Tipps zur Planung und Durchführung effektiver Meetings mit Google Hangouts

Mit der heutigen Internet-Technologie kann das Abhalten von Online-Meetings effizient und kostengünstig sein, insbesondere wenn Sie diese vorab planen und zeitsparende Tools einsetzen. Ich habe in den letzten Monaten an Online-Meetings mit Google Hangouts teilgenommen.

Obwohl es Einschränkungen gibt, ist die Sprach- und Videoplattform ziemlich einfach zu bedienen und enthält zusätzliche Funktionen, die sich zum Abhalten von Besprechungen eignen.

Vorbereitung für Google Hangouts

Um Besprechungsteilnehmer mit Google Hangouts an Bord zu bekommen, senden Sie ihnen Anweisungen zum Herunterladen und Installieren des Hangouts-Plug-Ins. Machen Sie dies einige Tage vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich einzurichten.

Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass sie zur Teilnahme eine Kamera und ein Mikrofon benötigen. Ein Mikrofon oder sogar ein iPhone-Ohrhörer trennt die Tonausgabe vom Audioeingang und verhindert so, dass Stimmen in das Gespräch zurückkehren.

Entwickeln Sie anschließend eine Agenda für das Meeting. Ein ganzer Artikel könnte über die Agendaplanung geschrieben werden. Ein wichtiges Thema bei der Erstellung von Agenden ist jedoch neben der Auflistung von Tagesordnungspunkten auch eine kurze Beschreibung oder ein Zweck für jeden Punkt. Zum Beispiel, wenn der Artikel ist “Unternehmen Potluck” oder “soziales Netzwerk,” Geben Sie an, was Sie oder die anderen Mitglieder mit diesem Artikel erreichen möchten.

Willst du darüber reden? Warum Sie müssen ein soziales Netzwerk aufbauen oder möchten Rezension einen bestehenden Plan für soziale Netzwerke? Oder vielleicht ist das der Zweck Bericht und bewerten Daten über soziale Netzwerke. Durch die Angabe eines Verwendungszweckes für jedes Element können Sie entscheiden, wie viel Zeit jedes Element benötigt und welche Ressourcen zur Besprechung benötigt werden.

Senden Sie eine Einladung mindestens 30 Minuten vor dem Meeting an den Hangout. Dies gibt den Teilnehmern Zeit, ihre Kamera und ihr Mikrofon einzurichten. Leider müssen Sie jedes Mal, wenn Sie ein Meeting in Hangouts abhalten, Einladungen versenden. Einladungen können per E-Mail oder über Ihre Hangouts-Seite getätigt werden, und nur 9 Personen können gleichzeitig an einem Hangout teilnehmen. Versuchen Sie auch, Meetings rechtzeitig zu beginnen und zu beenden.

Apps treffen

Im Bereich Hangouts sollte eines der ersten Tools, auf das die Teilnehmer aufmerksam gemacht werden sollten, die Chat-Funktion ganz oben links auf der Seite sein. Geschriebene Chats können für das Brainstorming von Elementen, das Teilen von Links und das Posten anderer schriftlicher Informationen hilfreich sein.

Die Chatbox ist schnell und einfach, aber Google Hangouts ist in Google Docs integriert, das sich auch in der Menüleiste von Hangouts befindet. Jeder Teilnehmer kann ein Dokument in Hangouts initiieren, das Dokument wird jedoch von anderen Teilnehmern nicht angezeigt, bis sie Google Text & Tabellen in der Menüleiste auswählen.

Sie können natürlich vorhandene Dokumente mit diesem Tool freigeben. Dies ist eine weitere effektive Möglichkeit, Meetings produktiver zu gestalten. Wenn ein Tagesordnungspunkt beispielsweise die Erörterung und Überarbeitung einer Pressemitteilung verlangt, könnte dieses Dokument während des Treffens abgerufen und zusammengearbeitet werden.

Die Screenshare-App ist ein weiteres nützliches Werkzeug. Ein Teilnehmer kann auf die Screenshare-Schaltfläche klicken und ein offenes Fenster oder einen gesamten Bildschirm auf seinem Desktop freigeben. Der Bildschirminhalt wird die Videokamera ersetzen und anzeigen, was auf Ihrem Desktop-Bildschirm angezeigt wird. Sie deaktivieren einfach die Screenshare-Schaltfläche, um zur Kamera zurückzukehren.

Brauchen Minuten

Wenn Sie regelmäßige Besprechungen als Gruppe, Organisation oder Unternehmen abhalten, möchten Sie wahrscheinlich Protokolle für Ihre Besprechungen ablegen, um Aufgaben, Aufgaben und Zusammenfassungen der Besprechungen zu überprüfen. Dafür gibt es verschiedene Tools. Eine nützliche Vorlage ist das Erstellen einer Minutenvorlage in Google Text & Tabellen.

Wenn Sie jedoch in Google Hangouts tippen, hören die Teilnehmer das Tippen auf Ihrer Tastatur, auch wenn Sie Audio-Headsets verwenden. Wer also tippt und Minuten braucht, wird wahrscheinlich während des Tippens sein Mikrofon stummschalten müssen.

Ich ziehe es jedoch vor, eine iPad-App mit dem Namen MinuteTaker (7,99 USD) zu verwenden. Diese Funktion ist sehr nützlich, um Minuten einzulegen und zu verwalten, und es gibt keine Hintergrundgeräusche, wenn Sie die integrierte Tastatur des iPad verwenden.

Wenn ich MinuteTaker benutze, kann ich die Minuten direkt nach dem Meeting beenden und per E-Mail versenden. Der größte Nachteil der App ist, dass Sie nur Minuten im PDF-Format teilen können. Sie können den Inhalt jedoch kopieren und in eine normale Textdatei einfügen. Die Online-App Minuten.io ist ein weiteres Tool für Minutenaufnahmen.

Meetings sind nie perfekt, aber mit einer guten Planung und den richtigen Tools können sie effizienter und weniger zeitaufwändig sein.

Wir haben bereits über Google Hangouts geschrieben. Schauen Sie sich einige der vorherigen Artikel an:

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