So werden Sie durch Outsourcing Ihrer täglichen Aufgaben superproduktiv

Wir alle wissen, dass eine Person, die scheinbar durch das Leben gleitet, an einem Tag mehr erledigt als die meisten von uns in einer Woche. Aber durch das Lernen Was Sie können auslagern und ein paar „Best-Practice-Tipps“ für das Delegieren Ihrer täglichen Aufgaben, und auch Sie können äußerst produktiv werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Aufgaben auswählen, die Sie online auslagern möchten, einige Beispiele und Tipps, wie Sie ein effizienter und kompetenter Online-Outsourcer werden können.

Was ist Outsourcing??

Mit einem Wort, Delegation. Seit dem Start (und dem anschließenden Erfolg) von Büchern und Blogs wie der 4-Stunden-Workweek haben sich viele technisch versierte Leute für Websites wie Elance, Odesk, TaskRabbit und viele andere Möglichkeiten entschieden, Aufgaben zu delegieren. Die 5 besten zu findenden Websites Ein virtueller Assistent Die 5 besten Websites, um einen virtuellen Assistenten zu finden Ein virtueller Assistent ist eine reale Person, die Sie oder Ihr Unternehmen von Ihrem Heimbüro aus unterstützt. Sie können praktisch überall sein, und die angebotenen Dienstleistungen reichen von professionellen administrativen, technischen, persönlichen oder beruflichen Tätigkeiten ganze Jobs Freelancer auf der ganzen Welt.

Wenn jemand anderes Aufgaben übernimmt, die Sie nicht selbst erledigen können (oder einfach nicht möchten), haben Sie plötzlich Zugriff auf mehr (potenziell) viel mehr als 24 Stunden am Tag.

Woher weiß ich, was ich auslagern soll??

Viele Leute haben über Outsourcing nachgedacht, sich aber in letzter Minute zurückgezogen, weil sie einfach nicht glauben, dass es möglich ist, dass jemand anderes die Kontrolle über bestimmte Aspekte ihres Lebens hat, egal wie klein oder groß dieser Teil auch sein mag.

Dies ist eine Hürde, die ich vor vier Jahren überwinden musste, als ich zum ersten Mal ausgelagert wurde. Ich habe gelernt, dass es zu jeder Aufgabe fünf Fragen gibt, die entscheiden, ob sie ausgelagert werden sollen oder nicht.

1. Fürchten: Füllt mich der Gedanke, diese Aufgabe zu beginnen, mit Furcht??
2. Mangel an Wissen: Gibt es jemanden, der diese Aufgabe besser erledigen könnte als ich?
3. Wiederholung: Mache ich diese Aufgabe immer und immer wieder, ohne dass dies einen wirklichen Wert für meine Ziele hat?
4. Aufschub: Zögere ich, anstatt diese Aufgabe zu beginnen?
5. Zeit: Könnte meine Zeit besser genutzt werden, um etwas anderes zu tun?

Wenn ich antworte Ja Bei den oben genannten Fragen wähle ich normalerweise die Aufgabe aus. Das einzige Mal ich Gewohnheit Outsourcing der Aufgabe in diesen Situationen ist, ob das Outsourcing schwieriger oder zeitaufwändiger ist als die eigentliche Ausführung der Aufgabe.

Welche täglichen Aufgaben kann ich realistisch auslagern??

Als ich mit dem Outsourcing begann, habe ich kleine Freiberufler für Datenerfassungsaufgaben und Grundlagenforschung eingestellt. Als ich jedoch mehr und mehr über das effektive Outsourcing lernte, lernte ich bald, dass die Arten von Aufgaben, die ich delegieren konnte, nur durch meine Vorstellungskraft begrenzt waren.

Email

Vermutlich haben Sie sich bei dem Gedanken, die Verantwortung für Ihren Posteingang zu übernehmen, einem Mann überlassen, den Sie gerade aus dem Internet gemietet haben und der auf halber Strecke auf der ganzen Welt arbeitet. Vertrau mir, ich verstehe. Ihr Posteingang ist Ihr Zufluchtsort, richtig? Fangen Sie also klein an, leiten Sie einfach die ungerade E-Mail an Ihren Freelancer weiter, damit sie mit dieser einzelnen Anfrage umgehen können (indem Sie beispielsweise einen Termin in Ihr Tagebuch eintragen). Dann können Sie nach und nach das notwendige Vertrauen aufbauen.

Wenn das Vertrauen in Ihren Freelancer zunimmt, können Sie andere E-Mail-Verantwortlichkeiten übernehmen, sodass diese möglicherweise Ihren gesamten Posteingang filtern, sodass Sie nur die dringendsten und produktivsten Nachrichten beantworten müssen.

Termine und Reservierungen

Wenn Sie einen freiberuflichen Assistenten haben, der Ihre Termine und Reservierungen für Sie vornehmen und verwalten kann, sparen Sie nicht nur Zeit und Mühe. Es macht auch deine Erfahrungen besser.

Letztes Jahr buchte mein freiberuflicher Assistent ein Hotel für meine Freundin und mich zum Übernachten. In der Nacht vor dem Aufenthalt rief er die Rezeption an und stellte sicher, dass alles für die Buchung in Ordnung war (er erwähnte auch, dass es der Geburtstag meiner Freundin war). Als wir am nächsten Tag ankamen, nehme ich an, dass das Hotelpersonal gedacht haben muss, dass ich ein Hot-Shot bin (mit meinem eigenen Assistenten und allem anderen), und wir kamen in ein modernisiertes Zimmer mit einer Flasche Wein und einer Handschrift Karte am Bett gelassen.

Wenn mein Assistent nicht vorher angerufen hätte, wäre dies wahrscheinlich nie passiert. Sie können Ihren Assistenten telefonieren lassen, Arzttermine vereinbaren, Flüge buchen, Tickets für Konzerte kaufen - was immer Sie brauchen!

Online Einkaufen

Ich habe einmal gehört, wie Ramit Sethi darüber sprach, wie er seinen Online-Einkauf vereinfacht hat. In der Vergangenheit sprach er mit einem Freund, der ein Buch, einen Film oder ein Album empfahl. Wie die meisten von uns würde er sich den Namen der Empfehlung notieren, die Konversation fortsetzen und nie wirklich den Kauf abschließen. Wenn er nun eine Empfehlung erhält, sendet er eine superschnelle E-Mail an seinen Assistenten:

Buch kaufen: The Great Gatsby

Sein Assistent weiß aus früheren Anweisungen genau, was zu tun ist, d. H. Wie er auswählen soll, welche Ausgabe er kaufen soll, wie viel er ausgeben darf, wohin das Buch geliefert werden soll. Dies ist eine Outsourcing-Methode, die ich kürzlich übernommen habe, und ich wünschte nur, ich hätte es früher getan. Und es kann auf andere Einkaufsformen wie Lebensmittel oder Kleidung ausgedehnt werden (sofern Sie Ihrem Assistenten beigebracht haben, was Sie möchten).

Internet-Browsing

Wie oft haben Sie ziellos im Web gesucht, in der Hoffnung, dass etwas Ihr Interesse weckt? Wie viele Stunden pro Woche verschwenden Sie beim Öffnen im Zug oder beim Fernsehen nur Tabs für Tabs, und schließen Sie sie, ohne ein einziges Wort auf der Seite zu lesen?

Indem Sie Ihrem Assistenten Ihre Interessen beibringen, die Art von Dingen, über die Sie gerne lesen möchten oder über die Sie auf dem Laufenden gehalten werden möchten, können Sie die sinnlose Surfphase umgehen und stattdessen wissen, dass Sie immer einen konstanten Strom von Inhalten haben das wird wirklich für Sie interessant sein.

Für mich findet mein Assistent Inhalte, die mir gefallen (oder über Themen, über die ich etwas lernen muss) und speichert sie in meinem Instapaper-Konto. Verwalten Sie Ihre Lesezeichen- und Leseliste mit Instapaper. Verwalten Sie Ihre Lesezeichen- und Leseliste mit Instapaper Ich kann auf sie auf meinem Handy, iPad oder Laptop zugreifen und hilft mir dabei, unzählige Stunden sinnloser Online-Wanderungen zu sparen.

Transkribieren

Ich vermute, Sie haben nicht mehr mitbekommen, in wie vielen Besprechungen Sie sich befanden und vollständig aus dem Fenster ausgeschieden sind. Sie haben einen anständigen Teil einer wichtigen Konversation verpasst. Sie sind wahrscheinlich auch aus einer Besprechung herausgekommen, um ein paar Notizen und Aktionspunkte zu schreiben, nur um abgelenkt zu werden, wobei Sie völlig vergessen, was Sie eigentlich schreiben sollten.

Um dieses Problem zu umgehen, versuchen Sie, Ihre Meetings aufzuzeichnen, und senden Sie die Audiodatei an einen Freelancer, der die Konversation abschreiben kann, oder sie können einfach wichtige Punkte notieren, damit Sie sie in Zukunft durchsuchen können.

Es gibt Hunderte von anderen Aufgaben, die Sie auslagern können, sei es persönlich oder geschäftlich. Von Webdesign, Beratung und Schreiben, über Modeberatung, Reiseplanung bis hin zur Bewerbung. Was Sie für ein Outsourcing wählen, sollte auf den fünf Fragen basieren, die oben in diesem Artikel aufgeführt sind, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit in die Aufgaben mit dem höchsten Hebel investieren.

Einige Hinweise

Es ist nicht zu leugnen, dass Auslagerung entmutigend sein kann. Indem Sie jemanden einstellen, der sich um Ihre täglichen Aktivitäten kümmert, werden Sie automatisch Manager. Hier sind einige Tipps, um Sie auf dem Laufenden zu halten:

Stellen Sie sorgfältig ein

Wenn Sie einen Job bei Elance of Odesk einstellen, erhalten Sie wahrscheinlich mindestens 30 bis 40 Vorschläge, und es ist Ihre Aufgabe, die Person zu finden, die für Sie die richtige ist. Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, erstellen Sie eine Auswahlliste mit etwa 3-7 Bewerbern und stellen Sie ihnen eine einfache Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Sie sehr klare Anweisungen geben und eine Frist. Teilen Sie ihnen mit, wie Sie die angeforderten Informationen erhalten möchten. Wenn Sie möchten, dass Sie in Zukunft Anrufe für Sie tätigen, bitten Sie sie, Ihnen eine Audiodatei zu senden, die einige Fragen beantwortet, damit Sie ihre 'Telefonstimme' hören können..

Richten Sie ein "Über mich" -Dokument ein

Das letzte, was Sie tun möchten, ist, Ihre Anforderungen an Ihren Assistenten immer und immer wieder zu wiederholen. Jedes Mal, wenn Sie ihnen neue Informationen geben (Geschäfte, die Sie bevorzugen, die Art der Hotels, in denen Sie gerne übernachten möchten, Ihre Anforderungen bei der Buchung eines Flugs, die Zeiten, zu denen Sie telefonieren können usw.), lassen Sie diese Informationen in ein gemeinsam genutztes Dokument eingeben. Dieses Dokument ist der erste Bezugspunkt für Fragen zu einer von Ihnen festgelegten Aufgabe (wodurch sich die Wiederholungsarbeit verringert), und wenn Sie jemals mit einem anderen Assistenten arbeiten, können Sie diese einfach übergeben Dokument und sie werden viel schneller über Sie und Ihre Vorlieben lernen können.

Sei präzise

Seien Sie bei jeder Aufgabe, die Sie delegieren, so genau wie möglich. Anstatt Schritt für Schritt Anweisungen zu schreiben, ist es möglicherweise effektiver, ein Bildschirmaufnahmevideo aufzunehmen. Ashampoo Snap 7 Review: Einfacher Screenshot und Videoaufnahme Ashampoo Snap 7 Review: Einfacher Screenshot und Videoaufnahme Suchen Sie nach einer einfachen und umfassenden Desktop-Aufnahmelösung? Snap 7 bietet erweiterte Screenshot-Optionen, einschließlich Multi-Shots und Video-Capture. Aber ist es 20 Dollar wert? Lesen Sie unsere Rezension und testen Sie es selbst mit der… Read More, die Sie Ihrem Assistenten senden können, damit er sehen kann, wie Sie würde bestimmte Aufgaben ausführen. Lassen Sie Ihren Assistenten immer wissen, wie lange er für eine Aufgabe (und / oder für Ihr Budget) aufkommen kann, und geben Sie alle möglichen Fragen an, bevor er auftaucht, um die Hin- und Her-E-Mail zu reduzieren, die das sendet kann folgen, wenn Sie nicht klar genug sind.

Sei fair: Viele Leute stellen Freelancer ein, die glauben, sie könnten jemanden einstellen, der Aufgabe für Aufgabe für 3 Dollar pro Stunde erledigt. Seien Sie bitte fair mit dem, was Sie verlangen und dem Stundensatz, den Sie anbieten. Je fairer Sie sind, desto bessere Ergebnisse erhalten Sie.

Wie ich hoffe, können Sie sehen, dass der Spielraum, wie Outsourcing dazu beitragen kann, Zeit und Energie freizusetzen, enorm ist. Um das Outsourcing jedoch optimal nutzen zu können, müssen Sie dies als langfristige Investition betrachten, die sich immer mehr auszahlt Als Ihre Assistenten erfahren Sie mehr über Sie und wie sie Ihnen helfen können.

Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, sollten Sie in diesem Interview mit Dan Andrews von Tropical MBA nachlesen, wie er es geschafft hat, den Großteil einer Million Dollar auszulagern. Wenn dich das nicht beeinflusst, wird nichts!

Dieser Artikel konzentrierte sich auf online Outsourcing, aber es gibt viele Aufgaben, die Sie auch offline auslagern können. Tools wie TaskRabbit wurden entwickelt, um bei alltäglichen Aufgaben wie Reinigen und Wäsche sowie beim Einkaufen mit Frischwaren zu helfen.

Haben Sie Ihre alltäglichen Aufgaben ausgelagert? Wenn ja, wie ist es gelaufen??

Bildnachweis: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)

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