So senden Sie eine E-Mail wie ein Profi

E-Mail ist eines der Dinge, die als Convenience-Funktion begannen, sich aber schnell zu einer Angst entwickelt haben. Ich weiß, wenn ich hunderte von ungelesenen E-Mails habe, sinkt mein Bauch schnell in eine tiefe Leere und ich ignoriere diese E-Mails noch länger. Aber wenn wir die Tipps und Tricks der E-Mail-Profis übernehmen würden, würden wir unseren Posteingang möglicherweise nicht als Hindernis betrachten.

Es gibt viele Faktoren, die die Effizienz von E-Mails beeinflussen - nicht nur Schreiben E-Mails einrichten, aber den Posteingang einrichten, E-Mails verwalten, wissen, wann E-Mails abgerufen werden sollen, und mehr. Die Steigerung der E-Mail-Effizienz bedeutet eine Steigerung der Produktivität. Dies bedeutet letztendlich, dass alles in kürzerer Zeit erledigt wird. Genau das wollen wir.

Hinweis: Ein Aspekt bei der Arbeit als E-Mail ist es, sicher und geschützt zu bleiben. Lesen Sie diese 7 wichtigen E-Mail-Sicherheitstipps. 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie kennen sollten. 7 Wichtige E-Mail-Sicherheitstipps, die Sie über das Thema Internet-Sicherheit wissen sollten. Ein Thema, von dem wir alle wissen, dass es ein wichtiges Thema ist und täuschen uns im Glauben, dass "es mir nicht passieren wird". Ob… Lesen Sie mehr, bevor Sie hier anfangen. Wenn Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren, kann dies äußerst schädlich sein.

Zeitplan “E-Mail-Überprüfung” Zeit

Einer der größten Fehler bei Benutzern mit extrem aktiven Posteingängen besteht darin, dass sie Gmail, Thunderbird oder Postbox rund um die Uhr geöffnet lassen und im Hintergrund laufen lassen. Ein weiterer Fehler ist die Verwendung von Benachrichtigungs-Addons oder -Funktionen, die Sie benachrichtigen, sobald eine E-Mail eintrifft, unabhängig davon, wie unbedeutend diese E-Mail ist.

Unbestreitbare Tatsache: Wenn Sie Ihre E-Mails häufig abrufen, können Sie sich nicht auf eine andere Aufgabe konzentrieren. Unbestreitbare Tatsache: Wenn es Ihnen jemals gelingt, den Fokus aufzubauen, werden Benachrichtigungen sofort abgebrochen.

Daher sollten Sie Ihren Posteingang als eine Aktivität wie jede andere sehen. Lass es nicht zu “immer auf” Aspekt Ihres Lebens. Planen Sie stattdessen Zeitblöcke - vielleicht einmal am Tag, vielleicht dreimal am Tag -, in denen Sie in den Posteingang einchecken, alles tun, was Sie brauchen, und es dann schließen. Es kann eine Weile dauern, bis die Angewohnheit gebrochen ist, aber glauben Sie mir, Ihre Produktivität wird in die Höhe schnellen.

Beseitigen Sie den Überschuss

Das Erste, was Sie beim Öffnen Ihres Posteingangs tun sollten, ist das schnelle Überfliegen und Löschen aller E-Mails, die nicht wichtig erscheinen. Betrachten Sie sich als Bildhauer mit einem riesigen Block aus frischem Marmor. Bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen, müssen Sie in großen Schlägen hacken und den Überfluss loswerden.

Stellen Sie sich vor, Sie checken ein und finden 350 E-Mails, die auf eine Antwort warten. Es dauert nur fünf Minuten - ja, wirklich! - zum Durchblättern und Aktivieren der Kontrollkästchen neben E-Mails, die keine Bedeutung haben. Wenn Sie den größten Teil davon durchlaufen haben, klicken Sie auf Löschen, um alle geprüften E-Mails zu löschen. Jetzt müssen Sie nur noch auf 50 reagieren und das ist ein großer psychologischer Schub.

Sofort lesen und antworten

Öffnen Sie oft eine E-Mail, sehen Sie, dass Sie etwas tun müssen, aber lassen Sie es für einen anderen Tag? Dies kann eine riskante Angewohnheit sein. Was ist, wenn Sie es vergessen? Was ist, wenn Sie die E-Mail irgendwie verlieren? Was ist, wenn Sie früher antworten müssen, als Sie denken??

Besser, es sofort zu machen. Es verhindert den Aufbau von “Ich muss diese E-Mail noch beantworten” Gedanken, die dich anfeuern werden, bis du endlich dazu kommst. Es verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine wichtige E-Mail vergessen. Es hält Ihre Kunden, Freunde und Geschäftskontakte glücklich, weil Sie so pünktlich antworten. Als Bonus haben Sie eine große Last aus Ihrem Kopf.

Mit einem leeren und leeren Posteingang, der nicht mit Nachrichten übersät ist, die Sie zurücksenden müssen, können Sie den früheren Punkt der E-Mail-Prüfung nur zu geplanten Zeiten einfacher implementieren. Wenn Sie wirklich nicht sofort lesen und antworten möchten, sollten Sie sich zumindest ein E-Mail-Erinnerungs-Addon ansehen. Mit diesem fantastischen Add-In Planung, Nachverfolgung und Erinnerungen hinzufügen Fügen Sie mit diesem fantastischen Add-On Planung, Nachverfolgung und Erinnerungen in Gmail hinzu Seien wir ehrlich, Google Mail ist ziemlich perfekt. Es ist kein Zufall, dass es mittlerweile einer der beliebtesten E-Mail-Anbieter ist, zumindest für diejenigen, die eine Webschnittstelle bevorzugen. Es gibt jedoch mehrere… Weiterlesen .

Vorgefertigte Antworten

Eingemachte Antworten sind ein tolle Diese Funktion ist zu einem Standard in allen Top-E-Mail-Diensten und -Clients geworden. Im Grunde handelt es sich bei einer vorgefertigten Antwort um eine Vorlagenantwort, die Sie vorab erstellen und mit einem einzigen Klick verwenden können. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie immer wieder dieselbe Antwort eingeben, z. B. wenn Leute häufig Fragen zu einem bestimmten Thema senden.

Sie können Canned Responses in Google Mail aktivieren, indem Sie es im Bereich Labs der Einstellungen umschalten. Yaara hat einen Anleitungsbeitrag über die ersten Schritte mit Canned Responses in Gmail geschrieben. E-Mail schneller und besser mit Canned Responses E-Mail schneller und besser mit Canned Responses Sie haben keine Zeit zum Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Denken Sie… Lesen Sie mehr .

Halte es kurz

Der beste Weg, um die Zeit zu reduzieren, die E-Mails von Ihnen wegnehmen, verbringen Sie weniger Zeit mit dem Schreiben von Antworten. Natürlich dürfen Sie nicht die richtigen geschäftlichen oder persönlichen Umgangsformen opfern, indem Sie knappe Antworten schreiben, aber Sie müssen auch nicht für jede gesendete E-Mail 5-10 Absätze schreiben. E-Mails sind weniger formell als herkömmliche Briefe!

Identifizieren Sie die Hauptnachricht, die Sie übermitteln möchten, und versuchen Sie, diese in maximal ein bis drei Absätzen an den Empfänger zu senden. Sie wissen, wie es Ihnen so schwer fällt, so viele E-Mails durchzublättern? Nun, der Empfänger steht wahrscheinlich vor demselben Problem. Das Verkürzen Ihrer E-Mails spart nicht nur Zeit, sondern auch Zeit und sie sind dankbar dafür.

Verwenden Sie Filter zum Organisieren

Die Nutzung der Filterfunktionen kann Ihren E-Mail-Workflow revolutionieren. Im Wesentlichen betrachtet ein Filter jede eingehende E-Mail und führt, wenn sie die Kriterien des Filters erfüllt, eine Aktion darauf aus. Diese Aktion könnte die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschieben oder eine bestimmte Bezeichnung festlegen. Zu den Kriterien eines Filters können der Absender, der Betreff der E-Mail, der Inhalt des Körpers usw. gehören.

Filter sind eine fantastische Methode, um Ihren Posteingang zu organisieren. Erhalten Sie viele Newsletter-Updates von Einzelhandelsketten, Benachrichtigungen von sozialen Medien oder elektronische Rechnungen? Durch Filter können diese E-Mails von Ihrem Posteingang getrennt werden, wodurch die Anzahl der E-Mails, die Sie durchlaufen müssen, drastisch reduziert wird. Außerdem besteht eine geringere Chance, dass Sie versehentlich eine davon löschen.

Sehen Sie sich Craig's Beitrag zum Einrichten und Verwenden von Google Mail-Filtern an. 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. Welche Filter sollten jede Person in ihrem Arsenal haben, damit ihr Posteingang so ist ordentlich wie meins Ich bin hier, um Ihnen zu helfen, Ihre ersten fünf Filter einzurichten oder… Read More .

Fazit

E-Mail ist eine einfache Technologie, aber es gibt fortgeschrittene Wege, um darauf einzugehen. Das Wichtigste an einem E-Mail-Profi ist es, herauszufinden, wo die meiste Zeit verbracht wird, und Wege zu finden, um diese Zeit zu reduzieren. Ich hoffe, die oben genannten Tipps und ein paar weitere Tipps zur E-Mail-Effizienz 10 Tipps für effizienteres E-Mail 10 Tipps für effizienteres E-Mail Der beste Rat, den ich zur E-Mail- und E-Mail-Produktivität gehört, ist - beantworten Sie die E-Mails nicht zuerst Morgen. Es ist ein bisschen paradox, aber es stimmt, dass E-Mail und Produktivität unausweichlich sind. Lesen Sie mehr darüber, was wir zuvor besprochen haben. So können Sie sehen, wo Ihre Zeit sinkt und wie Sie diese Ineffizienz bekämpfen können.

Was ist mit dir? Haben Sie irgendwelche Tricks oder Routinen, um Ihre E-Mail-Produktivität zu maximieren? Bitte teilen Sie sie in den Kommentaren!

Bildnachweise: E-Mail-Symbol über Shutterstock, Zeituhr über Shutterstock, Hammer und Meißel über Shutterstock

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