Einfaches Erstellen von Meeting-Agenden mit Meeting-Erwartungen [iPad]

Obwohl sich keiner von uns auf die Teilnahme an Besprechungen freut, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen, wie z. B. AgreeDo Agreedo: Schreiben und Verwalten Sie Ihr Business-Meetingprotokoll für kostenlose Online-Vereinbarung: Schreiben und verwalten Sie Ihr Business-Meetingprotokoll für kostenloses Online Seit einigen Wochen suche ich nach einer benutzerfreundlichen Website oder Anwendung, die es mir ermöglicht, die Protokolle der Besprechungen aufzubewahren und aufzubewahren. Der traditionelle Ansatz für Textdokumente ist nicht mehr produktiv… Lesen Sie mehr, was die Planung von Besprechungen vereinfacht. Alle erfolgreichen Besprechungen beginnen mit einer durchdachten Agenda, die für jeden Tagesordnungspunkt ein klar definiertes Ziel und einen bestimmten Zweck enthält. Eine gut entwickelte Agenda kann Ihnen und Ihren Teammitgliedern dabei helfen, konzentriert zu bleiben und möglicherweise die Zeit, die Sie treffen, zu reduzieren.

Ich verwende regelmäßig MyCommittee. MyCommittee ist das beste Online-Tool zum Erstellen von Online-Agenden und Protokollen. MyCommittee ist das beste Online-Tool zum Erstellen von Online-Agenden und Protokollen. Online-Tools und -Ressourcen zum Organisieren effektiver Meetings sind vielfältig und äußerst nützlich. Mit Websites wie MyCommittee.com können Sie den Bedarf an hin- und hergehenden E-Mails und Weiterleitungsdokumenten reduzieren, um sich zusammenzuschließen. Lesen Sie mehr, um Agenden zu entwickeln und Protokolle für die meisten von mir organisierten Meetings zu sammeln. Ich habe jedoch auch eine durchdachte iPad-App namens Meetings Expectations (kostenlos) entdeckt, die zum Erstellen und Teilen von Meeting-Agenden gedacht ist. Obwohl die App nicht auf Minuten ausgelegt ist, enthält sie eine Funktion, die für diesen Zweck zwangsläufig verwendet werden kann.

Grundeinstellung

Erwartungen erfüllen verfügt über eine saubere Benutzeroberfläche, durch die Sie beim Hinzufügen von Daten einige Taps sparen müssen. Um eine Agenda einzurichten, tippen Sie einfach auf die Schaltfläche + oben links in der Menüleiste. Es gibt Eingabefelder für den obligatorischen Titel, Ort, Datum und Zeitdauer der Besprechung.

Da ist auch ein “Zweck” Feld, das nicht übersehen werden sollte. Ein durchdachtes Meeting sollte einen klar definierten Zweck haben, der mit einer Art Aktionsverb beginnt - z. “aktuelle Marketingstrategie bewerten”.

Meeting Expectations enthält auch eine Teilnehmerfunktion, die eine Verbindung zur Kontaktliste Ihres iPads herstellt. Zweifellos befinden sich die Personen, mit denen Sie sich treffen, wahrscheinlich in Ihrer Kontaktliste. Wenn sich ein Teilnehmer nicht in Ihrer Liste befindet, können Sie neue Kontakte in der App hinzufügen. Diese Funktion ist nicht nur eine Zeitersparnis, da sie weniger Namen und E-Mail-Adressen eingeben muss, sondern auch, um die Teilnehmer schnell per E-Mail mit den Teilnehmern zu teilen.

Tagesordnungspunkte einstellen

Meet Expectations ist eine Zeitersparnis, wenn es darum geht, eine Agenda zu entwickeln. Natürlich fügen Sie mit dem Eingabefeld natürlich Tagesordnungspunkte hinzu, aber die App erspart Ihnen einige Taps, je nachdem, wie sie eingerichtet sind. Nachdem Sie Ihre Eingabe eingegeben haben und tippen Sie auf Erledigt Wenn Sie die Taste drücken, fügt die Anwendung das Element der Liste hinzu, aber glücklicherweise schließt es die Tastatur nicht.

Hinweis: In der Regel sollten Tagesordnungspunkte mit einem Aktionsverb beginnen, z. Überprüfen, bewerten, diskutieren, Brainstorming, Bericht, Nachbesprechung.

Sie können weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen, denen standardmäßig 15 Minuten zugewiesen sind. Machen Sie sich an diesem Punkt keine Gedanken über die Zeitdauer für jeden Tagesordnungspunkt.

Meeting Expectations enthält auch eine kleine, kleine Funktion, mit der Sie Mittag- und Kaffeepausen auf Ihre Agenda setzen können. Die Standardzeit für diese Elemente beträgt 45 bzw. 15 Minuten. Die Zeiten können jedoch angepasst werden.

Neue und wichtige Tagesordnungspunkte sollten auch den Namen des für diesen Punkt verantwortlichen Teilnehmers sowie eine kurze Beschreibung enthalten, warum der Punkt auf die Tagesordnung gesetzt wird. Die Entwickler von Meeting Expectations haben die Bedeutung der Definition von Tagesordnungspunkten klar verstanden.

Sie können auf einen Tagesordnungspunkt tippen und den Namen des für diesen Punkt verantwortlichen Teammitglieds sowie eine kurze Beschreibung und Anmerkungen dazu hinzufügen, was in diesem Teil der Tagesordnung behandelt wird. Zur Not kann diese Funktion auch für Minuten verwendet werden. Ihre Agendabeschreibungen werden ausgeblendet, während Sie der Agenda-Editor der App sind. Sie werden jedoch auf der gespeicherten Startseite und in dem Dokument angezeigt, das Sie per E-Mail versenden.

Wie Sie sehen werden, berechnet Meeting Expectations automatisch die Dauer des Meetings basierend auf der für jeden Tagesordnungspunkt zugewiesenen Zeit. Dies ist eine kleine Zeitersparnis, und natürlich können Tagesordnungspunkte und -zeiten bearbeitet werden. Elemente können auch leicht verschoben oder gelöscht werden. Die Möglichkeit, die Zeiten anzupassen, kann auch während des Meetings erfolgen. Wenn Sie also die Zeit für einen bestimmten Punkt ändern, können Sie andere Tagesordnungspunkte anpassen, damit das Meeting planmäßig endet.

Teilen Sie Ihre Tagesordnung

Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Agenda fertig sind, werden alle Ihre Eingaben auf der Startseite der Anwendung gut formatiert. Tippen Sie jedoch auf das Symbol sparen bevor Sie die Anwendung schließen, sonst werden alle Ihre nicht gespeicherten Daten gelöscht.

Mit Meeting Expectations können Sie ganz einfach Ihre Agenda per E-Mail teilen. Die eigentliche E-Mail enthält alle Agendaeingaben einschließlich Datum und Uhrzeit sowie Tagesordnungspunkte und Notizen für die Besprechung. Leider müssen Sie jedoch die E-Mail-Adressen der Teilnehmer manuell eingeben “Zu” Feld der E-Mail, die Meetings Expectations erstellt. Es würde einige Schritte einsparen, wenn die App dies für Sie tun würde.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung einige Tage oder eine Woche vor dem Meeting an die Teilnehmer senden, ist dies eine großartige Möglichkeit, um zusammenzuarbeiten und zusätzliche Informationen für die Tagesordnung zu erhalten.

Sie können das Datum und die Tagesordnungspunkte auch in der Kalender-App auf Ihrem iPad speichern.

Andere Eigenschaften

Eine weitere große Zeitersparnis bei Meeting Expectations ist die Möglichkeit, gespeicherte Meetings zu klonen. Dies bedeutet, dass Sie nicht die Tagesordnungspunkte der vorherigen Besprechungen erneut eingeben müssen, sondern diese Elemente für die nächste Besprechung bearbeiten müssen. Dies ist insbesondere für wiederkehrende, regelmäßig geplante Besprechungen mit alten und neuen Tagesordnungspunkten hilfreich.

Sie können Agenden auch als ungeplante Entwürfe speichern, und alle Ihre Agenden werden natürlich archiviert.

Alles in allem ist Meeting Expectations eine gut konzipierte, zeitsparende mobile App. Es wäre noch besser als Desktop-Anwendung. Meeting Expectations ersetzt die Verwendung von Microsoft Word-Vorlagen oder anderen rein textbasierten Anwendungen. Diese App lässt Ihre Agenda professionell aussehen.

Meeting Expectations ist in der ersten Version. Ich hoffe also, dass weitere Funktionen hinzukommen, einschließlich der Möglichkeit, Agenden in Dropbox und als PDF-Dateien zu speichern. Einige andere Wünsche beinhalten die Möglichkeit, Notizen aus der Teilnehmerliste mit Namen zu versehen, anstatt sie manuell eingeben zu müssen. Dies sind geringfügige Anfragen, zumal es im iTunes App Store nur wenige andere ähnliche mobile Apps gibt.

Sagen Sie uns, was Sie von Meeting Expectations halten. Versuchen Sie es, oder verwenden Sie bereits eine ähnliche Lösung?

Erfahren Sie mehr über: Planungstool.