So machen Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überladenen Posteingang sichtbar

Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, von der Sie das Gefühl hatten, dass sie nur wichtig war, um viele Tage später beantwortet zu werden, oder noch schlimmer vergessen? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt einige Möglichkeiten, um die Chancen zu verbessern, dass Ihre E-Mails geöffnet, gelesen und beantwortet werden.

Das Tolle an diesen “Tricks” Sind sie nicht wirklich zu kompliziert - es sind einfach Gewohnheiten, die nur Sinn machen. Ich kann nicht versprechen, dass diese immer funktionieren werden, aber ich kann sagen, dass sie einen Unterschied machen werden und dass Sie insgesamt eine Verbesserung der Kommunikation mit Ihren E-Mail-Kontakten feststellen werden.

Markieren Sie Ihren Namen

Eigentlich hatte ich von dieser Methode eigentlich erst vor nicht allzu langer Zeit gehört und ich kann die Idee sicherlich nicht für sich beanspruchen. Ich habe einen Artikel von Josh Grillo über Dirty Marketing Secrets gelesen, in dem er über die Vorgehensweise sprach. Grundsätzlich kopieren Sie Pfeile (oder was auch immer Sie möchten) und fügen Sie sie auf beiden Seiten Ihres Namens ein. Wenn Sie dann eine E-Mail senden, sieht das ungefähr so ​​aus:

Für mich ist das etwas umstritten und es könnte auch für andere sein. Auf der einen Seite funktioniert es sicherlich und es ist nicht zu invasiv. Auf der anderen Seite des Spektrums können Menschen, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren und die Ihre E-Mails immer beantworten, ein Ärgernis sein.

Es geht um die Betreffzeile

Wenn es darum geht, Ihre E-Mail von zu erhalten “ungelesen” zu “lesen” Status, ich lege am meisten Gewicht auf die Betreffzeile. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie es erstellen können, und viele, wenn nicht die meisten, können Sie kombinieren.

1. Seien Sie konkret und kurz

Eine vage Betreffzeile ist die schlechtere. Solche Themen mögen “Hallo” oder schlimmer… “(kein Thema)” - Ich weiß wirklich nicht, warum es noch existiert. Ich erinnere mich, als ich E-Mail zum ersten Mal benutzt habe, war dies ziemlich üblich, aber da sich E-Mail weiterentwickelt hat, haben wir auch - Betreff einfügen, sonst wird es wahrscheinlich gelöscht (oder herausgefiltert) Save your Sanity: Blockieren und Filtern der weitergeleiteten E-Mails Wir haben sie alle erhalten - diese gefürchteten E-Mails. Vielleicht verdienen sie es nicht einmal, als E-Mails betrachtet zu werden, bevor sie geöffnet werden.

2. Verwenden Sie einen Satz

Es ist nicht natürlich, aber einen Satz in die Betreffzeile zu setzen, ist eigentlich keine schlechte Praxis. Unser Geist arbeitet in Sätzen. Wir kommunizieren in Sätzen. Warum beginnen Sie Ihre E-Mail nicht mit einer? Statt nur eine Betreffzeile, die sagt “Frage,” schreiben “Ich habe eine kurze Frage zu [Leerzeichen].” Es macht es persönlicher und wird wahrscheinlich Ihre E-Mail attraktiver machen, um sich zu öffnen. Ich werde bemerken, dass der von Ihnen gewählte Satz sollte Fassen Sie zusammen, worum es in Ihrer E-Mail geht. Und offensichtlich will man keinen vagen Satz, ansonsten ist es kontraproduktiv.

3. Frage stellen

Wir haben oben über die Verwendung eines Satzes gesprochen - dies ist im Wesentlichen eine Erweiterung des Satzes. Also anstatt zu sagen “Ich habe eine kurze Frage zu [Leerzeichen],” Sie könnten es in der genauen Frage formulieren, die Sie sich fragen. Wenn Sie sich beispielsweise mit der Frage befassen, wie E-Mails hervorgehoben werden sollen, können Sie schreiben “Wie kann ich meine E-Mails besser hervorheben??”

Der Vorteil einer Frage ist, dass sie etwas kraftvoller und einnehmender ist als ein Satz. Wenn es in Ihrer E-Mail natürlich nicht um eine Frage geht, wäre eine Frage nicht angemessen. Es muss relevant sein und es sollte die Hauptfrage der E-Mail sein.

4. Verwenden Sie benutzerspezifische Wörter

Wenn Sie eine E-Mail mit einem Betreff versenden, der für Ihren Kontakt besonders interessant ist, geben Sie dieses Wort in die Betreffzeile ein. Wenn Sie also jemandem eine E-Mail über eine Frage zur Suchmaschinenoptimierung senden und diese besonders gern oder erfahren in diesem Bereich sind (was sie sein sollten, wenn Sie sie per E-Mail darüber benachrichtigen), schließen Sie dies ein “SEO” im Betreff. Ein Beispiel könnte sein: “Ich frage mich, wie man SEO in meinem Blog verbessern kann.”

5. Verwenden Sie zum Erstellen Klammern und Doppelpunkte “Unterthemen”

Ich hätte mir dieses Wort sehr gut einfallen lassen können “Unterthemen,” aber für mich ist es sinnvoll. Im Grunde spreche ich davon, eine weitere Erklärung in der Betreffzeile zu erstellen und Klammern oder einen Doppelpunkt zu verwenden, um sie vom Hauptbetreff zu trennen. Wenn wir zum Beispiel an dem gleichen Beispiel bleiben würden, könnte man sagen “Frage: Wie kann ich meine E-Mails besser hervorheben??” oder “[Frage] E-Mails besser hervorheben.”

Eine kleine Grammatikstunde: Meiner Meinung nach sind Doppelpunkte und Klammern ähnlich, dienen aber nicht genau dem gleichen Zweck. Ein Doppelpunkt bereitet den Leser vor oder erklärt ihm weiter, was er gerade lesen wird. Klammern dagegen beschriften, was wir lesen. So sehe ich sie, und ich kann nicht ganz genau sein, aber es scheint mir sinnvoll zu sein.

6. Caps sind in Ordnung, aber sparsam verwenden

Manchmal müssen Sie etwas hervorheben oder auf etwas aufmerksam machen, aber da es sich um eine Betreffzeile handelt, haben Sie eingeschränkte Formatierungsoptionen. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie auf Großbuchstaben zurückgreifen müssen. Das kann gut sein, aber auch schlecht. Wir haben alle die E-Mail erhalten, in der Betreff und Nachricht in Großbuchstaben waren - ärgerlich. Ich möchte es sofort löschen, aber es ist normalerweise jemand älter und ich würde mich schlecht fühlen. Wenn Sie jedoch jemand anderes sind, werden Sie nicht entschuldigt, seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie keine sofortige Antwort erhalten, geschweige denn eine Antwort. Hier sind gute und schlechte Beispiele:

• Schlecht: “Ich brauche sofort HILFE '
• Gut: “[DRINGEND] Mein Konto wurde kompromittiert - bitte helfen Sie”

Der größte Nachteil bei der Verwendung von Kappen ist, dass sie stoßen können “spammig,” Das ist eigentlich der letzte Punkt beim Erstellen Ihrer Betreffzeile.

7. Sei nicht “spammig”

Ich denke nicht, dass ich Ihnen die Definition geben muss, wie E-Mail-Spam aussieht - wir alle haben es verstanden und wir alle erkennen es. Warum haben manche Leute also die Angewohnheit, dass ihre E-Mails Spam erscheinen? Es ist besser als ich, aber hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können und nicht tun, um Ihre E-Mails davon abzuhalten, so… unintellig spammy auszusehen.

• Begrenzung der Verwendung von Kappen (bereits erwähnt)
• Achten Sie auf häufig gefilterte Wörter wie “kostenlos”
• Seien Sie nicht vage - geben Sie einen Grund für die E-Mail an
• Löschen “RE:” oder “FWD:” von der Betreffzeile
• Verwenden Sie fast nie Ausrufezeichen
• Mach alles andere, was ich gerade erwähnt habe

Vergessen Sie nicht die Botschaft selbst

Obwohl durch das Anpassen der Betreffzeile viel getan werden kann, um die E-Mail zu öffnen, ist die Nachricht selbst ebenfalls wichtig und sollte nicht außer Acht gelassen werden. Es gibt viele Möglichkeiten, um zu verhindern, dass Ihre E-Mail geöffnet, entrahmt und dann für später aufbewahrt wird. Jetzt mache ich das manchmal einfach, weil ich nicht die Zeit habe, auf etwas zu reagieren, von dem ich dachte, es sei für mich relevanter als es sich herausstellte. In anderen Fällen ist dies jedoch darauf zurückzuführen, dass der E-Mail-Text zu lang, schlecht formatiert oder verwirrend ist und mehr Aufwand erfordert, um das Gesagte zu verstehen. Also mit anderen Worten:

• Machen Sie Ihre E-Mail nicht unnötig lang
• Teilen Sie es in relevante Absätze auf
• Sei gründlich und auf den Punkt
• Machen Sie die Einführung (oder eine der E-Mails) nicht vage

Jetzt sage ich nicht, niemals lange E-Mails zu senden. Manchmal musst du. Andernfalls denken Sie, dass das, was Sie zu sagen haben, in mehr Worten als notwendig erklärt werden muss. Der letzte Punkt ist also Korrektur Ihrer E-Mail. Google Mail verfügt über eine großartige Funktion, mit der Sie das tun können “nicht senden” eine E-Mail innerhalb einer bestimmten Zeit. Ich habe diese Funktion mehrmals verwendet, auch nachdem ich etwas korrigiert hatte. Ich klicke auf "Senden" und überfliege meine E-Mail noch einmal “Senden” und fang dann etwas, das ich korrigieren möchte. Ich kann den Sendevorgang schnell abbrechen, die Änderungen vornehmen und erneut auf Senden klicken. Es ist ziemlich nett.

Fazit

Dies sind nur die ersten Schritte einer richtigen E-Mail-Etikette, und es gibt noch viel mehr zu lernen. Bloomberg BusinessWeek hat ein großartiges Bild gepostet, das auf viele der gleichen Themen verweist, die ich in diesem Artikel behandelt habe, und die Beispiele visuell aufzeigt (was immer nett ist)..

Haben Sie Techniken entdeckt, die sich für Sie bewährt haben? Oder haben Sie vielleicht eine Frage zu etwas, das ich geteilt habe? Wie auch immer, wir würden uns freuen, von Ihnen in den Kommentaren zu hören!

Erfahren Sie mehr über: E-Mail-Tipps.