Teilen Sie dies:
Verwalten Sie Ihr Geschäft für bessere Ergebnisse mit Intellinote
Intellinote ist ein All-in-One-Tool für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Organisation. Intellinote: Aufgaben, Dateien, Nachrichten und Online-Meetings an einem Ort platzieren Intellinote: Aufgaben, Dateien, Nachrichten und Online-Meetings an einem Ort ablegen Intellinote macht es einfacher Verwalten, arbeiten Sie zusammen und kommunizieren Sie besser mit Ihrem Team, Ihren Kollegen und Kunden, indem Sie eine umfassende Mischung aus Dateiaustausch, Organisation und Echtzeit-Video- und Text-Chat verwenden. Lesen Sie mehr für Unternehmen, Eigentümer, Manager und Fachleute. Es kann verwendet werden, um die Produktivität zu steigern, die Einbindung von Mitarbeitern oder Kunden zu steigern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken.
Die Plattform dreht sich um ein System individueller Arbeitsbereiche, das Mitarbeitern, Teammitgliedern und sogar Kunden, die Zugang benötigen, einen vertikalen Zugang bietet, ohne für diejenigen, die dies nicht tun, eine Ablenkung zu sein.
Intellinote ist zwar ziemlich einfach zu installieren, aber die effektive Nutzung jeder Plattform setzt voraus, dass sie genau wissen, wie sie am besten eingesetzt wird. Wir haben ein paar praktische Szenarien entwickelt, in denen Business-Teams und Mitarbeiter, die regelmäßig zusammenarbeiten, von den angebotenen Diensten profitieren können.
Verwalten Sie Ihr Geschäft für bessere Ergebnisse mit Intellinote
Alles aufnehmen (ungefähr)
Als kollaborative Plattform versucht Intellinote, mehrere Plattformen und fragmentierte Tools durch eine einzige Lösung zu ersetzen. Dazu werden anpassbare Arbeitsbereiche verwendet, die bereit sind, Hubs für Notes, Diskussion und Aufgabenverwaltung bereitzustellen. Jeder Arbeitsbereich kann zum Erstellen dieser Elemente verwendet werden. Die Anzahl der Arbeitsbereiche, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.
Notizen, Aufgaben und Diskussionen sind alles, was für Ihr Unternehmen relevant ist. Unabhängig davon, ob Sie gemeinsam an Forschungsprojekten arbeiten und zusammenarbeiten, Brainstorming-Sitzungen zwischen verschiedenen Abteilungen durchführen oder verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams verschiedene Aufgaben und Rollen zuweisen möchten, Intellinote kann dies.
Beispiele aus der Praxis sind nicht schwer vorstellbar: Statt jedes Mal, wenn Sie eine Richtlinie ändern, eine E-Mail zu versenden, halten Sie einfach eine relevante Notiz auf dem neuesten Stand und weisen Sie Ihrem Team Mitglieder zu. Erstellen Sie einen Arbeitsbereich nur für Ihre Gruppen-Ideensitzungen, und buchen Sie die Ergebnisse jedes Mal in einer neuen Notiz. Benutzt du ein Whiteboard, um Ideen in einem Raum zu verbreiten? Machen Sie ein Foto und hängen Sie es zur sicheren Aufbewahrung der jeweiligen Diskussion an. Die Liste ist praktisch endlos.
Wenn Sie einen Arbeitsbereich besuchen, können Sie jederzeit den Inhalt hinzufügen “Fügen Sie eine kurze Notiz hinzu” In diesem Bereich beginnen Sie einfach mit der Eingabe und drücken Sie die Eingabetaste, um Ihre Gedanken einzufangen. Klicken Sie für Aufgaben oder Google Drive-Dokumente auf die einladende Schaltfläche Neu hinzufügen.
Viele Organisationen nutzen E-Mails für Diskussionen und verlassen sich dabei immer noch auf externe Tools für das Projektmanagement und die Organisation. Dies führt oft dazu, dass E-Mails für Entscheidungen entscheidend sind. Während es in den meisten Organisationen immer einen Ort für E-Mail gibt, gedeihen viele Diskussionen, wenn sie neben anderen relevanten Notizen und Anhängen verschoben werden.
Ein Ort für alles, was mit der Arbeit zu tun hat
Das Hauptziel von Intellinote ist es also, ein organisiertes Repository für das zu sein, was für Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Um die Plattform optimal zu nutzen, sollten Sie sie zum Speichern verwenden absolut alles - und Arbeitsbereiche sind der Schlüssel, um alles ordentlich und organisiert zu halten.
Das Persönlicher Arbeitsbereich Sie bietet sogar Mitgliedern Ihres Teams die Möglichkeit, eigene Notizen und Aufgaben zu erstellen, die die Arbeitsbereiche der anderen Mitglieder nicht stören und für diesen Benutzer privat sind. Diese Materialien tendieren dazu, in persönlichen Evernote-Konten oder auf iPad-Apps zum Aufzeichnen von Notizen zu landen und nicht an einem Ort, der für das Projekt oder das Unternehmen selbst relevant ist. Mit Intellinote kann jede Notiz schnell von Arbeitsbereich zu Arbeitsbereich verschoben oder von anderen Mitgliedern bearbeitet werden.
Um die Zugehörigkeit zu einem Arbeitsbereich eines Elements zu ändern oder um festzulegen, ob das Element von anderen Mitgliedern bearbeitet werden kann oder nicht, wählen Sie es zunächst aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Information, die klein erscheint “ich“. Sie können dann ändern, wer Änderungen vornehmen kann Bearbeiten von Arbeitsbereichsmitgliedern zulassen oder klicken Sie auf die Arbeitsplatz Feld, um das Element an anderer Stelle neu zuzuweisen.
Anhänge spielen auch eine wichtige Rolle im Intellinote-System. Mit jeder Notiz können Benutzer Dateien von ihren Computern oder Google Drive-Konten hochladen. Mit den mobilen Apps (verfügbar für iOS und Android) können Sie sogar Bilder - oder beliebige Dateien auf Ihrem mobilen Gerät - direkt von einem Smartphone oder Tablet zu einer Notiz hinzufügen.
Wenn sich alles unter einem Dach befindet, ist es überraschend, wie einfach es ist, die Anzahl der gesendeten E-Mails zu reduzieren, wenn Sie einfach eine Notiz ändern oder eine Aufgabe kommentieren - schließlich hat jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion ihre Aufgabe eigener Kommentarbereich.
Attached ist gut
Intellinote hofft, alle Ihre losen Dateien zu absorbieren, indem Sie eine sehr anhängefreundliche Umgebung für arbeitsbezogene Dateien bereitstellen. In Notizen, Diskussionen und Aufgaben können sich mehrere Dateien befinden, und es können auch Kommentare zu diesen Elementen gemacht werden. Was einst ein E-Mail-Austausch über eine Aufgabe gewesen wäre, wird zu einer arbeitsorientierten Diskussion in einer produktiven Umgebung.
Auf diese Weise können Sie interessante Dinge erledigen, z. B. überarbeitete Versionen von Produkten mit Kunden direkt in Intellinote selbst, innerhalb eines Arbeitsbereichs, den Sie speziell für diesen Kunden erstellt haben. Daneben gibt es viele andere Modelle, die Sie möglicherweise bereits reduziert haben, Aufzeichnungen von Besprechungen, Sitzungsprotokolle und Aufzeichnungen von Telefonkonferenzen, die auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten sind.
Intellinote ist ein Repository für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, weil es am besten funktioniert.
Organisieren und teilen Sie alles mit dem Kontext
Google Mail war die Revolution im E-Mail-Bereich, die das Internet 2004 brauchte. Durch die Kombination aus effektiver Suche und Organisation mit einem scheinbar grenzenlosen Speicherplatz für E-Mail-Nachrichten hat Google etwas geschaffen, auf das viele von uns heute bei arbeitsbezogenen Aufgaben angewiesen sind. E-Mails sind zwar nicht unbedingt die ideale Plattform für Zusammenarbeit, Organisation oder Projektmanagement. Trotz der Notwendigkeit von E-Mails für viele Jahre können Sie die meisten Ihrer Diskussionen auf eine geeignetere und produktivere Plattform verschieben.
Wenn Sie mit Google Mail oder einem Google Apps-E-Mail-Konto vertraut sind, können Sie sich nur auf die Anzahl der Filter und die von Ihnen verwendeten Suchbegriffe beschränken. Auch wenn Sie besonders gut organisiert sind und die gewünschten Informationen finden, wird der E-Mail-Posteingang allgemein als äußerst unstrukturierter Bereich angesehen.
Eine häufige Ablenkung, E-Mail kostet Unternehmen auf der ganzen Welt Hunderte Millionen Dollar pro Jahr - oder, noch persönlicher, Stunden Ihres ansonsten produktiven Tages -, so dass es etwas zu sagen gibt, wenn Sie Ihren Posteingang so weit wie möglich vermeiden. Die Verwendung von E-Mail als Anlaufstelle für den Austausch von Ideen, Brainstorming und sogar die Kommunikation mit Kunden oder Anbietern muss aufhören, wenn Sie Ihre Zeit besser nutzen möchten.
Organisieren Sie Ihre Notizen, Aufgaben und Diskussionen
Die beiden Dinge, die Intellinote ideal für die Organisation Ihrer Ideen, Aufgaben und kollaborativen Ideen machen, sind: Arbeitsbereiche und Stichworte.
Arbeitsbereiche sind kontextspezifische Hubs und können an die aktuellen Anforderungen angepasst werden. Dies ist ein ziemlich leistungsfähiges Organisationswerkzeug, insbesondere wenn man bedenkt, dass jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion an einen bestimmten Arbeitsbereich gebunden ist. Arbeitsbereiche erleichtern die Organisation, indem sie Ihren Inhalt an den relevanten Kontext binden.
Diese Elemente können vertikal für alle Personen in Ihrer Organisation freigegeben werden. Durch das Hinzufügen von Benutzern zu einem Arbeitsbereich können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Materialien dort angezeigt werden. Dies führt auch zu einem weniger überladenen Arbeitsbereich für Mitglieder, die nicht unbedingt auf alles zugreifen müssen. Und weil Sie so viele Arbeitsbereiche erstellen können, wie Sie benötigen, können die Kontexte stark variieren.
Erstellen Sie Arbeitsbereiche für ganze Abteilungen, einzelne Projekte, Kunden oder Lieferanten und jede beliebige Gruppierung, die Sie gerade benötigen. Verwenden Sie temporäre Arbeitsbereiche für jährliche Überprüfungen, die archiviert werden können, bis Sie sie erneut benötigen, aber immer von demselben Standort aus erreichbar sind.
In jedem Arbeitsbereich die Einstellungen Seite finden Sie eine Option für Arbeitsbereichsgruppe. Dies bietet eine übergeordnete Organisationsebene, mit der Sie ruhende Projekte, abgeschlossene Verträge oder archivierte Arbeitsbereiche zusammenfassen können, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Sie können beliebig viele Gruppen erstellen. Geben Sie einfach einen neuen Namen in das Feld ein.
Arbeitsbereiche sind bereits gut organisiert, aber mithilfe von Tags können Inhalte noch effektiver gefiltert werden. Tags sind in Arbeitsbereichen vorhanden, einschließlich der Persönlicher Arbeitsbereich Sie können verschiedene Aufgaben, Diskussionen oder Notizen zusammenfassen. Tags sind so konzipiert, dass sie auf persönlicher Ebene organisiert werden, während Arbeitsbereiche dazu beitragen, alles auf einer viel größeren Ebene zu organisieren.
Folgen Sie nur, was Sie brauchen
Intellinote bietet einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbereiche, für die Sie Mitglied sind, mit Übersichten per E-Mail und Aktivitätsübersichten, um die letzten Änderungen nachverfolgen zu können. Es gibt jedoch Elemente, die Sie vorrangig im Auge behalten möchten. In dieser Situation sollten Sie einer Notiz folgen.
Um einem Artikel zu folgen, klicken Sie auf das RSS-Symbol (oder tippen Sie darauf) Folgen Symbol. Notizen, denen Sie gefolgt sind, erscheinen unter Folgenden in dem Einheitlicher Arbeitsbereich.
Die folgenden Elemente werden standardmäßig nach Notiz, Aufgabe und Diskussion gefiltert. Dies sind möglicherweise die wichtigsten Elemente, an denen Sie gerade arbeiten, für Arbeitsbereiche, die Sie häufig verwenden, oder sie können eine andere Möglichkeit sein, einer Notiz, Aufgabe oder Diskussion zu folgen, ohne den gesamten Arbeitsbereich abonnieren zu müssen.
Meetings wieder nützlich machen
Die Technologie hat es uns ermöglicht, mehr Meetings als je zuvor abzuhalten. Warum haben wir das Gefühl, dass unsere Zeit nicht sinnvoll genutzt wird? Meetings sind die Grundlage effektiver Gruppenarbeit, aber allzu oft werden sie zu frustrierenden Zeitabläufen, die große Teile Ihrer Arbeitstage beanspruchen. Dies ist umso schlimmer, wenn Sie bedenken, dass bei diesen Ereignissen vor und nach den Runden ineffizienter E-Mail-Ping-Pong-Runden Runden vorkommen.
Der Schlüssel zu reibungslosen Besprechungen liegt in der Planung. Dazu müssen Sie prüfen, was Sie vor, während tun können und nachdem das treffen abgeschlossen ist. Ein Großteil des Elends, das mit Meetings verbunden ist, ist auf den schlechten Umgang mit Terminen und Protokollen zurückzuführen - und die meiste Zeit werden diese Materialien in Postfächern vergraben und sind nicht leicht zugänglich, wenn Sie sie benötigen.
Es ist sogar möglich, dass Ihre Besprechungen ineffizient sind und Ihre Arbeit verzögern, indem Sie Listen mit Dingen erstellen, die erledigt werden müssen, anstatt sie nur zu erledigen.
Meetings weniger elend machen
Durch die Unmittelbarkeit der Intellinote-Plattform ist sie perfekt geeignet, um die Art und Weise, wie Meetings durchgeführt werden, zu rütteln. Als Organisator einer Besprechung können Sie im jeweiligen Arbeitsbereich eine Diskussion erstellen, die die Besprechungsagenda umreißt, die automatisch für alle Mitglieder der betreffenden Abteilung sichtbar ist.
In einer solchen Agenda sollten Ziele definiert werden, z. B. Elemente, die einer Diskussion bedürfen, während Sie Vorschläge von Ihrem Team nehmen und die Intellinote-Fähigkeit zum Kommentieren von allem nutzen. Wenn Sie Vorschläge, Dokumente, Bilder, Modelle oder andere Dateien zur Verteilung haben, können Sie dies einfach tun, indem Sie sie an Ihre Notiz anhängen.
Klicken Sie auf das kleine ich “Information” Klicken Sie auf eine Notiz in einer Notiz, um deren Sichtbarkeit zu ändern und anderen Mitgliedern Ihres Teams zu erlauben, sie zu bearbeiten.
Mit Intellinote können Sie während Ihres Meetings Aufgaben erstellen und direkt Ihren Teammitgliedern zuweisen. Anstatt eine Liste der zu erledigenden Aufgaben zu erstellen, sobald Ihre Besprechung beendet ist, können Sie sofort mit der Organisation Ihres Teams beginnen. Erstellen Sie neue Arbeitsbereiche für Ihr neues Projekt und starten Sie Diskussions-Threads für Off-Topic-Elemente, die auftauchen, indem Sie neue Konversationen veröffentlichen Sie können sich an die entsprechenden Abteilungen wenden oder die Organisationsstärke der Plattform nutzen, um schnell auf vergangene Meeting-Agenden, Ziele und Protokolle hinzuweisen.
Minuten sind ein notwendiges Übel, das nicht einmal Audio- oder Videoaufnahmen ersetzen können. Wenn Sie Ihre Minuten direkt in Intellinote eintippen, wird dies den Prozess nicht angenehmer machen, aber die Fähigkeit, die Früchte Ihrer gemeinsamen Arbeit sofort mit der relevanten Gruppe von Menschen zu teilen, ist von unschätzbarem Wert. Auch wenn Sie nicht die Leitung des Meetings übernehmen, die von Intellinote Persönlicher Arbeitsbereich bietet Ihnen einen fokussierten, arbeitsorientierten Ort für Ihre eigenen Notizen.
Sobald Sie Ihre Besprechung abgehalten haben, können Sie mit Intellinote problemlos nachverfolgen, welche Aufgaben Sie zugewiesen (oder zugewiesen bekommen haben), Fragen aufgeworfen und Diskussionen außerhalb des Themas verschoben haben, die an einen anderen Ort verschoben wurden.
Remote-Teams? Halten Sie sie auf dem Laufenden
Intellinote macht es möglich, in Verbindung zu bleiben, sei es bei gelegentlichen Geschäftsreisen oder in Kontakt mit Mitarbeitern, die regelmäßig für bestimmte Zeit außerhalb des Büros sind. Es kann auch Teams behandeln, die ausschließlich aus permanenten Telearbeitern bestehen, die auf der ganzen Welt verteilt sind und die Sie noch nie persönlich getroffen haben.
Telearbeit kann einsame Arbeit sein, aber wenn Sie Teil eines Teams sind, kann es noch schlimmer sein. Es besteht die Gefahr, dass Sie sich entfremdet fühlen und sich außerhalb des Kreislaufs befinden, während der Fortschritt in Ihrer Abwesenheit fortschreitet. E-Mails sind zwar eine Möglichkeit, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, aber Sie werden wahrscheinlich nicht das Gefühl haben, am Puls der Zeit zu sein. Es ist auch ein unglaublich ineffizientes und ablenkendes Medium.
Manager und andere an das Büro gebundene Mitarbeiter müssen auch mit den Telearbeitern in Kontakt bleiben. Das Internet hat viele Einschränkungen und Grenzen beseitigt, gleichzeitig aber auch Hürden überwunden, die überwunden werden müssen. Dazu gehören die Organisation eines Teams, die Zusammenarbeit bei Projekten, das Besprechen von Ideen, das Zuweisen von Aufgaben und die vielen anderen Aufgaben, mit denen Intellinote Ihnen helfen kann.
Die Bedeutung des Gefühls, verbunden zu sein
Intellinote ist nicht nur eine arbeitsorientierte Plattform, die für die Zusammenarbeit konzipiert wurde, sondern auch über jeden Webbrowser und die meisten mobilen Geräte. Um in Kontakt zu bleiben, können Sie jeden verfügbaren Webbrowser verwenden oder eine App auf Ihrem iPhone, iPad oder Android-Gerät starten.
Das Einheitlich Arbeitsplatz macht die Mitarbeiter auf relevante Elemente aus anderen Arbeitsbereichen aufmerksam und macht es leicht “aufholen” oder bleiben Sie auf Reisen auf dem Laufenden. Aufgaben werden unter den Aufgaben abgelegt, die Sie erledigen müssen, und denen, die Sie festgelegt haben, und jeder Arbeitsbereich hat seine eigenen Zuhause Bildschirm, der einen nützlichen Überblick über die letzten Änderungen, Ergänzungen, Kommentare und andere Aktivitäten bietet.
Während Sie normalerweise für jede kleine Anfrage, Aufgabe oder Abfrage außerhalb des Büros mit E-Mail überschwemmt werden, bietet Intellinote kontextsensitive Hubs für arbeitsbezogene Aufgaben. Dies hemmt nicht nur den E-Mail-Fluss, sondern fokussiert die Mitarbeiter und enthält Diskussionen. Das Einheitlicher Arbeitsbereich Konsolidiert diese Diskussionen in einem Bereich, sodass Sie sich auf die Kommunikation mit Ihrem Team konzentrieren können, ohne auf E-Mails zurückgreifen zu müssen.
Remote-Mitarbeiter werden auch die Möglichkeit finden, einzelne Notizen, Aufgaben oder Diskussionen zu einem bestimmten Vorteil zu verfolgen, wenn sie sich nicht im Büro befinden. Mit dieser Funktion können Benutzer bestimmte Materialien griffbereit zur Hand haben, ohne in alles andere zu ertrinken. Sie können die Aufmerksamkeit auf das richten, wo sie sein müssen, indem sie Ablenkungen entfernen.
Auch wenn eine anspruchsvolle Reise Sie in eine andere Zeitzone versetzt als die anderen Kollegen, Intellinote schläft nie - eine asynchrone Arbeitsweise, die durch unsere Anforderungen des 21. Jahrhunderts geschaffen wurde und die eine Lösung des 21. Jahrhunderts wie Intellinote erfordert, um sein volles Potenzial auszuschöpfen.
Einloggen
Es gibt eine universelle iOS-App für iPhone und iPad sowie eine kürzlich veröffentlichte Android-App, die auch größere Bildschirmgrößen nutzt. Beide Apps ähneln sehr stark der Web-App selbst. Mit einer mobilen App können Sie so ziemlich alles wie mit einem Browser tun, mit Ausnahme der Erstellung neuer Google Drive-Dokumente.
Ein letzter Vorteil von Intellinote-Benutzern ist der vollständig browserbasierte Ansatz. Wenn es auf die Sprünge ankommt, können Sie jeden Laptop, PC oder Mac verwenden und sich über die Homepage von Intellinote anmelden. Es ist keine Software erforderlich.
Vendor Management vereinfacht
Wie wir besprochen haben ad nauseum, E-Mail wird häufig als Rückgrat vieler Organisationen, Unternehmen und Versammlungen produktiver Köpfe angesehen. Anbieter - ansonsten als Zulieferer, Subunternehmer, Freunde oder einfach nur Leute bekannt, die Sie über Dinge suchen müssen, die bereits getan werden sollten - neigen auch dazu, über diese Methode zu kommunizieren.
Es ist schwierig, diese Diskussionen, Vereinbarungen, Fristen und alle unterstützenden Materialien zu verfolgen, die ausschließlich E-Mails verwenden. Selbst wenn Sie bereits kollaborative Tools wie Google Drive für Tabellenkalkulationen oder zum Teilen von Dokumenten verwenden, finden Ihre Diskussionen wahrscheinlich an anderer Stelle statt und Sie verwenden wahrscheinlich ein weiteres Tool, um Termine und Aufgaben zu verfolgen.
Probleme mit Lieferanten lösen
Es gibt einen einfacheren Weg. Wenn Sie einen Arbeitsbereich einrichten, für den Sie regelmäßig nach unten jagen müssen, können Sie all dieses Material enthalten und ein Werkzeug verwenden, um alles zu verwalten. Es sollte nicht lange dauern, bis sich Dritte an eine neue Vorgehensweise gewöhnt haben, und die Vorteile aus organisatorischer Sicht sind enorm.
Wenn Sie regelmäßig ein Produkt bestellen oder einen Dienst anfordern, können beide Parteien durch die Zuweisung einer Aufgabe zu diesem Anbieter mit Ihren genauen Anforderungen den Überblick über ausstehende Vereinbarungen behalten. Anstatt auf E-Mails zurückzugreifen, besprechen Sie die Befehle direkt in Intellinote mithilfe von Kommentaren. Außerdem werden alle Vereinbarungen festgehalten, an denen es am wichtigsten ist. Sie können sogar zulassen, dass Ihre Lieferanten Aufgaben erstellen und ihnen zuweisen, sodass sie nicht auf fragmentierte Kommunikation und Nachverfolgung zurückgreifen müssen.
Wenn es darum geht, diese früheren Vorkehrungen oder Aufgaben zu verfolgen, besuchen Sie den entsprechenden Arbeitsbereich oder blättern Sie durch Aufgaben, die ich zugewiesen habe in dem Einheitlicher Arbeitsbereich macht es beiden Parteien leicht.
Unternehmen haben häufig bestehende Vereinbarungen in Bezug auf Verantwortlichkeiten, Annahmen, Lohnsätze oder Bedingungen. Notizen können zum Speichern dieser Dokumente in einer relevanten Umgebung verwendet werden, bevor sie mit einem Tag versehen werden. Diskussionen, die sich auf an Notes angehängte Aufgaben oder Dateien beziehen, sind schließlich logisch unter einer Plattform organisiert - nicht unter drei oder vier.
Verwenden Sie auch Vorlagen
Vorlagen sind ein weiterer Teil von Intellinote, die es Ihnen erleichtern, sich mit neuen Arbeitsbereichen vertraut zu machen. Anstatt jedes Mal einen neuen Arbeitsbereich für jeden neuen Anbieter einzurichten, nehmen Sie sich die Zeit, um einen Arbeitsbereich mit einheitlicher Größe anzupassen, den Sie in eine Vorlage verwandeln können. Hinweise, die Ihre Erwartungen beschreiben, Kontaktinformationen und Diskussionen, die den Ball ins Rollen bringen sollen, können auf diese Weise immer wieder ausgerollt werden.
Sie können jeden Arbeitsbereich in eine Vorlage umwandeln, indem Sie ihn besuchen und auf klicken die Einstellungen und dann das markierte Kästchen ankreuzen Erlauben Sie die Verwendung dieses Arbeitsbereichs als Vorlage. Sie können dann auf klicken Arbeitsbereich klonen Die Schaltfläche unten erscheint, um schnell Kopien zu erstellen. Der Arbeitsbereich wird auch in der Vorlagenliste angezeigt.
Wenn Sie einen Arbeitsbereich für einen bestimmten Geschäftsprozess erstellt haben (z. B. das Planen eines Ereignisses), können Sie ihn in eine Vorlage umwandeln, sodass Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder ihn jederzeit problemlos verfolgen können, ohne das Rad neu zu erfinden.
Halten Sie Ihre Kunden in der Nähe
Intellinote ist kein vollständiges Werkzeug für Kundenbeziehungen, kann jedoch einige der Rollen übernehmen, die üblicherweise mit der Praxis verbunden sind. Je nach Ihren Bedürfnissen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden können Sie durch die Bezahlung einer separaten CRM-Lösung Geld sparen. Der All-in-One-Ansatz stellt sicher, dass die Dinge dort sind, wo Sie erwarten, dass sie vom selben Ort aus erreichbar sind.
So wie das Lieferantenmanagement für ein Unternehmen wichtig ist, das Produkte oder Dienstleistungen konsumiert, ist es wichtig, eine gute Beziehung zu seinen Kunden zu pflegen, und der Schlüssel dazu ist oft eine klare Kommunikation. Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Antworten auf dem Laufenden sind. Daher ist es wichtig, dass Sie sich selbst organisieren können.
Diskussionen sind eine großartige Möglichkeit, um zu kommunizieren. Sie unterstützen nicht nur Anhänge und Formatierungen, genau wie gute alte E-Mails, sondern sind an relevante Arbeitsbereiche gebunden und nicht über die Posteingänge verteilt. Es gibt sogar ein Gebiet namens Meine Diskussionen auf der Einheitlicher Arbeitsbereich So können Sie problemlos mit den laufenden Gesprächen Schritt halten.
Wenn Sie Intellinote auf diese Weise verwenden, erhalten Sie einen Client “Heimatbasis” für was auch immer Sie es liefern, das wird ihnen hoffentlich die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um sich immer noch nahe am Projekt zu fühlen. Gleichzeitig erhalten Sie die vollständige Kontrolle über die Umgebung und die Interaktionen Ihres Kunden. So können Sie schnell auf die Dinge aufmerksam machen, indem Sie Notes erstellen, Dateien freigeben und zuweisen Sie Aufgaben oder einfach einen neuen Diskussionsthread starten.
Stärken Sie Ihre Kunden
Das Erstellen von Arbeitsbereichen für jeden Ihrer Kunden ist nicht schwierig, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um eine neue Vorlage zu konfigurieren. Danach sind nur noch wenige Klicks erforderlich. Für Ihre Kunden ist der Prozess genauso einfach. Die Registrierung für ein Intellinote-Konto dauert nicht lange.
Wenn Sie wirklich alles nutzen möchten, was Intellinote zu bieten hat, fordern Sie Ihre Kunden auf, Aufgaben zuzuweisen. Bitten Sie sie, Fälligkeitsdaten festzulegen, vollständige Beschreibungen zu schreiben, unterstützende Dateien als Anhänge hinzuzufügen und die Kommentare zur Besprechung des Elements zu verwenden. Sobald die Aufgabe zugewiesen wurde, können beide Parteien den Fortschritt verfolgen.
Das Mir zugewiesene Aufgaben und Aufgaben, die ich zugewiesen habe Abschnitte der Einheitlicher Arbeitsbereich Ermöglichen Sie es Einzelpersonen, mit Aufgaben unabhängig vom Arbeitsbereich Schritt zu halten. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Kunden zu tun haben, viel Zeit im Jahr verbringen oder unterwegs unterwegs sind.
Natürlich funktioniert dieses System in beide Richtungen. Wenn Sie zusätzliche Informationen, eine Zahlung oder etwas anderes von einem Kunden oder Kunden benötigen, erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe und ordnen Sie sie der betreffenden Person zu. Alles ist dort, wo es sein muss - im Arbeitsbereich des Kunden (oder Projekts).
Halten Sie Ihre Konkurrenten näher
Es ist für jedes Unternehmen unmöglich zu jeder Zeit zu wissen, was die Konkurrenz macht, aber es ist durchaus möglich, sich ein Bild von dem zu machen, was sie haben bereits erreicht. Wenn Sie Ihre Geschäftsstrategie als Reaktion auf das, was Ihre Wettbewerber tun, weiterentwickeln, bleiben Sie frisch und innovativ, egal was Sie tun. Intellinote ist für die Aufgabe bereit.
Die Präsenz der Konkurrenz zu verfolgen, ist eine Möglichkeit, mitzuhalten. Jede Erwähnung, die Sie in Blogs, in Werbematerialien oder in sozialen Medien sehen, kann in einer Notiz aufgezeichnet werden, die Sie zu dieser bestimmten Firma, Gruppe oder Person aufbewahren. Das Teilen dieser Notiz oder das Hinzufügen von Mitgliedern Ihres Teams zum Arbeitsbereich macht dies zu einer Gruppenarbeit. Sie können sogar Google Alerts einrichten und E-Mails über Konkurrenten direkt an Intellinote weiterleiten.
So leiten Sie eine E-Mail an Ihr Intellinote-Konto weiter. Senden Sie einfach eine E-Mail an [email protected] von Ihrer registrierten Intellinote-Adresse und Ihre Notiz wird im gespeichert Meine Notizen Abschnitt Ihrer Persönlicher Arbeitsbereich. #Tag oder @ einschließen”Arbeitsplatz” in der Betreffzeile aus organisatorischen Gründen. Und wenn Sie hinzufügen “+Aufgabe” In der Betreffzeile wird Ihre Notiz zu einer Aufgabe in Intellinote.
Wenn diese Informationen in Intellinote einfließen, können Sie mit dem Taggen von Notizen beginnen, um sie nach Unternehmen zu organisieren, in Aufgaben umwandeln und sie Ihren Teammitgliedern zuweisen, um sie nachverfolgen und Diskussionen beginnen zu können, um Antworten zu formulieren. Die Möglichkeit, Elemente zwischen Notizen und Aufgaben zu konvertieren, verschiedenen Teammitgliedern zuzuordnen und bei der Marktforschung auf diese Weise zusammenzuarbeiten, hilft Ihnen dabei, ein umfassendes Bild der Konkurrenz zu erhalten.
Der Wettbewerb ist gut
Jedes Unternehmen muss auf den Wettbewerb reagieren. Dies fördert nicht nur Innovationen, sondern stellt auch sicher, dass das direkte Ansprechen von Kunden ein zentraler Fokus Ihrer Geschäftsstrategie bleibt. Wenn Sie einen Konkurrenten verlieren, können Sie Ihre Antwort in einer Notiz verfolgen und verwalten, indem Sie die den Teammitgliedern zugewiesenen Aufgaben mühelos verfolgen.
Diskussionen, mit denen Antworten auf konkurrierende Kampagnen formuliert werden, können bei der nächsten Anpassung als Referenz hilfreich sein. Neue Teammitglieder erhalten sofort Zugriff auf ein umfangreiches Wissen über die Personen, mit denen sie konkurrieren werden. Als Unternehmen beobachten Sie aktiv den Wettbewerb und entwickeln ein immer detaillierteres Bild.
Stellen Sie sich vor, Sie haben das über Jahre hinweg gemacht. Sie haben nicht nur eine Liste der Strategien Ihres Mitbewerbers über einen bestimmten Zeitraum, sondern auch ein lebendiges Bild davon, wie Sie als Unternehmen auf solche Bedrohungen reagieren. Der Zugriff auf dieses Material macht es Ihnen leicht, Ihre umfassendere Strategie zu kritisieren, erfolgreiche Entscheidungen anzustoßen oder besser, vermeiden Sie es, die gleichen Fehler zweimal zu machen.
Effektiv delegieren
Es ist höchst unwahrscheinlich, dass jedes Mitglied Ihres Unternehmens in der Lage sein wird, mit allen Möglichkeiten des Wettbewerbs Schritt zu halten, aber Sie möchten wahrscheinlich das Engagement hoch halten. Indem Sie alle Personen einladen, sich an dem Arbeitsbereich zu beteiligen, können Sie leicht Kampagnen, Erwähnungen oder Werbeaktionen notieren.
Dies kann für Ihre Organisation enorm vorteilhaft sein, Sie können jedoch noch weiter gehen. Durch das Delegieren bestimmter Unternehmen oder Interessengebiete an Einzelpersonen können sie das Follow-Tool verwenden, um mit diesen Prioritätspunkten auf dem Laufenden zu bleiben und gleichzeitig zu einem größeren Gesamtbild beizutragen. Elemente erscheinen in ihren Einheitlicher Arbeitsbereich unter Folgenden, während auch in E-Mail-Digests enthalten.
Google Drive verstehen lernen
Google Drive (ehemals Docs) bietet eine Reihe von Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit für die Textverarbeitung, Archivierung, Datenverarbeitung, Präsentationen und mehr. Der Vorteil einer erschwinglichen und bewährten Produktivitätslösung ist aus Gruppen- oder Unternehmenssicht verständlich. Dies bedeutet jedoch auch, dass Google Drive eine zusätzliche Plattform ist, mit der Sie sich auseinandersetzen müssen.
Die Vorteile einer der stolzesten Errungenschaften von Google überwiegen häufig die negativen Aspekte, aber die Frustrationen sind immer noch vorhanden: ein Organisationssystem, das auf Ordnern beruht, Kommentare, die inline erscheinen und schwer zu merken sind, und das überwältigende Gefühl der Fragmentierung wie Sie Fügen Sie Ihrer Suite von Business-Tools ein weiteres Produkt hinzu.
Das Verknüpfen dieser Dokumente mit relevanten Teammitgliedern und Abteilungen erfordert häufig das Teilen von URLs, “Sie benötigen die Berechtigung, um auf diesen Artikel zuzugreifen” Fehler und Gespräche, die stattfinden innerhalb ein Dokument, das schwer zu verfolgen ist und noch schwieriger zu verfolgen ist. Intellinote ist der kontextabhängige Klebstoff, mit dem Ihre Google Drive-Dokumente in ihrem jeweiligen Kontext hängen bleiben.
Lösen des Google Drive-Problems
Intellinote bietet ganz einfach eine kontextbasierte Benutzeroberfläche für Ihre Google Drive-Inhalte und organisiert Ihre Dokumente für die Zusammenarbeit neben vorhandenen Notizen, Aufgaben und Diskussionen. Sie müssen nicht einmal mehr Google Drive besuchen, da Ihre Dokumente in den entsprechenden Arbeitsbereichen angezeigt werden, sodass Sie sich auch nicht mit dem chaotischen Ordnersystem von Google befassen müssen.
Google Drive verursacht auch Probleme für Benutzer in Bezug auf mehrere Konten: Wenn Sie keinen Browser mit mehreren Profilen verwenden, müssen Sie bei jedem Zugriff auf ein Dokument zwischen den Konten wechseln. Wenn Sie jedoch Intellinote mit Ihrem verbinden “Arbeit” Sie können über dieses Konto auf Ihre Unternehmensdokumente zugreifen ohne Sie müssen sich ständig von Ihrem persönlichen Google Drive abmelden.
Verschieben Sie Diskussionen außerhalb von Dokumenten und in den Arbeitsbereich, sodass sie sofort durchsuchbar und immer an einem Ort verfügbar sind. Erstellen Sie neue Versionen von Ideen, indem Sie Dateien herunterladen und anhängen, Berechtigungsprobleme überwinden oder Dateiprobleme duplizieren.
Die Inhalte rund um Ihre Google Drive-Dokumente helfen dabei, den Kontext bereitzustellen, mit Aufgaben und Notizen zu unterstützenden Dokumenten oder relevanten Informationen neben Ihren Google-Tabellen und Präsentationen. Diskussionen werden von Inline-Kommentaren übernommen, sodass Organisationsmitglieder den Gedankenaustausch innerhalb des relevanten Arbeitsbereichs problemlos durchführen können.
Wenn Sie sich mit Kunden beschäftigen, die andere Dateitypen wie .DOCX und .PDF verwenden, können Sie mit Intellinote diese Ressourcen neben Ihren eigenen Google-Dokumenten in Form von Anhängen in Notes oder Kommentaren bereitstellen. Intellinote soll alles an einem Ort zusammenhalten.
Machen Sie sich an die Arbeit!
Während es für ein Produkt unmöglich ist, alles zu beherrschen, ist Intellinote so konzipiert, dass es einfach ist. Das bedeutet, dass es flexibel ist und für den Einsatz in allen möglichen Situationen angepasst werden kann. Durch das Erstellen eines einfachen Systems von Notizen, Aufgaben und Diskussionen, das an Arbeitsbereiche mit mehreren Verwendungszwecken befestigt ist, kann alles organisiert werden. von ganzen Abteilungen bis zu einzelnen Veranstaltungen.
Der Trick von Intellinote ist die Organisation der Organisation, was in diesem Zusammenhang mehr bedeutet, als nur ein paar Dokumente an die richtige Stelle zu verschieben. Versuchen Sie, Ihre gesamten arbeitsbezogenen Diskussionen aus Ihrem Posteingang heraus in die entsprechenden Abteilungen zu verschieben. Teilen Sie Dateien mit Ihren Vorgesetzten, indem Sie sie direkt an die Ihnen zugewiesene Aufgabe anhängen. Anstatt eine E-Mail zu diesem Modell oder Vorschlag zu senden, werden Sie feststellen, dass das direkte Kommentieren des Artikels selbst eine produktivere Arbeitsweise darstellt.
Sobald Sie dies erkannt haben, erscheinen die Alternativen nicht so wünschenswert. Zeit, Konzentration und Geld zu verlieren, wenn Sie sich auf das Suchfeld von Google Mail verlassen, ist nicht unbedingt ein Geschäftsplan.
Kostenlos testen
Ob Sie gerade erst mit einem kleinen Startup anfangen und Ihr Unternehmen ohne die Fallstricke des E-Mail-Aufbaus aufbauen wollen oder einfach nur herausfinden möchten, wie Ihr etabliertes Unternehmen von einem solchen System profitieren kann; Sie können Intellinote kostenlos (für immer) testen, um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.
Bis zu fünf Teams können bis zu zehn Arbeitsbereiche mit 2 GB Speicherplatz pro Benutzer für den Dateiupload erstellen. Diese Starterkonten sind für immer kostenlos und bieten vollständigen Support für Google Drive, mobilen Zugriff und E-Mail-Integration. Für besonders kleine Startups ist Intellinote im Wesentlichen kostenlos. Dank der professionellen Preise erhält Intellinote pro Monat 10 US-Dollar, wobei jedem Mitglied 5 GB Cloud-Speicher zur Verfügung stehen und die Möglichkeit besteht, eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsbereichen zu erstellen.
Unabhängig von Ihren Anforderungen - sei es geschäftlich oder anderweitig - Intellinote befähigt Unternehmen, Techniker und Kreative, die eine leistungsstarke, kollaborative Lösung benötigen, um die Arbeit zu erledigen.
Melden Sie sich noch heute bei Intellinote.net an
Bildnachweis: PlaceIt
Erfahren Sie mehr über: GTD, Organisationssoftware, Aufgabenliste.