So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur nicht den falschen Eindruck vermittelt

Abschied zu nehmen ist so schwer, nicht wahr? Es ist unangenehm und manchmal unangenehm. Nun, möglicherweise gibt es keine Anweisungen für diese Situationen, aber zumindest können wir Ihnen Anweisungen geben, wie Sie sich in einer E-Mail verabschieden können, ohne sich unbehaglich zu fühlen.

Eine E-Mail-Signatur, die Sie auch nutzen können, ist die Stärke der E-Mail-Signatur. Sie können auch die Macht der E-Mail-Signatur nutzen. Eine Signatur sagt Ihnen etwas über eine Persönlichkeit aus. So wie zwei Personen kaum gleich schreiben, unterschreiben sie auch anders. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail… Read More ist für alle Zwecke und Zwecke “Auf Wiedersehen”. Es ist nicht so, ob Sie jemanden umarmen oder ihm einen Handschlag geben. Es ist nicht so, dass Sie ihnen nur Ihren Namen geben oder ihnen Ihre Visitenkarte mit sämtlichen Kontaktinformationen aushändigen. So machen Sie einen Eindruck. Oder nicht.

In diesem Artikel werde ich die fünf wichtigsten Lektionen teilen, die ich in den paar Jahrzehnten gelernt habe, die ich mit Menschen im Internet kommuniziert habe. Interessanterweise bestand das Dilemma mit E-Mail-Signaturen, seit diese frühen E-Mail-Nachrichten über BitNet und FidoNet oder sogar das CTSS-Mail-System des MIT in den 1960er Jahren gesendet wurden, aber ich schweife ab.

Email ist schon sehr lange bei uns. Wie kriegst du es richtig? Wie melden Sie sich an, ohne wie ein Snob auszusehen, sondern auch genug Informationen bieten, damit die Leute wissen, wer und was Sie sind? Lass uns anfangen. Wenn wir fertig sind, haben Sie eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Sie mit Ihrer eigenen E-Mail-Signatur machen möchten.

Was soll eine E-Mail-Signatur tun?

Heutzutage habe ich bei der E-Mail-Benachrichtigung drei verschiedene Personen “Ebenen” der E-Mail-Signatur. Warum? Nun, es gibt drei Ebenen von Beziehungen, die abgedeckt werden müssen - von einer kurzen Notiz an einen Freund bis hin zu einer formellen Geschäfts-E-Mail-Nachricht an ein Unternehmen. Drei Variationen sind wirklich alles, was Sie brauchen, und der Zweck sollte folgender sein:

1. Ein schnelles Lächeln - Diese Signatur-Version wird in kurzen E-Mails an Freunde oder Kollegen weitergeleitet, die Sie regelmäßig mehrmals täglich per E-Mail versenden.

2. Lächeln und ein Handschlag - Bei dieser Signaturversion werden längere E-Mails an Arbeitskollegen weitergeleitet, bei denen Ihre E-Mail nur ein wenig formeller sein muss.

3. Ein fester Händedruck und eine Visitenkarte - Dies gilt für Zeiten, in denen Sie eine formelle geschäftliche E-Mail schreiben und Ihren Titel und alle Ihre Kontaktinformationen angeben müssen.

Für jede dieser Arten von E-Mail-Signaturen gelten ungeschriebene Regeln. Brich sie, und es wird nicht das Ende der Welt sein. Wenn Sie jedoch einen besonders guten Eindruck machen möchten, sollten Sie einige dieser Tipps für jede Art von E-Mail beachten, die Sie versenden.

Die schnelle Lächeln-Unterschrift

Sie benötigen nicht immer eine E-Mail-Signatur. Zumindest brauchen Sie nicht immer eine formelle. Dies ist wie wenn Sie auf dem Flur an einem Kollegen vorbeigehen. Sie sehen sie mehrmals am Tag. Sie besuchen dieselben Besprechungen. Müssen Sie sie wirklich mit einem Handschlag im Flur begrüßen? Nein; Meistens geht es schnell “Hey Fred” und ein Lächeln, wenn überhaupt. Wenn Sie schnell einen Kollegen per E-Mail um Rat oder um ein Trinkgeld bitten, benötigen Sie möglicherweise nicht einmal eine Unterschrift. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sich abmelden müssen, können Sie sich an mich wenden, nur Ihren Namen und einen Bindestrich. Keine Notwendigkeit für blumige Zitate oder aufwendige Titel. Die Person weiß, wer Sie sind und was Sie sind, und alles, was über Ihren Namen hinausgeht, wäre unangenehm. Betrachten Sie es als ein grundlegendes Gespräch mit dem Wasserkühler, das Sie normalerweise mit sowas beenden “Okay, dann fang dich später!” und eine schnelle Welle. Es ist nichts mehr nötig.

Lächeln und ein Handschlag

Die andere Art von Signatur ist eine Art Kreuzung zwischen formal und informell. Dies ist die schwierige Frage, um recht zu bekommen. Dies können Kollegen sein, die Sie mit semi-formalen Geschäftsanfragen per E-Mail senden möchten, aber Sie möchten nicht, dass sie glauben, Sie seien steif. Sie müssen wissen, wie wichtig die E-Mail ist, aber Sie möchten nicht, dass sie sich fragen, ob Sie eigentlich noch Freunde sind. Hier kommt die sehr subtile Signatur ins Spiel. Diese sind in der Regel kleiner und in der Fußzeile der E-Mail selbst fast nicht wahrnehmbar. Eine der besten Ansätze dafür ist eine Signatur, die ich das nenne “Einzeiler”.

In dieser Version sind alle Informationen mit einem “|” Charakter. Dies kann so einfach sein wie eine Adresse oder E-Mail, Telefonnummern, Zellennummern oder was auch immer. Es sollte kurz sein, nur ein paar notwendige Informationen enthalten, und das war's. Ich habe sogar gesehen, dass einige Leute diese Signatur in einer Schrift gemacht haben, die schwächer als der Rest der E-Mail ist - vielleicht in grau. Ein anderer Ansatz, den ich bemerkt habe, ist ein sehr kurzer Two-Liner. Grundsätzlich ein Name und eine Kontaktform, bei der es sich um eine einzelne Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse handeln kann.
Offensichtlich ist dies für Empfänger gedacht, die bereits wissen, wer Sie sind und mit welchem ​​Unternehmen Sie zusammenarbeiten. Sie senden ihnen lediglich eine von vielen Korrespondenz-E-Mails. Es bietet die “Gefühl” einer freundlichen E-Mail, aber wenn die Person sich mit Ihnen in Verbindung setzen muss und Ihre Nummer möglicherweise nicht in ihrem Rolodex aufbewahrt (verwenden die Leute diese noch?), dann finden Sie Ihre Kontaktinformationen am Fuß der E-Mail, in Reichweite.

Ein formaler Handschlag

Natürlich gibt es Zeiten, in denen Sie jemandem außerhalb des Unternehmens eine E-Mail senden oder vielleicht jemandem innerhalb des Unternehmens eine E-Mail über etwas Offizielles senden, das eine formale Konversation des Gesprächs erfordert. Es ist wie das Tragen eines formellen Outfits, wenn Sie an einer Preisverleihung für Ihre Kollegen teilnehmen. Bevor ich darauf eingehen kann, was Sie in diesen Fällen tun sollten, ist es eher lehrreich, was Sie nicht zuerst tun sollten. Ja, Sie sollten Kontaktinformationen wie Ihren Firmennamen, Ihre Website und Ihre E-Mail-Adresse angeben, müssen diese jedoch nicht übertreiben. Ist es wirklich notwendig, vier verschiedene Telefonnummern anzugeben, einschließlich eines Faxgeräts?

Nein, geben Sie genügend Kontaktinformationen an, so dass es verschiedene Möglichkeiten gibt, Sie zu kontaktieren - E-Mail, Telefon oder vielleicht sogar über eine Website -, aber lassen Sie sich nicht mitreißen. Wenn Sie eine Liste mit Telefonnummern angeben, wirkt es so, als wären Sie so mobil, dass Sie nie in Ihrem Büro sind und es schwierig ist, Kontakt aufzunehmen.

Ein weiterer häufiger Fehler tritt als Selbstvermittler auf. Menschen wie diese werden ihre E-Mail-Signaturen mit ihren Social-Networking-Konten so überladen, dass die Signatur über 10 Zeilen lang ist und hauptsächlich mit Eigenmarketing gefüllt ist.

Eine andere Möglichkeit, einen schrecklichen Eindruck zu vermitteln, besteht darin, alle möglichen funky Farben und Schriftarten in Ihrer E-Mail-Adresse zu verwenden. Es ist schwer, so etwas abzuziehen, da die Farben übereinstimmen müssen und die Schriftarten richtig aussehen müssen. Leider haben viele Leute keine Ahnung, wie sie die Farben richtig anpassen sollen, und ihre E-Mail-Signatur sieht so aus, als würde sie aus einer Willy Wonka-Fabrik stammen.

Diese Art von Clownsignatur ist unprofessionell und jeder, dem Sie sie senden, wird denken, Sie hätten keine Ahnung, was Sie tun, egal in welchem ​​Bereich Sie sich befinden. Vermeiden Sie also extravagante Farben. Halte es einfach.

Was können Sie richtig machen?

Wie sieht also eine gute formale E-Mail-Signatur aus, wenn Sie einen guten Eindruck machen wollen? Machen Sie sich mit den erforderlichen Grundinformationen vertraut, halten Sie die Formatierung und den Stil einfach und übertreiben Sie sie nicht mit Informationen.

Hier ist ein Beispiel. Diese enthält 4 Zeilen - Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Das ist es.

Diese Person verwendete nur Klartext, und wenn sie nur vier Zeilen hat, wirkt sie stilvoll und professionell.

Mit meiner eigenen Adresse gehe ich ein wenig weiter, um die Signatur bescheiden zu halten, indem ich Kursivschrift verwende und sie zu Dunkelgrau verblasse. Wenn Sie es etwas heller halten als der E-Mail-Text, wird dem Empfänger mitgeteilt, dass Sie Ihre eigenen Informationen für die sekundäre Nachricht als zweitrangig erachten. Es ist eine subtile Andeutung von Demut.

Titel sollten auch nur verwendet werden, wenn sie für das vorliegende Gespräch relevant sind. In der meisten Korrespondenz, die sich auf meine eigene Website bezieht, müssen die Leute wissen, dass ich der Inhaber der Website bin. Der Titel ist daher wichtig. Für einen schnellen Kontakt sind nur genügend Informationen enthalten - E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Ein anderes Beispiel ist die Signatur, die ich für die interne und externe Korrespondenz von MakeUseOf verwende.

Hier habe ich tatsächlich zwischen dem Titel gewechselt oder nicht. Dies ist in der Regel nur für die externe E-Mail-Kommunikation wichtig und für die interne Kommunikation nur geringfügig wichtig. Ich habe mit zwei Versionen angefangen - eine für externe und eine für interne -, aber ich war es leid, manuell zwischen den beiden zu wechseln, und ich entschied mich für die oben genannte. Auf die Gefahr hin, als unwichtig zu erscheinen, bleibt es verblasst und zweitrangig. Es nutzt auch die “|” Das oben erwähnte Zeichen, ein kleiner Farbtupfer, um den Namen der Website hervorzuheben, und ich entschied mich, mutig zu sein und eine fünfte Zeile für ein Zitat hinzuzufügen.

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