Hier ist die entscheidende E-Mail-Sortierlösung, die Sie jemals brauchen werden

Egal, ob Sie Google Mail, Outlook, Google Posteingang, Yahoo Mail oder etwas anderes verwenden, E-Mail ist E-Mail und früher oder später ist Ihr Posteingang überflutet. Aber ein einfaches Sortiersystem stellt sicher, dass Sie nie das Gefühl haben, aus dem Ruder gelaufen zu sein und Ihre Nachrichten immer im Blickfeld zu haben.

Haben Sie schon einmal versucht, To-Do-List-Tricks in Ihrem E-Mail-Postfach anzuwenden? Ich tat. Meistens funktionieren sie nicht. Was wir über den Unterschied zwischen E-Mail- und To-Do-Listen nicht verstehen, ist, dass Aufgaben nur eine Aktion von Ihnen erfordern, während es bei E-Mails um die Kommunikation mit Personen geht.

Das Modifizieren eines beliebten Produktivitätssystems ist jedoch die Antwort auf die Beeinflussung der ständigen Flut von E-Mails. Die Matrix von US-Präsident Dwight Eisenhower zum Sortieren von Aufgaben ist auch beim Sortieren von E-Mails wunderbar effektiv, wenn Sie sie richtig einstellen.

Modifizierte Eisenhower-Matrix für E-Mails

Mit der Eisenhower-Matrix ordnete er seine To-Do-Liste in vier Quadranten ein, wodurch er herausfinden konnte, welche Aufgabe er als nächstes ausführen sollte. Die Basismatrix sieht so aus und wir werden das intakt halten:

Sie klassifizieren jede E-Mail in einen dieser vier Quadranten. Die Quadranten legen fest, was Sie mit dieser E-Mail tun und wann Sie darauf reagieren. Vergessen “Posteingang Null”, Wir werden uns nur darauf konzentrieren, die Dinge zu erledigen.

Es ist am besten, die Matrix mit Ordnern in Outlook zu kombinieren oder Google Mail-Labels zu verwenden, um Ihren Posteingang zu zähmen. Erneut entdecken Sie Google Mail-Labels, und zähmen Sie schließlich Ihren Posteingang. Gmail-Labels neu erkennen und letztendlich Ihren Posteingang zähmen Ihre Nase, die Sie möglicherweise nicht verwenden: gute alte Gmail-Labels. Weiterlesen . Jeder Quadrant hat also einen eigenen Label- / Ordnernamen und möglicherweise auch eine eigene Farbe.

Ändern Sie auf keinen Fall den Namen dieser Quadranten. Ihre Ordner oder Labels enthalten also nur diese vier Kategorien:

• Wichtig und dringend
• Wichtig (nicht dringend)
• Dringend (nicht wichtig)
• Nicht wichtig oder dringend

Was ist “Dringend”?

Es ist leicht zu erkennen, was “wichtig” ist - es ist ein subjektiver Aufruf, den wir je nach unseren Prioritäten problemlos annehmen können. Aber “dringend” zeigt ein Bild einer zeitbasierten Berechnung, und das wirft die Leute ab.

Entspannen Sie sich, keine Panik. “Dringend” Hier wird bedeuten, was immer Sie wollen. Wenn Sie einen anstrengenden Tag ohne einen Moment zur Verfügung haben, dann “Dringend” nimmt eine neue Bedeutung an. Wenn Sie einen Tag voller Meetings haben, dann “Dringend” nimmt eine andere Bedeutung an. Lass es flexibel sein; In der Tat ist es wichtig, dass es flexibel ist.

Einige Produktivitätsexperten setzen dem gerne eine zeitliche Begrenzung “dringend” eine Säule der Eisenhower-Matrix, aber es ist einfach nicht praktikabel, da sich die zeitlichen Bedürfnisse von Leben und Arbeit ständig ändern.

Es gibt keine Zauberformel oder ein festgelegtes Zeitlimit, das definiert werden kann “Dringend”. Sie werden es wissen, wenn Sie es sehen. Es ist kein schwer zu verstehendes Wort, also überlege es nicht.

Halten Sie es einfach, nicht haben “Quadrantenregeln”

Sie werden versucht sein, Ihrem Quadranten eine Aktion zuzuordnen. Bryan Lee von Tutum verwendet beispielsweise das System und hat für jeden Quadranten eine spezifische Aktion festgelegt, wie z “Entscheide, wann es geht” zum “Wichtig aber nicht dringend”, und “Delegiere es” zum “Dringend, aber nicht wichtig”.

Widerstehen Sie dem. Hier gibt es zwei Probleme.

Zuerst diese “Aktionsregeln” enden, wie Sie eine E-Mail taggen. Wenn Sie wissen, dass Sie jetzt auf eine E-Mail reagieren müssen, aber keine Zeit dafür haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Gehirn Sie dazu bringt, sie falsch zu klassifizieren.

Zweitens hat ein Quadrant nicht immer die gleiche Aktion. Das Delegieren einer Aufgabe ist nicht immer eine Option. “Nicht dringend oder wichtig” Das bedeutet nicht, dass Sie sie löschen müssen. Möglicherweise benötigen Sie diese E-Mail später noch.

Vertrauen Sie stattdessen auf Eisenhowers Matrix und vertrauen Sie auf Ihre eigene Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Ein überkompliziertes, über-spezifisches Produktivitätssystem ist ein System, bei dem Sie mit der Drei-Strike-Produktivitätsregel ein Dumping durchführen. Das 3-Strike-System: Priorisierung der To-Do-Liste Das 3-Strike-System: Priorisierung des To-Do-Systems Do List Erhalten Sie Ihre To-Do-Liste nicht? Das Problem ist möglicherweise nicht Ihre Produktivität, es können nur Ihre Prioritäten sein. Lernen Sie, wie Sie die To-Do-Liste priorisieren und die Dinge erledigen können. Weiterlesen . Die Namen dieser Quadranten geben Ihnen eine gute Vorstellung davon, worum es bei einer E-Mail geht, und Sie können entsprechend die richtige Entscheidung treffen.

Eine goldene Regel: Ohne Etikettierung nicht weiter

Die Idee ist, Ihre E-Mails rücksichtslos zu sortieren. Versuchen Sie es mit diesem Ritual, und können Sie die E-Mail-Adresse nicht jeden Morgen verschieben. Versuchen Sie dieses Ritual statt An Ihrem Tag wird der E-Mail-Weg regelmäßig abgelegt - obwohl die meisten von uns dies tun. Ist das Prüfen von E-Mails nach dem Aufwachen wirklich so schlimm? Lesen Sie mehr und beinhaltet einen Akt der Selbstdisziplin - Sie können nicht zur nächsten E-Mail wechseln, ohne die gelesene zu kennzeichnen.

Das ist kritisch. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie sie unbedingt sortieren. Erlauben Sie nicht, die nächste E-Mail einzusehen, wenn Sie diese nicht in einem Quadranten klassifiziert haben.

Wie wir bereits besprochen haben, ist das Nicht-Sortieren oder Sortieren nicht der Grund dafür, dass Ihre Produktivitäts-App nicht funktioniert. 5 Gründe, warum Ihre To-Do-App Sie weniger produktiv macht 5 Gründe, warum Ihre To-Do-App Sie weniger produktiv macht -do Listen? Ihr Problem ist nicht Ihr Ehrgeiz oder Ihre Aufgabenplanungs-App. Das Problem liegt darin, wie Sie Ihre To-Do-Liste im Allgemeinen verwenden. Weiterlesen . Sie müssen den Sortierschritt richtig machen, und dann wird alles andere zusammengefügt.

So greifen Sie Ihre E-Mails an

Das Schöne daran: Sobald Ihr Posteingang sortiert ist, benötigen Sie eigentlich keine weiteren Informationen, wann und wie Sie Ihre E-Mail adressieren sollen. Für die dringenden und wichtigen Dinge werden Sie sich in dem Moment befassen, in dem Sie etwas Freizeit haben.

Für alles andere, wie Andy Mitchell von ActiveInbox sagte, MakeUseOf, wie mit Posteingangsüberlastungen und To-Do-Listen in E-Mails umzugehen ist Liste. Sprechen wir mit Andy Mitchell, dem Gründer von ActiveInbox, über die besten Tipps, um den Posteingang mit unserer Produktivität zu verknüpfen. Weiterlesen ,

Wählen Sie an Ihrem Tag energiesparende Punkte aus (wie eine halbe Stunde nach dem Mittagessen schläfrig) und legen Sie sie in Ihren Posteingang, um darin zu blättern.

Wenn es bereits priorisiert ist, ist es einfach, Dinge zu erledigen, ohne auf ein Muss verzichten zu müssen.

Verarbeiten Sie am Ende eines jeden Tages alle Ihre sortierten E-Mails, auch wenn Sie über Ihre Smartphone-App verfügen. Vertrauen Sie mir, wenn es einmal priorisiert ist, haben Sie es in der Hälfte der Zeit, die Sie sonst brauchen.

Ist das einfach oder schwer??

Ich persönlich finde die Eisenhower-Matrix-Methode zum Sortieren von E-Mails die einfachste, die ich je verwendet habe. Dadurch ist mein Posteingang für mich viel übersichtlicher geworden und ich habe deshalb nichts übersehen.

Denken Sie, dass dieses System einfach zu implementieren ist, oder würden Sie es schwer finden? Sag uns warum!

Bildnachweise: Hey Paul Studios / Flickr

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