Scannen und verwalten Sie Ihre Belege, sparen Sie Platz, Papier und Zeit

Papierbelege gehen schnell verloren und sind schwer zu finden, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Dank der Digitalisierung werden beide Probleme gelöst. Mit einem Smartphone, Cloud-Speicher und Ihrer eigenen organisatorischen Kompetenz können auch Sie das Problem der fehlgeleiteten Belege lösen.

Ob Sie Ihre Steuern einreichen oder eine Garantie in Anspruch nehmen, Quittungen sind von entscheidender Bedeutung. Einige Unternehmen bieten optionale E-Mail-Quittungen an, die meisten jedoch nicht. Zwar sollten Sie immer den Rest der Kasse so sicher wie möglich aufbewahren, ein digitales Backup kann jedoch lebensrettend sein - selbst wenn Sie nur Ihre Steuern zahlen.

Smartphone-Scanner

So ziemlich jeder hat heutzutage ein Smartphone und jedes Smartphone hat eine Kamera. Es gibt einige ausgezeichnete Apps für das Scannen von Papier in eine Datei, unabhängig davon, welches Betriebssystem Sie verwenden. In der Tat sind App-Stores absolut Marmelade verpackt Das Scannen von Apps und ein harter Wettbewerb sind für die Verbraucher immer gut.

Die folgenden Apps werden in erster Linie unter Berücksichtigung des Scannens erstellt, und Dokumente werden im Speicher Ihres Smartphones gespeichert. Sie bieten wahrscheinlich die beste Qualität in Bezug auf ihren alleinigen Zweck und einige bieten sogar nützliche Export-, Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.

iOS, iPhone und iPad

Ich hatte schon immer eine Schwäche für TurboScan (1,99 $), eine Budget-Scanner-App, die hervorragende Ergebnisse liefert. TurboScan - oder warum Ihr nächster Scanner 1,99 $ kosten wird [iPhone] TurboScan - Oder warum Ihr nächster Scanner 1,99 $ kostet [iPhone Ich hatte einmal einen Scanner. Um 1998 war der Platz für meine Kinderschreibtischfläche enorm groß, der über einen parallelen Anschluss angeschlossen war, und das Verhältnis von Qualität zu Geschwindigkeit war, gelinde gesagt, schlecht. Es war das… Weiterlesen. Hiermit können Sie mehrseitige PDFs sowie JPEGs erstellen. Während die Benutzeroberfläche nicht viel zu bieten hat, sind Kantenerkennung und allgemeine Scanqualität (mit einstellbaren Kontrasteinstellungen) ausgezeichnet, und es gibt eine “SureScan 3x” Funktion, die drei Aufnahmen zusammenfasst, besonders praktisch bei schwachem Licht.

Ich habe es auch geschafft, CamScanner + (4,99 $) zu kaufen, als es verkauft wurde, und nachdem ich es mehrmals verwendet hatte, waren die Ergebnisse mit dem Ergebnis zufrieden. Mit der App können Sie Ihre Scans direkt (gegen Gebühr) faxen, Einträge markieren, zusammenarbeiten, Text identifizieren und sogar einen Passcode festlegen, um Ihre privaten Dokumente zu schützen. Es gibt eine kostenlose Version, die neben anderen Einschränkungen auch Anzeigen und Wasserzeichen für Ihre Scans verwendet.

Eine der am besten ausgestatteten Apps wird in Form von Scanner Pro (6,99 US-Dollar) zu einem angemessenen Preis angeboten. Die App verfügt über Funktionen wie Echtzeit-Erkennung von Rändern für ein besseres Framing, iCloud-Synchronisierung, um Ihre Scans zu sichern und mit Ihren Geräten synchron zu halten und direkt in Dropbox, Google Drive und Evernote hochzuladen. Wenn Sie eine App benötigen, die alles kann, ist Scanner Pro wahrscheinlich die richtige Lösung.

Android

Google-Nutzer können auch CamScanner + (4,99 $) oder die beliebte kostenlose Version nutzen, die über ähnliche robuste Funktionen verfügt. Wie zu erwarten, werden die eingehenden Scans durch die kostenlose Testversion mit einem Wasserzeichen versehen und einige nützliche Funktionen der Apps werden eingeschränkt. Die von CamScanner bereitgestellte Qualität ist jedoch hervorragend. Scannen Sie mit CamScanner Dokumente auf Ihrem Telefon für Android Scannen Sie mit CamScanner für Android Dokumente auf Ihrem Telefon Mit dieser praktischen App können Sie jedes Dokument direkt von Ihrem Telefon aus scannen. Weiterlesen .

Eine weitere gute Alternative zu CamScanner + ist der Mobile Document Scanner (4,99 US-Dollar), der auch als MDScanner bekannt ist. Mit Unterstützung für mehrere Seiten, Kantenerkennung und einer Reihe von Verarbeitungsoptionen für das Hervorheben von Text, Bildern oder Whiteboard-Zeichnungen ist die App eine hervorragende Ergänzung für Ihr mobiles Büro. Wie immer können Sie die kostenlose Version nutzen, die auf Werbung, Wasserzeichen und einem begrenzten Stapelscan basiert.

Windows Phone

In ihrer Eile, die mobile Scan-App-Landschaft zu beherrschen, haben die Entwickler von CamScanner mit dem kostenlosen CamScanner für Windows Phone den Windows Phone-Store besucht. Soweit ich das beurteilen kann, hat die App keine Einschränkungen und kostet auch keinen Cent - der Preis, den Sie zahlen, ist in Funktionen, da nicht alles in den iOS- und Android-Versionen verfügbar ist. Es ist jedoch kostenlos und gibt ein geschmackvolles PDF aus.

Aufgrund der (mangelnden) Beliebtheit der Plattform haben Benutzer von Windows Phone keine große Auswahl, wenn es um andere Apps geht. Es gibt den kostenlosen Handyscan, aber es sieht nicht besser aus als CamScanner, also geht es Ihnen besser.

Cloud-Speicher

Wenn Sie Ihre Quittungen im PDF- oder Bildformat scannen, können Sie sie in der Cloud speichern und jederzeit abrufen, wenn Sie sie benötigen. Glücklicherweise gibt es ein paar Apps, die Speicher, Organisation und sogar Dokumentenerfassung miteinander verbinden - und alle können kostenlos gestartet werden.

Google Drive (kostenlos; iOS & Android)

Googles eigene Cloud-Speicherplattform ist ein großartiger Ort, an dem Sie Ihre Quittungen aufbewahren können, sofern Sie sich nicht allzu sehr darum kümmern, Ihren Kaufverlauf in die Hände von Google zu legen. Sowohl die iOS- als auch die Android-Apps verfügen über eine Funktion zum Scannen von Dokumenten, mit der Sie Ihre Quittungen und andere Dokumente schnell erfassen, hochladen und organisieren können. Das Beste daran ist, dass Sie mehrere Geräte mit verschiedenen Betriebssystemen verwenden können, um alles zu erfassen und an einem Ort zu speichern (oder darauf zuzugreifen).

Entschuldigen Sie Windows Phone-Nutzer, Google hat sich noch nicht die Mühe gemacht, eine App für Ihre Plattform zu erstellen - und es sieht nicht so aus, als würden sie es bald tun.

Evernote (Kostenlos; iOS, Android, Windows Phone & Blackberry)

Evernote ist eine großartige Alternative zu Google Drive, wenn Sie den Notizenerstellungsdienst bereits nutzen. Die iOS- und Android-Versionen sind nicht nur für ein einfaches Konto (10 MB maximale Notizgröße, 60 MB pro Monat Upload-Limit) kostenlos. Sie enthalten einen hervorragenden Dokumentenscanner, der ideal zum Speichern von textfreundlichen Quittungen ist. Sie können diese an eine Notiz oder ein Notizbuch Ihrer Wahl anhängen, mit Tags versehen und sogar in Skitch für Anmerkungen öffnen.

Leider beinhalten die Windows Phone- und Blackberry-Versionen kein Scannen von Dokumenten, aber Sie können einen Schnappschuss machen und von Ihrem Gerät hochladen - das ist also der Fall.

Büroobjektiv für OneNote (kostenlos; WindowsPhone)

Für das Scannen haben Windows Phone-Benutzer einen ganz praktischen Trick im Ärmel - eine spezielle App namens Office Lens scannt Belege, Dokumente und Whiteboards direkt in OneNote. Für die App müssen Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden und können Bilder in beiden speichern “Dokumentenmodus” und “Whiteboard-Modus” direkt in die Wolke. Sie können dann über die integrierte OneNote-App von WindowsPhone oder eine ähnliche Desktop-Edition darauf zugreifen.

Scannen Sie intelligenter mit einem Dokumentenscanner

Wenn Sie ständig von den Ergebnissen des Handscannens enttäuscht sind, sollten Sie einen Dokumentenscanner in Betracht ziehen. Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie in der Vergangenheit einen solchen erstellen können. So erstellen Sie einen eigenen Dokumentenscanner für Ihr Smartphone So erstellen Sie einen eigenen Dokumentenscanner für Ihr Smartphone Haben Sie jemals versucht, ein Dokument mit Ihrer Smartphone-Kamera zu fotografieren und es mit OCR zu konvertieren Software später in ein PDF- oder Word-Dokument? Vielleicht haben Sie versucht,… Read More zu nehmen, und wenn Sie viele Quittungen scannen, kann es sich lohnen, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre eigenen zu machen.

Wenn Sie Ihr Gerät ruhig halten und viel Licht hereinlassen, kann eine Scanbox die Qualität Ihrer Scans erheblich verbessern und die durch Kantenkorrektur hervorgerufenen Verwerfungen reduzieren.

Verwenden Sie IFTTT für eine intelligentere Organisation

IFTTT ist ein unendlich nützliches Automatisierungswerkzeug, das eine Kombination von Triggern und Aktionen verwendet. IFTTT kann Ihnen dabei helfen, Belege auf verschiedene Arten zu organisieren. Der größte Vorteil ist jedoch, dass Sie damit Ihre digitalen Belege so organisieren können, dass sie neben den gescannten Belegen angezeigt werden.

Wenn Sie ein Google Mail-Nutzer sind, können Sie verschiedene Auslöser einrichten, z. B. das Hinzufügen einer bestimmten Bezeichnung zu einer Nachricht, Betreffzeilen oder E-Mails von bestimmten Absendern. Wenn Sie Ihre Filter bereits so eingerichtet haben, dass Shopping-E-Mails automatisch beim Eingang in Ihrem Posteingang gekennzeichnet werden, kann der gesamte Vorgang erstaunlich einfach sein.

Es ist dann ein einfacher Fall, Ihre Aktion auszuwählen - in einem bestimmten Google Drive-Ordner zu speichern, in Dropbox zu speichern, um eine neue Notiz in Ihrer Evernote zu speichern “Quittungen” Notizbuch, um Ihrem OneNote-Konto eine neue Notiz hinzuzufügen - Sie haben die Wahl und dabei ziemlich unbegrenzt.

Ernsthaft beim Scannen?

Schließlich, wenn du bist Ja wirklich Wenn Sie sich ernsthaft mit dem Scannen befassen, möchten Sie vielleicht einen mobilen Scanner von Doxie oder Flip-Pal betrachten. Im Gegensatz zu den klobigen Flachbettmodellen von früher sind diese Modelle (insbesondere die von Doxie) so konzipiert, dass sie leicht und mobil sind. Das Basismodell jedes Unternehmens beginnt bei 149 US-Dollar. Wenn Sie jedoch die Einstiegsgebühr viel scannen, sollte dies kein Problem sein.

Was sind Ihre Tipps, um auf Ihrem Papierstapel zu bleiben? Fügen Sie in den Kommentaren unten Ihre eigenen Kopiermechanismen hinzu.

Bildnachweise: Supermarktbelege über Shutterstock

Erfahren Sie mehr über: Cloud Storage, Scanner, Windows Phone.