Entdecken Sie Google Mail-Labels neu und zähmen Sie Ihren Posteingang

Früher oder später wird jeder Google Mail-Posteingang zu einem überwältigenden Durcheinander. Es gibt viele Tricks, um mit der Überladung von E-Mails fertig zu werden, aber direkt vor Ihrer Nase gibt es eine, die Sie möglicherweise nicht verwenden: gute alte Gmail-Labels.

Labels gibt es schon lange, daher sind sie für viele von uns fast zu blinden Flecken geworden. Ich bin seit seiner Gründung Google Mail-Nutzer, habe aber bis vor kurzem keine Labels verwendet. Es hat sich grundlegend geändert, wie ich an E-Mails herangehe, und mir dabei geholfen habe, meinen Posteingang zu bändigen.

Die erfolgreiche Verwendung von Etiketten hängt von einigen wenigen Grundsätzen der Produktivität ab, wie bei jedem To-Do-Managementsystem. Hier sind die Tricks, die mir geholfen haben und Ihnen auch helfen können.

Etiketten sollten nicht zum Nachdenken anregen

Das Aufbringen eines Etiketts sollte mechanisch sein. Die auf einem Etikett basierende Aktion sollte mechanisch sein.

Dies ist möglicherweise der wichtigste Teil der Verwendung von Labels in Google Mail. Zunächst werden Sie versucht sein, eine lange Liste von Labels zu erstellen. “Jede Aufgabe oder E-Mail ist einzigartig,” du sagst es dir selbst Vermeiden Sie es, in diese Falle zu geraten. Je mehr Labels Sie haben, desto mehr denken Sie, desto mehr Zeit braucht es. Sie müssen aktiv gegen Entscheidungsmüdigkeit kämpfen. Wie man eine neue Gewohnheit bildet, wenn es zu hart erscheint, um weiterzumachen? Wie man eine neue Gewohnheit bildet, wenn es zu hart erscheint, um zu bleiben? Gewohnheiten bilden sich nicht über Nacht. Jedes Jahr treffen wir diese Beschlüsse, die große Änderungen erfordern. Wenn Sie sich eine neue Gewohnheit wünschen, müssen Sie auf Fallstricke vorbereitet sein und sie überwinden können. Lesen Sie mehr, so sollten Etiketten sein.

Habe so wenig Etiketten wie möglich. Jedes Etikett sollte einem einzigen Zweck dienen. Verwenden Sie als Faustregel diese primären Kennzeichnungen und fügen Sie fünf weitere hinzu, die auf Ihre Arbeitsanforderungen zugeschnitten sind.

Die 5 Hauptetiketten: Heute, Fertig, Warten, Aufgaben, Antworten

Mehrere Experten für den Posteingang empfehlen, täglich eine E-Mail Ihrer E-Mails zu scannen. So überwinden Sie die E-Mail-Abhängigkeit durch Verfolgung der Gewohnheiten des Posteingangs. Sie können die Kontrolle über Ihre Zeit wiedererlangen. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie jetzt für E-Mails verwenden und stehlen Sie sie zurück. Lesen Sie mehr, damit Sie wissen, was mit jeder E-Mail zu tun ist. Behandeln Sie diesen Scan als die Zeit, um Ihren Posteingang zu ordnen, ähnlich wie Sie Ihre Aufgabenliste organisieren würden.

Das nullte Regel der E-Mail-Verwaltung: Wenn Sie es löschen können, löschen Sie es. Für die Nachrichten, die Sie nicht löschen können, können Sie sie normalerweise mit diesen fünf primären Bezeichnungen kategorisieren:

1. Heute: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, für die heute eine Aktion ausgeführt werden soll. Es ist in Ordnung, wenn eine E-Mail als Heute und etwas anderes markiert ist. Es geht darum zu wissen, dass diese E-Mail für heute relevant ist.
2. Machen: Wenn eine E-Mail ein Projekt oder eine Aufgabe hat, das Sie heute erledigen müssen, markieren Sie sie mit diesem Etikett. Kernpunkt: Die Aufgabe muss mehr sein, als nur auf diese E-Mail zu antworten. Sie können versuchen, dies mit Sortd zu koppeln, um Gmail in eine Trello-ähnliche Taskboard-Plattform zu verwandeln. Verwandeln Sie Gmail in eine Trello-ähnliche Task-Board mit Sortd. Schalten Sie Gmail in eine Trello-ähnliche Task-Board mit Sortd Aufgabenliste. Nun, jetzt können Sie mit der neuen Chrome-Erweiterung Sortd direkt in Google Mail eine Trello-Organisation einrichten. Weiterlesen .
3. Antworten: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, die eine Antwort benötigt. So könnte eine Email markiert werden “Today + To-Do + Antwort” zeigt an, dass es eine Nicht-E-Mail-Aufgabe enthält und bis zum Ende des Tages beantwortet werden muss.
4. Warten auf: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, in der es Ihnen wichtig ist, aber Sie müssen warten, bis eine andere Person eine Aktion ausführt. Ich habe diesen Trick von Andy Mitchell, dem Gründer von ActiveInbox, zur Verwaltung von E-Mail-Überladungen erhalten. Umgang mit Posteingangsüberlastung und Aufgabenlisten in E-Mails Umgang mit Posteingangsüberlastung und Aufgabenlisten in E-Mails E-Mail ist nicht nur Kommunikation, sondern auch weitgehend diktiert Ihre To-Do-Liste. Sprechen wir mit Andy Mitchell, dem Gründer von ActiveInbox, über die besten Tipps, um den Posteingang mit unserer Produktivität zu verknüpfen. Weiterlesen .
5. Erledigt: Das wichtigste Label. Jede E-Mail, bei der Ihre Eingabe nicht mehr erforderlich ist, markieren Sie sie als "Fertig". Ich bin kein Fan von Löschen von E-Mails, da ich diese Papierspur lieber habe. Selbst wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie vom Absender in Ihrem Posteingang zurückgegeben. Du brauchst das “Erledigt!” Etikett - besonders wenn Sie ein Fan der Produktivitätsmethode Done List sind.

Labels eignen sich hervorragend als Placebos!

Wann immer ich eine neue E-Mail-Benachrichtigung erhielt, bestand mein erster Instinkt darin, zu öffnen, zu lesen, zu antworten oder zu löschen. Es war für meinen Workflow störend. Aber diese unbeaufsichtigte Benachrichtigung würde mich stören, also unterbrach ich alles, was ich tat, um es anzusprechen.

Jetzt wende ich nur ein Etikett an und mache mich wieder an die Arbeit. Ich adressiere die E-Mail später, sobald meine aktuelle Arbeit abgeschlossen ist. Das Anbringen eines Labels gibt mir die geistige Befriedigung, mit der E-Mail interagiert oder adressiert zu sein, ohne die Zeit zu verbringen, die ich sonst hätte.

Labels sind ein fantastisches Placebo für diejenigen, die zwangsweise etwas gegen eingehende E-Mails tun müssen.

Etiketten sollten leicht zugänglich sein, anwenden und identifizieren

Google Mail verfügt über zahlreiche Tools, um Etiketten so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Nehmen Sie sich etwas Zeit und passen Sie das Erscheinungsbild der Etiketten an. Dadurch wird Ihre Nutzung gesteigert.

Gehe zu Zahnradsymbol> Einstellungen> Etiketten um alle Ihre Etiketten zu sehen und zu verwalten. Hier empfehle ich auch, die meisten anderen Elemente in der linken Seitenleiste auszublenden. Google Mail-Upgrade-Labels mit zwei Labs-Erweiterungen [News] Google Mail-Upgrade-Labels mit zwei Labs-Erweiterungen [News] Weitere Informationen finden Sie unter Senden von E-Mail, Entwürfen, Wichtig, Kategorien, Kreise und mehr. Wenn Ihre Etiketten zuerst angezeigt werden, ist es einfacher, sie zu erkennen und per E-Mail in die E-Mails zu ziehen.

Ebenfalls, Farbkennzeichnung für Ihre Etiketten. Klicken Sie auf das kleine Dropdown-Menü in einem beliebigen Etikett in der Seitenleiste, um die Farben auszuwählen. Einfache Farben, die auf Ihre Primäretiketten angewendet werden, helfen Ihnen, sie leicht zu erkennen. Ich benutze ein grünes Etikett für “ERLEDIGT!”-Es ist befriedigend anzuschauen und zu wissen, dass ich mich nicht mehr mit dieser E-Mail beschäftigen muss. Ebenso markiere ich das “HEUTE!” beschriften Sie mit leuchtendem Rot, damit es immer meine Aufmerksamkeit auf sich zieht.

Keine Erweiterungen, kein Schnickschnack

Das Schöne an Etiketten ist, dass sie in Google Mail integriert ist. Sie benötigen keine RAM-Kauerweiterungen, die Sie in Chrome verwenden können, nicht jedoch in der mobilen Google Mail-App. Es funktioniert perfekt, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen. Die besten Produktivitätssysteme sind diejenigen, die Ihnen aus dem Weg gehen, und das sind Etiketten.

Wenn Sie einen Trick haben, um Labels in Google Mail effektiver zu verwenden, würden wir das gerne hören! Lassen Sie Ihre Vorschläge in den Kommentaren oder stellen Sie Ihre Fragen.

Bildnachweise: Kairo

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