Werden Sie Chef bei E-Mail Lassen Sie es nicht den ganzen Tag dauern

182.900.000.000 E-Mails.

182,9 Milliarden.

Das sind mehr als 25 E-Mails pro menschlichem Geist auf dem Planeten.

Und genau das schicken wir an einem Tag (PDF).

Angesichts der verrückten Anzahl von E-Mails, die täglich gesendet und empfangen werden, ist es kein Wunder, dass diese elektronische Kommunikation für so viele von uns zu schwierig geworden ist. Aber keine Sorge, hier sind einige Produktivitätsgeheimnisse, mit denen Sie das Biest zähmen können.

Verwenden Sie Canned Responses

Ich kann die Wichtigkeit dieses nicht betonen. Die Chancen stehen gut, dass Sie auf viele E-Mails auf dieselbe Weise antworten, ob es sich dabei um die Ablehnung einer Einreichung, um die Bemühungen eines Kollegen oder um eine einfache Begrüßung handelt. Das einzige, was Sie unbedingt tun müssen, ist das Erstellen von Antworten für Ihre am häufigsten verwendeten E-Mails.

Es ist wirklich einfach, vorgefertigte Antworten in Gmail einzurichten. E-Mail schneller und besser mit eingegangenen Antworten E-Mail schneller und besser mit eingegangenen Antworten Sie haben keine Zeit zum Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Think… Read More oder ein anderer E-Mail-Client. Egal wie schnell eine Schreibkraft ist, Sie sind nicht schneller als zwei Mausklicks, oder? Sparen Sie sich etwas Zeit und tun Sie dies jetzt.

Filter & Labels / Ordner einrichten

Der beste Weg, eine Überlastung zu bewältigen, besteht darin, sie zuerst zu lösen. Das bedeutet, Filter und Labels / Ordner in Ihrem Posteingang verwenden. Outlook verfügt über Ordner, Google Mail verfügt über Labels und beide verfügen über Filter, die Sie so einrichten können, dass Ihre E-Mails automatisch an diese Ordner und Labels weitergeleitet werden. Sie können erweiterte Filter einrichten. 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. 5 Google Mail-Filter für die Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs. Welche Filter sollten alle Personen in ihrem Arsenal haben, sodass ihr Posteingang genauso ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten der ersten fünf Filter oder… Lesen Sie mehr in Google Mail entsprechend Ihren Anforderungen. In der Tat bietet Google Mail die Möglichkeit, Ihre E-Mail automatisch in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. 6 Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Inbox abzufordern 6 Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Inbox abzufragen Gibt es noch etwas, das so nützlich, verbreitet und frustrierend ist wie eine E-Mail-Inbox? Es ist schon ewig da und wir benutzen es weiter, und so lange wir es benutzen, werden Leute wie ich mit ihrem neuen Priority Inbox… Read More.

Sie brauchen einige Zeit, um sich gut einzurichten und zu kategorisieren, und der erste Monat erfordert ständigen Input von Ihnen. Aber es lohnt sich auf lange Sicht. Legen Sie die Dinge nicht einfach in Eile unter Etiketten und Filter, denken Sie darüber nach und kategorisieren Sie sie gut, denn dies ist die Automatisierung, die Ihr Posteingang für den Rest Ihres Lebens verwendet.

Ich finde es am besten, eine Prüfung in drei Schritten durchzuführen, bevor Sie eine E-Mail filtern:

1. Fragen Sie sich, wie der beste Label- / Ordnername (ob vorhanden oder nicht) für diese Nachricht wäre.
2. Prüfen Sie, ob dieser Name bereits existiert, und erstellen Sie ihn, falls nicht.
3. Fragen Sie sich, ob dieser Name eine separate Entität oder Unterkategorie in einem der vorhandenen Ordner sein sollte.

Wenn Sie dies regelmäßig tun, wird Ihr Posteingang auf magische Weise sauberer.

Nehmen Sie Ihre To-Do-Liste woanders hin

Sag es mit mir, Leute: “Ihr Posteingang ist nicht Ihre Aufgabenliste.” Googles Vivek Haldar schrieb vor einiger Zeit darüber und ich konnte nicht mehr zustimmen. Hier ist Haldars Take:

E-Mail ist ein schrecklicher Ort für eine ToDo-Liste. Ich verstehe wirklich nicht, wie man mit GTD Email erreichen kann. Eine E-Mail kann nicht bearbeitet werden. Wenn Sie es gelesen und verstanden haben, erhalten Sie möglicherweise eine klare Aktion, aber Ihr Posteingang ist nicht der Ort, an dem Sie es ablegen können.

In Ihrer E-Mail geht es um Kommunikation, also lassen Sie es uns wissen. Es gibt viele fantastische Apps für To-Do-Listen, und ich würde Any.do oder Wunderlist wärmstens empfehlen. Die Wunderlist - Die beste ToDo-Anwendung auf dem iPhone [iOS] Wunderlist - Die Beste To-Do-Liste auf dem iPhone [iOS] Wunderlist ist eine der einfachsten Methoden, um zu verfolgen, was Sie tun müssen. Es hat eine elegante Benutzeroberfläche, die einfach Sinn macht. Jeder kann es abholen und herausfinden, wie… Weiterlesen .

Abmelden von Junk

Sie glauben nicht, wie viele Newsletter und andere Junk-E-Mails trotz eines Spamfilters Ihren Posteingang verstopfen. Und sobald sich das Durcheinander aufbaut, kann es schnell außer Kontrolle geraten. Um es in seinen Spuren zu stoppen, müssen Sie es abbestellen, und es gibt einen sehr einfachen Trick, um dies zu tun.

Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Client einfach nach dem Wort “Abmelden”. Sie wird am Ende jedes Newsletters angehängt, sodass Sie plötzlich eine Liste aller Massenmails in Ihrem Posteingang sehen. Öffnen Sie sie einfach nacheinander und kündigen Sie den Newsletter ab. Ich empfehle die Verwendung des Vorschaufensters von Google Mail, um die Dinge zu beschleunigen.

Es gibt auch Add-Ons und Dienste, mit denen Sie sich schnell von Mailing-Listen abmelden können. Posteingang abmelden: Mit diesen Tools schnell von mehreren Newslettern kündigen Posteingang von Ihrem Posteingang löschen: Mit diesen Tools schnell von mehreren Newslettern kündigen Beim Abbestellen von Newslettern geht es nicht nur um Spam. Die meisten Newsletter, die unseren Posteingang füllen, verkaufen keine Medikamente oder bieten kein Preisgeld. Sie sind echte Newsletter von vertrauenswürdigen Unternehmen, die wir selbst abonniert haben. Lesen Sie mehr oder bündeln Sie sie in E-Mail-Zusammenfassungen.

Die goldene Frage, um jede E-Mail zu stellen

Dies ist das große Ding und hat mir geholfen, meine Postfachüberlastung im letzten Jahr zu bewältigen. Tom Stafford von BBC Future stellte eine goldene Frage, die Sie sich beim Öffnen einer Nachricht stellen sollten:

“Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?”

Wenn die Antwort Nein lautet, klicken Sie nicht auf Antwort oder Löschen, ohne sie zu öffnen. So einfach ist das. Nein, Sie werden nichts Großartiges verpassen - ich mache es seit einem Jahr und es funktioniert tatsächlich. Hier ist Staffords Erklärung dafür:

Nirgends ist dies offensichtlicher als die Gruppen-E-Mail und die immer wiederkehrende Lawine der Antworten. Machen Sie sich zurück, indem Sie sich daran erinnern, dass nicht alle E-Mails beantwortet werden müssen und dass viele Probleme von anderen Personen bearbeitet werden sollen und sollten. Frag dich selbst: “Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?” Meistens ist die Antwort wahrscheinlich “Nein”, und das ist ein Zeichen dafür, dass jemand anderes Ihre Aufmerksamkeit kontrolliert.

Teilen Sie Ihre E-Mail-Hacks

Jeder hat seine eigenen E-Mail-Hacks, um das Durcheinander in den Griff zu bekommen. Wir haben auch einen eigenen Google Mail-Leitfaden für alle. Es hilft, ebenso wie die Ratschläge von professionellen Anwendern. Wenn Stafford diesen Artikel nicht geschrieben hätte, würde ich immer noch in Nachrichten ertrinken, und ich bin ihm für immer dafür dankbar.

Also, wie gehen Sie mit Ihrer E-Mail-Überladung um? 3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überladung in Google Mail [Show & Tell] 3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überladung in Google Mail [Show & Tell] Die meisten von uns leiden unter Informationsüberflutung. Überwältigt von privaten E-Mails ist das vielleicht kein großes Problem, und die Hälfte der E-Mails zu ignorieren ist bis zu einem gewissen Grad akzeptabel. Im Berufsleben jedoch… Lesen Sie weiter? Es gibt hier keine falschen Antworten, Leute.

Bildnachweise: Pete, Lars Plougmann

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