Mit diesen 5 Tipps zur Verwaltung von Google Mail erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang

Jeder weiß, dass es heutzutage ziemlich schwierig ist, ohne E-Mail zu überleben oder Ihre Angelegenheiten zu erledigen. In der Tat haben die meisten Benutzer zwei oder drei E-Mails, die verwaltet werden müssen. Ohne einen guten Umgang mit der E-Mail-Verwaltung kann der beschäftigte Posteingang jedoch schnell außer Kontrolle geraten.

Ich weiß, du fragst dich, ob wir wirklich brauchen Ein weiterer Artikel zum E-Mail-Management? Ich meine, allein im Jahr 2012 hatten wir viele davon, wie zum Beispiel Tinas Artikel über das Verwalten von E-Mail-intensiven Projekten in Gmail. Verwalten und bei intensiven E-Mail-Projekten zusammenarbeiten. In Google Mail mit Streak [Chrome]. Verwalten und bei E-Mail-intensiven Projekten zusammenarbeiten Streak [Chrome] Streak ist ein leistungsstarkes Google Mail-Projektmanagement-Add-On für Chrome. Es gibt Vorlagen für viele verschiedene Arten von Projekten, z. B. für den Kundensupport oder die Veranstaltungsplanung. In Streak werden Projekte als Pipelines bezeichnet. Sie können… Lesen Sie mehr und ihre E-Mails über das Importieren und Verwalten mehrerer Konten Importieren und Verwalten mehrerer E-Mail-Konten in Google Mail So importieren und verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten in Google Mail Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie mehrere E-Mail-Konten haben, aber mehrere Konten einchecken verschiedene Orte sind langweilig. Daher greifen viele Leute zu einem Desktop-E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook zurück, um alle… Weiterlesen. Yaara berichtete über die neue Funktion zum Verfassen von Google Mail zu viele Klicks? Befolgen Sie diese Tipps, um Zeit zu sparen, wenn Sie mit Google Mail zu viele Klicks erstellen. Befolgen Sie diese Tipps, um Zeit mit dem neuen Verfassen von Google Mail zu sparen In einer kürzlich durchgeführten Umfrage bei MakeUseOf haben wir festgestellt, dass über 75% von Ihnen bereits das neue Verfassen von Gmail verwenden. Durch das Lesen der Kommentare dieser Umfrage habe ich auch festgestellt, dass viele von Ihnen… Lesen Sie weiter, Aaron hat erörtert, wie Sie Ihre E-Mails hervorheben können, wie Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überfüllten Posteingang hervorheben können In einem überladenen Posteingang Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Sie für wichtig erachteten, nur um viele Tage später beantwortet zu werden, oder noch schlimmer vergessen? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können sonst ist Überladenes E-Mail-Feld, und kürzlich hat Yaara Antworten aus der Dose behandelt. E-Mail schneller und besser mit eingemachten Antworten E-Mail schneller und besser mit Dosenantworten Sie haben keine Zeit zum Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Denken Sie… Lesen Sie mehr. Sind wir noch nicht fertig??

Nun, die Wahrheit ist, dass eines der häufigsten Probleme der Menschen darin besteht, dass der Posteingang trotz aller Bemühungen, trotz aller coolen Plug-Ins und kreativen Ordner, die E-Mails enthalten, unvermeidlich wieder unübersichtlich wird.

Der Grund dafür ist, dass, unabhängig davon, wie viel Sie versuchen, Ihren Posteingang zu organisieren, wenn Sie das System manuell belassen - wenn Sie darauf angewiesen sind, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Posteingang gelegentlich zu verwalten, wird dies der Fall sein nie passieren.

Stattdessen ist es am besten, die Organisation Ihres Posteingangs mithilfe der besten Tools innerhalb und außerhalb von Google Mail vollständig zu automatisieren. In diesem Artikel zeige ich Ihnen fünf Dinge, die Sie jetzt tun können, um Ihren Google Mail-Posteingang zu automatisieren, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, durch das Durcheinander zu stöbern, um diese wichtigen E-Mails zu finden.

5 Tipps zum Verwalten des Google Mail-Posteingangs

Sie müssen nicht so die Kontrolle verlieren. All diese Anstrengungen, Ihren Posteingang in ordentlichen Ordnern zu organisieren, müssen nicht in einem Monat verschwendet werden, wenn sich all diese Dinge ändern, und Ihr neues Ordnersystem macht einfach keinen Sinn.

Das Tolle an Google Mail ist, dass es einige brillante Automatisierungstools gibt, mit denen Sie Google Mail selbst die ganze harte Arbeit für Sie erledigen können.

Verwenden Sie Filter und Labels, um die Organisation zu automatisieren

Dies ist etwas, was einige Autoren hier bei MUO oft gepredigt haben. In der Tat hat Craig Google Mail-Filter behandelt 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. Welche Filter sollten jede einzelne Person in ihrem Arsenal haben, damit ihr Posteingang genauso ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder… Lesen Sie mehr aus dem Jahr 2011, aber über das einmalige Filtern und Sortieren hinaus ist es wichtig, jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, Filter zu verwenden Posteingang, der nicht automatisch mit einem Ihrer vorhandenen Etiketten versehen wurde.

Lassen Sie uns noch ein wenig unterstützen. Nehmen wir an, Ihre E-Mail-Box sieht ein bisschen wie meine aus. Ein verwirrendes Durcheinander von Junk-E-Mails, ein paar alte Labels, die ich vor Jahren erstellt habe, und eine ganze Reihe wichtiger E-Mails. Beachten Sie, dass mein Posteingang auf über 10.000 E-Mails angewachsen ist. Verrückt, nicht wahr??

Beginnen wir also damit, Google Mail mitzuteilen, was mit den E-Mails zu tun ist, die täglich in den Posteingang gelangen. Wenn Sie die folgenden Schritte ausführen, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der E-Mails im Posteingang ein paar hundert E-Mails auf einmal abfällt.

Wenn Sie in Ihrem Posteingang eine E-Mail sehen, die kein Label hat, sollten Sie herausfinden, was Sie damit tun möchten. Sind sie E-Mails von einem Kunden, den Sie haben zeitnah zu reagieren? Ist es eine Benachrichtigung von Google mit interessanten Geschichten, die Sie später lesen möchten? Erstellen Sie für jede Nachricht einen gültigen Labelnamen.

Wenn Sie Ihr neues Label erstellt haben, öffnen Sie die E-Mail und verwenden Sie die Dropdown-Liste rechts, um sie auszuwählen “Filtern Sie Nachrichten so“. Dadurch wird automatisch die erforderliche Regel erstellt, mit der diese eingehende E-Mail beim nächsten Eintreffen einer neuen E-Mail identifiziert wird - normalerweise unter Verwendung der Absender-E-Mail.

Sie können zusätzliche Regeln festlegen, die in Ihrem Fall sinnvoll sind. Über die Absender-E-Mail hinaus können Sie sicherstellen, dass nur bestimmte E-Mails dieses Absenders - z. B. solche mit bestimmten Betreffzeilen oder E-Mails, die bestimmte Wörter enthalten - mit diesem Label versehen werden.

Für jeden Filter müssen Sie Ihrem Google Mail-Konto mitteilen, wie diese eingehende E-Mail automatisch organisiert oder verwaltet wird. In diesem Fall weiß ich, dass diese E-Mail-Adresse von einem bestimmten Kunden stammt, und dass diese E-Mails sehr wichtig sind. Daher wird Google Mail automatisch ein Etikett anbringen, auf dem ich diese E-Mails täglich beantworten kann - egal wie viel unordnung tatsächlich in meinem Posteingang.

Sie können einfach auf das Label auf der linken Seite Ihres Google Mail-Kontos klicken und erhalten nur diese E-Mails. Es wurden keine wichtigen E-Mails mehr verloren, die durch Junk-Mail-Stapel und Warnungen mit niedriger Priorität verloren gingen.

Besser noch als das Anbringen eines Labels. Sagen Sie Google Mail, diese immer als wichtig zu kennzeichnen (die gelbe Flagge wird daneben angezeigt), und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Filter anwenden” Damit werden die Hunderte von E-Mails, die Ihren Posteingang füllen, sofort mit einem Klick organisiert.

Wenn Sie lange Zeit Junkmails erhalten haben und vergessen haben, sich von diesen abzumelden, haben Sie möglicherweise hunderte oder sogar tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang, die völlig unbrauchbar sind. Wenn Sie auf diese stoßen, wenden Sie einen Filter an und tippen Sie auf einen Suchfilter, anstatt einen neuen Filter zu erstellen.

Dadurch werden alle E-Mails des Absenders in Ihrem Posteingang aufgelistet. Jetzt können Sie alle auswählen und sie alle in loser Schüttung löschen. Beobachten Sie, wie Ihr ausgebauter Posteingang schneller und schneller auf null schrumpft.

Halten Sie informative E-Mails aus Ihrem Posteingang

Was in meinem Posteingang häufig vorkommt, sind ständige eingehende Warnungen oder Statusaktualisierungen von einer Reihe von Systemen, für die ich mich angemeldet habe, wie beispielsweise Google Alerts für bestimmte Suchbegriffe oder wöchentliche Datenberichte von Google Analytics oder Google Adsense. Sie müssen diese nicht wirklich öffnen und die ganze Zeit lesen, aber Sie möchten diese Informationen aufbewahren.

Um zu verhindern, dass Ihre E-Mails in Ihren Posteingang gelangen, erstellen Sie einen Filter und wählen Sie zu “Überspringen Sie den Posteingang”, und stellen Sie sicher, dass Sie ein Etikett verwenden, damit Sie diese E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt schnell finden können, wenn Sie Zeit haben, sich ihnen zu widmen.

Inzwischen sollten Sie Ihren Posteingang bereits mit einer wunderbar überschaubaren Anzahl von E-Mails haben - vielleicht sogar mit null!

Wir automatisieren diesen Posteingang jedoch noch nicht. Die Realität ist, dass es noch mehr Möglichkeiten gibt, wichtige Informationen automatisch zu sortieren und zu archivieren, ohne dass Sie dies jemals selbst tun müssen.

Dateianhänge automatisch

Aaron behandelt zuerst Attachments.me Befreien Sie Ihre E-Mail-Anhänge mit Attachments.me Befreien Sie Ihre E-Mail-Anhänge mit Attachments.me Haben Sie jemals eine E-Mail von Ihrem Chef, Familienmitglied, Freund oder einer anderen Verbindung mit einem Anhang erhalten und dann gespeichert diese E-Mail, weil Sie später auf den Anhang zugreifen wollten? Sie haben wahrscheinlich… letztes Jahr zurückgelesen, und meiner Meinung nach ist es absolut die intelligenteste Methode, um die Größe Ihrer Google Mail-Box unter Kontrolle zu halten.

Wenn Sie regelmäßig Berichte oder Daten von Personen erhalten, die für Sie arbeiten, stehen die Chancen gut, dass sie immer das gleiche Thema verwenden, wenn Sie Ihnen diese Berichte senden (wahrscheinlich weil sie auch ihr System automatisiert haben). Sie können den Attachments.me-Dienst mit Ihrem Google Mail-Konto verbinden, damit diese Anlagen automatisch zu Ihrem bevorzugten Cloud-Speicherkonto heruntergeladen werden können, z. B. Dropbox, Box, Google Drive oder SkyDrive.

Sobald Sie sich für den Dienst angemeldet haben, wird er auf der rechten Seite Ihres Google Mail-Kontos angezeigt, wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang öffnen. Sie können einfach klicken “Senden Sie an Ihre Cloud” Senden Sie diesen Anhang an Ihre bevorzugte Online-Aufbewahrungsbox, ohne dass Sie Zeit damit verbringen müssen, ihn auf Ihren PC herunterzuladen.

Das spart Zeit, aber wenn Sie noch mehr Zeit sparen möchten, automatisieren Sie den Prozess! Oben auf Ihrem Google Mail-Bildschirm wird ein Büroklammersymbol angezeigt. Klicken Sie darauf und wählen Sie “Regeln für die automatische Einreichung“.

Jetzt können Sie etwas erstellen, das dem Gmail-Filter ähnelt, den Sie bis jetzt angewendet haben. Ich erhalte zum Beispiel wöchentliche Adsense-Berichte von einem Client. Deshalb habe ich einen Ordner für die erstellt Adsense_Files in meinem DropBox-Konto, und hier habe ich eine Regel eingerichtet, nach E-Mails von Adsense mit der Betreffzeile dieses Clients zu suchen.

Wenn Attachement.me nun eine eingehende E-Mail sieht, die diesen Regeln entspricht, wird die Datei automatisch in Ihr Cloud-Speicherkonto hochgeladen. Das bedeutet, dass Sie nichts tun müssen. Sie können sich also darauf verlassen, dass Sie immer die neuesten Dateien haben, wenn Sie zu diesem Ordner in Ihrem Online-Speicherkonto gehen.

Dadurch wird Ihr Google Mail-Konto im Wesentlichen in einen automatisierten Assistenten umgewandelt, der Informationen empfängt und alle Informationen für Sie aussortiert. Es ist wie eine persönliche Sekretärin, außer dass Sie keine Leistungen zahlen müssen.

Eingehende E-Mails als Aufgaben ablegen

Eine der coolsten Sachen, die Google tun könnte, wäre die Möglichkeit, einen Filter in Google Mail hinzuzufügen, der automatisch eine Google-Aufgabe erstellt. Leider ist diese Funktion noch nicht verfügbar. Ihr Google Mail-Konto kann jedoch zumindest bestimmte eingehende E-Mails als Aufgaben sortieren, die Sie manuell Ihrer Liste hinzufügen müssen.

Ich erhalte zum Beispiel Voicemails und Kontaktformular-E-Mails von Lesern bei TopSecretWriters, auf die ich gelegentlich antworten muss. Ich habe nicht immer Zeit zu antworten, wenn ich sie erhalte, aber ich möchte später antworten.

Dazu erstelle ich einen Filter für diese E-Mails, wie zu Beginn dieses Artikels gezeigt. Dann erstelle ich ein neues Label dafür und verschachtele dieses Label unter einem von mir erstellten Master-Label “TASKS_TO_ADD“.

Bei diesem Ansatz werden in Ihrem Google Mail-Konto automatisch alle Arten eingehender E-Mails abgelegt, von denen Sie wissen, dass Aufgaben unter dieser Bezeichnung in Ihrer Navigationsleiste zugeordnet sind.

Täglich oder jederzeit können Sie zu diesen Ordnern gehen, die E-Mails auschecken. Wenn Sie der Meinung sind, dass die E-Mail eine weitere Aktion Ihrer Seite rechtfertigt, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Mehr” Dropdown oben in Ihrem Google Mail-Konto verloren und auf klicken “Zu Aufgaben hinzufügen“.

Diese E-Mail wird automatisch als “Aufgabe” in Ihrem Google Tasks-Konto.

Wenn Sie die E-Mail automatisch archivieren und aus Ihrem Posteingang entfernen, müssen diese Arten von E-Mails Ihren Posteingang nicht überladen, aber Sie wissen, dass Sie sie aufgrund Ihres täglichen Rituals nicht übersehen “machen” Artikel in Ihrem E-Mail-Konto.

Verwenden Sie Canned Responses, um die Grunt-Arbeit zu erledigen

Der letzte Tipp zur Verwendung von Google Mail-Automatisierung zur Verringerung Ihrer Arbeitslast sind die automatischen Antworten.

In meinem Fall möchte ich, dass Google Mail jedes Mal eine eingegangene Antwort sendet, wenn ich eine E-Mail von meinem Kontaktformular bei Top Secret Writers erhalte. Erstellen Sie einfach einen Filter für diese E-Mails und wählen Sie aus “Canned Response senden“.

Natürlich müssen Sie bereits eine vordefinierte Antwort erstellt haben, die Sie verwenden können, aber Sie können dies in dem Artikel erfahren, den Yaara kürzlich zum Thema geschrieben hat. Zeit zum Kochen zu haben? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Denken Sie… Lesen Sie mehr .

Nachdem Sie diese Automatisierung in Ihrem Google Mail-Konto eingerichtet haben, müssen Sie sich nicht mehr so ​​sehr um die manuelle Verwaltung Ihres Posteingangs kümmern. Es gibt keinen besseren Weg, um die Kontrolle über Ihren Posteingang wieder zu erlangen, als alle Aufgaben zu automatisieren, die jeden Tag so viel Zeit in Anspruch nehmen können.

Kennen Sie noch weitere coole Automatisierungs-Tricks für Gmail, um Ihren Google Mail-Posteingang in den Griff zu bekommen? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps und Tricks in den Kommentaren unten mit.

Bildnachweis: Roboterarbeiter über Shutterstock

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