben jedoch das Format, das in den aktualisierten Sprach- und Regionsvorgaben festgelegt ist. Aus diesem Grund sollten Sie diese Einstellungen am besten anpassen, sobald Sie das Dokument eingerichtet haben.

2. Anpassen der Autokorrektur-Einstellungen

Die Autokorrektur-Einstellungen, die Sie unter festgelegt haben Systemeinstellungen> Tastatur> Text über macOS anwenden. Wussten Sie, dass Sie diese für jede iWork-App aus überschreiben können? Voreinstellungen> Autokorrektur?

Ja, Seiten, Zahlen und Keynote-Voreinstellungen haben jeweils eine spezielle Registerkarte mit mehreren Autokorrektur-Einstellungen, die Sie je nach Bedarf anpassen können. Neben benutzerdefinierten Einstellungen für Formatierung und Rechtschreibung haben Sie auch benutzerdefinierte Listen für die Ersetzung von Text.

3. Geben Sie Objekten mit Styles ein Makeover

iWork bietet voreingestellte Kombinationen von Farben, Schriftarten, Formen und mehr, damit Sie das Erscheinungsbild von Objekten ändern können. Sie finden diese Stile in der Format Inspektor.

Die im Inspector angezeigten Optionen hängen natürlich von dem ausgewählten Objekt ab und auch der Name der entsprechenden Registerkarte ist unterschiedlich. Machen Sie sich keine Sorgen, denn die Registerkarten sind sehr leicht zu finden.

Sie sehen ein Stil Registerkarte für Textfelder, Formen und Medien. Tabellenstile werden unter angezeigt Tabelle Tab und Diagrammstile unter der Diagramm Tab. Sie sehen Absatzstile und Zeichenstile unter Text Tab.

Um einen Stil anzuwenden, wählen Sie das Objekt aus, dem Sie eine neue Farbe zuweisen möchten, und wählen Sie einen der voreingestellten Stile aus.

4. Erstellen Sie benutzerdefinierte Stile

Mit iWork-Apps können Sie eigene Stile erstellen. Wählen Sie zum Hinzufügen eines Objekts ein Objekt aus, dessen Stil Sie speichern möchten, und klicken Sie auf Format> Erweitert> Stil erstellen.

Möchten Sie eine Verknüpfung mit einem Klick anstelle der Menüoption bevorzugen? Klicke auf das + Schaltfläche, die den vorhandenen Stilen in folgt Format Inspektor. Und jetzt ist Ihr Stil als Voreinstellung gespeichert!

Für Absatz-, Zeichen- und Listenstile finden Sie die hinzufügen Taste an einer etwas anderen Stelle. Es befindet sich rechts oben in der Stile-Liste.

Es ist schade, dass Apple die Importfunktion aufgegeben hat, mit der Sie benutzerdefinierte Stile aus einem Dokument in ein anderes einfügen können. Sie können das zwar immer noch tun, aber es erfordert etwas mehr Aufwand und Sie können jeweils nur einen benutzerdefinierten Stil verschieben.

Zuerst müssen Sie das Objekt auswählen, dessen Stil Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf Format> Stil kopieren. Dann müssen Sie das verwenden Format> Stil einfügen Option im Dokument, wo Sie den Stil reproduzieren möchten.

5. Fügen Sie Hyperlinks hinzu

Wählen Sie den Text aus, für den Sie einen Hyperlink erstellen möchten, und besuchen Sie den Formatieren> Link hinzufügen Menü oder das Rechtsklick-Menü, um zu beginnen. Sie werden sehen, dass Sie Links zu Webseiten und E-Mail-Adressen erstellen können.

In Keynote können Sie auch Links zu bestimmten Folien erstellen. Ebenso können Sie in Pages auf bestimmte Elemente (sogenannte Lesezeichen) eines Dokuments verlinken. Natürlich müssen Sie über ein Lesezeichen verfügen, bevor Sie eine Verknüpfung herstellen können.

Um ein Lesezeichen zu erstellen, wählen Sie zuerst das Element aus, auf das Sie schnell zugreifen möchten. Dann in der Lesezeichen Abschnitt der Dokumentieren Inspektor, klicken Sie auf die Lesezeichen hinzufügen Taste. Das Lesezeichen wird in der Liste direkt unter der Schaltfläche angezeigt.

6. Dateien komprimieren

Das Einfügen von Medienobjekten wie Fotos und Filmen in ein iWork-Dokument kann die Dateigröße erheblich erhöhen. Dies liegt daran, dass die Datei diese Objekte in ihrer ursprünglichen Größe und Auflösung speichert, selbst wenn Sie sie verkleinert haben.

Das ist natürlich praktisch, wenn Sie die ursprünglichen Versionen der Medienobjekte wiederherstellen möchten. Als Kompromiss müssen Sie jedoch mit einer größeren Datei umgehen.

Wie wäre es, Dateien zu komprimieren, indem iWork Audio / Video zuschneidet und die Bildauflösung reduziert? Klicken Sie auf Datei> Erweitert> Dateigröße reduzieren macht den Trick Stellen Sie sicher, dass Sie die Option verwenden, wenn alles im Dokument vorhanden ist und alle Medienobjekte die gewünschte Größe haben.

Als Nächstes erhalten Sie ein Meldungsfeld, in dem Sie darüber informiert werden, um wie viel die App die Dateigröße reduziert. Klicke auf das Reduzieren Taste, um mit der Komprimierung fortzufahren.

7. Objekte sperren

Enden Sie am Ende häufig Elemente, die Sie nicht beabsichtigen? Verhindern Sie dies, indem Sie Objekte mit dem Symbol fixieren Anordnen> Sperren Möglichkeit. Sie müssen dieses eine Objekt nicht gleichzeitig tun; Das Sperren funktioniert auch, wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben.

Mit Ausnahme von Kommentarfeldern können Sie jeden Objekttyp sperren, der in der primären Symbolleiste einer iWork-App aufgeführt ist. Dazu gehören Textfelder, Tabellen, Formen, Bilder und Videos.

Können Sie Objekte in Pages nicht sperren? Manchmal sehen Sie das Sperren Option ausgegraut in der Ordnen Menü der Pages-Anwendung. Versuchen Sie den nächsten Fix, um es zu aktivieren.

Öffnen Sie zuerst die Format Inspector für das ausgewählte Objekt und wechseln Sie zu seinem Objekt Ordnen Tab. Unter dem Objektplatzierung Abschnitt, wechseln Sie von der Bewegen Sie sich mit Text Registerkarte zum Bleib auf der Seite Tab. Das sollte das zurückbringen Sperren Option für das ausgewählte Objekt.

Wenn Sie ein gesperrtes Objekt verschieben oder bearbeiten möchten, müssen Sie es zunächst durch Klicken auf entsperren Anordnen> Entsperren.

8. Objekte gruppieren

Angenommen, Sie möchten einige Objekte verschieben, ohne deren relative Position zueinander zu stören. Oder möchten Sie vielleicht den gleichen Stil auf alle anwenden? In solchen Fällen ist es hilfreich, wenn Sie diese Objekte als ein einzelnes Element behandeln können. Sie können es tatsächlich, sobald Sie sie durch Klicken auf gruppieren Anordnen> Gruppe.

Um die gruppierten Objekte zu trennen und sie einzeln zu bearbeiten, müssen Sie nur die Gruppe auswählen und auf klicken Anordnen> Gruppierung aufheben.

Sie können Objekte auch gruppieren / aufheben (plus sperren / entsperren), indem Sie mit der rechten Maustaste oder klicken Steuerung-Klicken Sie auf Menü.

9. Halten Sie die Arrangierwerkzeuge griffbereit

Das Format Inspektor enthält eine Ordnen Registerkarte, um Optionen zur genauen Positionierung von Objekten zu erhalten. Es ist jedoch langwierig, jedes Mal von einer der anderen Registerkarten darauf zu wechseln.

Warum nicht das machen? Ordnen Werkzeuge leichter zugänglich? Geben Sie ihnen einen dedizierten tragbaren Bereich, indem Sie auf klicken Ansicht> Arrangierwerkzeuge anzeigen. Sie können auch setzen Farben und Bild anpassen Werkzeuge in ähnlichen Popout-Bereichen, indem Sie auf das entsprechende Werkzeug klicken Show Option in der Aussicht Speisekarte.

10. Schnell auf Ansichtsoptionen zugreifen

Sehen Sie das winzige Aussicht Symbolleistenschaltfläche ganz links? Es verbirgt ein nützliches Menü, um die Sichtbarkeit von wichtigen Bildschirmelementen wie Linealen, Kommentaren und der Anzeige zu ändern Ersatz finden Box.

Basierend auf der iWork-App, in der Sie sich befinden, können Sie diese Symbolleiste verwenden Aussicht Menü, um auch auf einige spezielle Funktionen zuzugreifen. In Pages können Sie beispielsweise Miniaturansichten ausblenden und die Anzahl der Wörter in diesem Menü anzeigen. In Keynote können Sie zwischen verschiedenen Layouts wechseln und Master-Folien bearbeiten.

11. Blenden Sie die Vorlagenauswahl aus

Wenn Sie eine iWork-App öffnen, werden eine Reihe von übersichtlichen, zeitsparenden Vorlagen angezeigt, aus denen Sie auswählen können.

Obwohl die Vorlagen nützlich sind, möchten Sie möglicherweise jedes Mal mit einem leeren Dokument beginnen. In diesem Fall wird die Vorlagenauswahl zu einem nervenden Popup. Das Verstecken ist einfach.

Gehen Sie zuerst zu den Apps Einstellungen Abschnitt mit der Abkürzung Befehl + Komma. Unter dem Für neue Dokumente Abschnitt der Allgemeines Wählen Sie auf der Registerkarte das Optionsfeld für aus Benutze Template.

In Pages und Numbers lautet die Standardvorlage Leer, während in Keynote ist es Gradient. Sie müssen sich jedoch nicht daran halten. Wähle aus Vorlage ändern Taste unter dem Benutze Template Option, um einen neuen Standard auszuwählen. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen, die als Standard verwendet wird. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Sie möchten auf die Vorlagenauswahl zugreifen, nachdem Sie sie ausgeblendet haben? Bringen Sie es hoch, indem Sie die Taste gedrückt halten Möglichkeit Schlüssel, wenn Sie ein neues Dokument erstellen. Wahl + Befehl + N ist die entsprechende Verknüpfung.

12. Erstellen Sie neue Vorlagen

Angenommen, Sie haben ein iWork-Dokument so eingerichtet, dass Sie dieses nun als Ausgangspunkt für zukünftige Dokumente verwenden möchten. Sobald Sie das Modelldokument als Vorlage gespeichert haben, können Sie dies tun. Klicken Sie dazu auf Datei> Als Vorlage speichern. (In Keynote werden Sie sehen Theme speichern anstatt Als Vorlage speichern.)

Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Zur Vorlagenauswahl hinzufügen um die Vorlage am Standardspeicherort zu speichern. Es wird dann im angezeigt Meine Vorlagen Abschnitt des Vorlagenauswahlers. Wenn Sie die Vorlage an einem anderen Ort speichern möchten, klicken Sie auf sparen stattdessen Taste.

13. Erstellen Sie Platzhalter für Text und Medien

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage bearbeiten, müssen Sie die vorhandenen Textabschnitte jedes Mal auswählen, wenn Sie sie ersetzen möchten. Sie haben dieses Problem nicht, wenn die Textausschnitte in der Vorlage Platzhalter sind. Wenn dies der Fall ist, können Sie sofort mit der Eingabe von Text beginnen, ohne zuerst den vorhandenen Text auswählen zu müssen.

Wenn Sie Platzhalter für Medien definieren, können Sie diese im Handumdrehen durch frische Medien ersetzen. Sie müssen nur auf das Symbol klicken Bild hinzufügen Schaltfläche unten rechts auf dem Platzhalter selbst (siehe Abbildung unten).

Daraufhin wird der Popup Media Explorer angezeigt, aus dem Sie das gewünschte Bild oder Video auswählen können. Sie müssen sich nicht mit der Größenänderung oder der Neugestaltung der neuen Medien beschäftigen. Sie nehmen den gleichen Stil wie der Platzhalter an.

Wie Sie sehen, sparen Platzhalter für Text und Medien viel Zeit, die Sie beim Erstellen von Vorlagen verwenden möchten. Das ist ziemlich einfach.

Wählen Sie einen beliebigen Text aus, den Sie als Platzhalter definieren möchten, und klicken Sie auf Formatieren> Erweitert> Als Textplatzhalter definieren. Wenn Sie ein Bild oder ein Video als Platzhalter festlegen möchten, wählen Sie Definieren Sie als Medienplatzhalter Option aus dem gleichen Menü statt.

14. Importieren Sie fertige Vorlagen

Sie müssen keine benutzerdefinierten Vorlagen erstellen. Warum importieren Sie nicht einige fantastische von iWorkCommunity? Sie sind frei zu benutzen! (Du kannst auch “leihen” Vorlagen von Freunden und Familie per E-Mail.)

iWorkCommunity verfügt über Vorlagen für Arbeitszeitblätter, Spendenaktionen, Journale und viele andere Arten von Dokumenten. Laden Sie eine beliebige Vorlage herunter und öffnen Sie sie mit der entsprechenden iWork-Anwendung.

Die Vorlage wird als reguläre Datei geöffnet. Um es zu installieren, müssen Sie es als benutzerdefinierte Vorlage speichern, wie wir es im Abschnitt oben gesehen haben. Sobald Sie dies tun, erscheint es im Meine Vorlagen Abschnitt des Vorlagenauswahlers wie üblich.

15. Stellen Sie vorherige Dateiversionen wieder her

iWork-Apps speichern Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen automatisch, nachdem Sie eine Datei einmalig gespeichert haben, indem Sie sie benennen. Sie können jede der vorherigen Dateiversionen mit dem Symbol anzeigen und wiederherstellen Datei> Zurücksetzen nach> Alle Versionen durchsuchen Möglichkeit. Damit wird das Dateiversionssystem auf macOS in Aktion gesetzt.

Wenn Sie eine bestimmte Version der Datei als Wiederherstellungspunkt speichern möchten, klicken Sie auf Datei> Speichern oder schlagen Befehl + S um diese Version manuell zu speichern. Sie wird dann zusammen mit den automatisch gespeicherten Versionen angezeigt und Sie können sie jederzeit wiederherstellen.

16. Sichern Sie Dateien in Microsoft Office-Formaten

Wenn Sie eine maximale Kompatibilität Ihrer Office-Dateien auf den meisten Plattformen und Softwareversionen sicherstellen möchten, bewahren Sie eine Kopie auf:

• Seiten Dokumente als DOC (Word) -Dateien,
• Zahlentabellen als XLS-Dateien (Excel) und
• Keynote-Präsentationen als PPT-Dateien (PowerPoint).

Bei diesem Ansatz gehen möglicherweise einige Dateieinstellungen verloren, Ihre Daten sind jedoch mehr oder weniger intakt und abwärtskompatibel. Nun wollen wir sehen, wie diese Dateien tatsächlich exportiert werden.

Schauen Sie unter die Datei> Exportieren nach Menü, um die entsprechende Microsoft Office-Anwendung zum Exportieren Ihrer Datei zu finden. Wenn der Exportieren Sie Ihr Dokument Dialogfeld erscheint, wählen Sie das entsprechende Format aus Erweiterte Optionen Sektion.

Denken Sie daran, dass DOC, XLS und PPT ältere Dateiformate sind, die Microsoft längst durch die Formate DOCX, XLSX und PPTX ersetzt hat. Entdecken Sie letzteres mit unserem Artikel zu seltenen Office-Dateiformaten.

17. Schützen Sie Dateien mit Kennwörtern oder Touch-ID

Mit den iWork-Apps können Sie Ihre Dateien hinter einem Kennwort verbergen. Klicke auf Datei> Passwort festlegen um mit der Einrichtung zu beginnen. Vergewissern Sie sich, dass Sie einen Kennworthinweis für den einfachen Abruf hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass Keychain das Kennwort für Sie speichert, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen: Merken Sie sich dieses Passwort in meinem Schlüsselbund. Schlagen Sie die Passwort festlegen , um das Sperren der Datei zu beenden.

Wenn Ihr Mac die Touch-ID zum Entsperren von Fingerabdrücken unterstützt, können Sie diese Funktion zum Entsperren von iWork-Dateien verwenden. Zunächst müssen Sie Pages, Numbers und Keynote einrichten, um die Touch-ID verwenden zu können. Um dies zu tun, in der Einstellungen Aktivieren Sie für jede dieser Apps das Kontrollkästchen für Verwenden Sie Touch ID.

Die Touch-ID funktioniert nur zusammen mit einem Textkennwort. Sie können also nicht nur eine Touch-ID zum Sperren / Entsperren einer Datei verwenden. Sie müssen zunächst ein Textkennwort einrichten, und währenddessen können Sie das Kennwort auswählen Mit Touch ID öffnen Möglichkeit.

18. Finden Sie heraus, was neu ist

Möchten Sie wissen, was das neueste iWork-Update für Sie bereithält? Klicke auf Hilfe> Neuerungen in In jeder iWork-App können Sie die Highlights in einem Popup-Fenster anzeigen. Schlagen Sie die Fortsetzen Taste, um die Box zu verlassen. Wenn Sie sich über die wichtigsten neuen Funktionen informieren möchten, klicken Sie auf Komplette Funktionsliste besuchen Sie die entsprechende Apple Support-Seite.

Teilen Sie ein iWork-Geheimnis oder zwei selbst

Ob Sie Microsoft Office für iWork aufgeben sollten 5 Gründe, warum Sie iWork anstelle von Microsoft Office verwenden sollten 5 Gründe, warum Sie iWork anstelle von Microsoft Office verwenden sollten Viele langjährige Office-Benutzer werden nicht gewillt sein, von den Apps zu wechseln, mit denen sie so gewohnt arbeiten , aber es ist Zeit, iWork eine weitere Chance zu geben. Lesen Sie mehr oder verwenden Sie beide Bürosuiten nebeneinander. Wenn Sie die besten Tipps und Tricks für iWork lernen, sparen Sie auf jeden Fall viel Zeit.

Erfahren Sie mehr über: iWork, Longform Guide.