Wie kollaborative Schreibwerkzeuge Ihr Leben einfacher machen

Wenn Sie jemals schriftliche Arbeiten gemeinsam produzieren mussten, wissen Sie, auf wie vielen Ebenen dies schwierig sein kann. Das Warten auf Ihre Schreibpartner oder die Korrektur widersprüchlicher Versionen eines Dokuments sollte Ihre geringste Sorge sein. Denn das Internet macht kollaboratives Schreiben zum Kinderspiel.

Nachdem ich in einem dreiköpfigen Team über Google Drive eine 100-seitige These geschrieben hatte, wusste ich, dass dies wahr ist. Ich habe es kürzlich jedoch nicht geschafft, Google Drive dafür zu drängen, dass ein Dokument mit weniger als zehn Seiten in einem fünfköpfigen Team erstellt wurde. Wir schickten schließlich Word-Dokumente hin und her, was mich fast verrückt machte. Helfen Sie Ihrem Team, die folgenden Probleme zu vermeiden, indem Sie mit einem kollaborativen Schreibwerkzeug in Echtzeit arbeiten. Textverarbeitung in Google Text & Tabellen? 5 Wichtige Tipps, die Sie beachten sollten Textverarbeitung in Google Text & Tabellen? 5 Wichtige Tipps zum Nachdenken Für den Großteil meines Lebens war Microsoft Word das Textverarbeitungswerkzeug, das Sie verwenden sollten, wenn Sie ernsthafte Arbeit verrichten. Sicher, es gab Alternativen wie Corel WordPerfect und später OpenOffice,… Lesen Sie mehr von Anfang an.

Warten aufeinander

Was passiert, wenn Sie kein Werkzeug verwenden, das kollaboratives Schreiben in Echtzeit unterstützt??

Sie warten am Ende aufeinander. Nur eine Person kann das Dokument schreiben oder bearbeiten, bevor die nächste Person fortfahren kann. Wenn Sie nach einer Frist suchen, kostet dies wertvolle Zeit.

Für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen Teammitglieder uneingeschränkten Zugriff auf das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten. Dies ermöglicht es jedem, in seiner Freizeit zu schreiben oder zu bearbeiten. Sie werden feststellen, dass nichts mächtiger ist, als in einem Dokument gemeinsam in Echtzeit zu schreiben, insbesondere wenn Sie sich nicht im selben Raum befinden.

Gepaart mit schlechter Kommunikation und Remote-Arbeit kostete es mein Team Wochen, aufeinander zu warten. Glücklicherweise mussten wir keinen harten Termin einhalten. Das ist jedoch nicht das schlimmste Problem, das Sie in einem Remote-Team erwarten können.

Verwirrung der Formatierung der jeweils anderen Versionen

Möglicherweise verwenden Sie nicht alle dasselbe Betriebssystem, dieselbe Textverarbeitung oder dieselbe Softwareversion. Dies kann Dinge durcheinander bringen und Stunden Ihrer Arbeit verschwenden.

Sie können Formatierungsprobleme vermeiden, indem Sie jedem das gleiche Werkzeug zur Verfügung stellen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, dass jeder im selben Dokument auf einer OS-neutralen Plattform arbeitet, beispielsweise in einem Online-Textverarbeitungsprogramm.

In unserem Team war ich für dieses Problem verantwortlich, da ich Microsoft Office nicht verwende. Warum sollte ich für Word bezahlen, wenn ich es normalerweise nur zum Öffnen von Dokumenten brauche und wenn es viele gute kostenlose Office-Alternativen 9 der besten kostenlosen und kostengünstigen Alternativen zu Microsoft Office 9 der besten kostenlosen und kostengünstigen Alternativen zu Microsoft gibt? Office Microsoft Office hat den Markt für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Diashows seit Jahren dominiert, und das aus gutem Grund - es ist eines der besten. Es gibt jedoch einen Nachteil und das ist der Preis… Lesen Sie mehr? Leider habe ich mich für eine Alternative entschieden - LibreOffice -, die mit Word nicht gut spielt.

Konfliktdokumente erstellen und nachverfolgte Änderungen verlieren

Wenn die Leute nicht aufeinander warten können, weil die Frist näher rückt, erhalten Sie verschiedene Versionen des Dokuments. Am Ende muss sich jemand zusammensetzen und die verschiedenen Versionen in einem Dokument zusammenführen. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch Fehlerquelle.

Wenn Sie widersprüchliche Versionen in einem einzigen Dokument erneut synchronisieren, verlieren Sie außerdem zumindest einige der nachverfolgten Änderungen. So arbeiten Sie mit dem Nachverfolgen von Änderungen in Microsoft Word zusammen Wie können Sie mit den Nachverfolgungsänderungen in Microsoft Word arbeiten? . Das kann den kollektiven Gedankengang unterbrechen und zu Missverständnissen führen. Wie kannst du das vermeiden??

Nach meiner Erfahrung geschieht dies nicht, wenn Sie ein kollaboratives Schreibwerkzeug verwenden. In unserem Team wurden die Leute ungeduldig und die letzte Runde des Feedbacks und der Bearbeitung wurde gleichzeitig durchgeführt. Dies bedeutete, dass eine Person alle Dokumente zusammenführen musste, was fast zu einem peinlichen Fehler führte.

Vorteile des kollaborativen Schreibens jenseits der Vermeidung von Problemen

Werkzeuge für das kollaborative Schreiben können sicherer sein als das Übertragen von Dateien über das Internet.

Aus Sicherheitsgründen (NSA ua) haben viele Institutionen die Verwendung von Tools wie Dropbox eingeschränkt. Dropbox ist zwar in erster Linie nicht ideal, verhindert jedoch eine besonders übliche Praxis: Senden und Senden von Dokumenten per E-Mail.

Im Allgemeinen ist E-Mail nicht sehr sicher. 7 Wichtige Tipps zur E-Mail-Sicherheit, die Sie kennen sollten 7 Wichtige Tipps zur E-Mail-Sicherheit, die Sie über Internet-Sicherheit wissen sollten - ein Thema, von dem wir alle wissen, dass es wichtig ist und täuschen uns im Glauben, dass "es mir nicht passieren wird". Ob… Lesen Sie mehr zum Freigeben von Dokumenten. E-Mails lassen sich nicht nur leicht abfangen, Sie können auch vergessen, jemanden einzuschließen oder versehentlich einen falschen Empfänger auszuwählen. Gehen Sie auf kollaborative Schreibplattformen, die all diese Probleme lösen können.

Wenn Sie nicht auf Services von großen Unternehmen wie Google Drive oder SkyDrive (bald OneDrive) zugreifen möchten, wählen Sie aus vielen alternativen Online-Textverarbeitungsprogrammen Beachten Sie, dass Google Docs seine Mängel aufweist. Vielleicht möchten Sie Google aus Datenschutzgründen vermeiden. Oder Sie benötigen möglicherweise andere Funktionen. Wir haben fünf hervorragende Alternativen gefunden, von denen eine für Sie arbeiten wird. Weiterlesen . Ernst über Sicherheit? Verwenden Sie ein Tool wie EtherPad, um Ihre eigene, selbst gehostete, private und Cloud-basierte Plattform für kollaboratives Schreiben einzurichten.

Wie bereits erwähnt, ist es ein echter Ansturm, an einem Dokument zu arbeiten und gleichzeitig die kreativen Eingaben anderer zu beobachten. Dann betritt man das Terrain wahrer Co-Kreation und hier entsteht Teamgeist.

Wie arbeiten Sie an Dokumenten zusammen und welche Tricks oder Tools haben Sie dazu gebracht, gesund zu bleiben??

Bildnachweise: Mann wartet über Shutterstock

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