7 IFTTT-Rezepte, die Sie für die einfache Zusammenarbeit mit anderen einrichten sollten

Wenn Reinheit neben Göttlichkeit steht, dann bringt Sie die Automatisierung in den Himmel. Warum? Denn wenn Ihr Leben automatisiert ist, ist es einfacher, sauberer und glücklicher.

Es gibt wenige Services, die bei der Automatisierung der Produktivität so leistungsfähig sind wie IFTTT. IFTTT hilft Ihnen, Geld zu sparen Verwenden Sie IFTTT, um Geld zu sparen und Geld zu verdienen Verwenden Sie IFTTT, um Geld zu sparen und Geld zu verdienen Vielleicht ist der beste Weg, um online über Sonderangebote auf dem Laufenden zu bleiben, IFTTT, den beliebten Datenkombinationsdienst, mit dem Sie Daten von Websites und RSS verarbeiten können Feeds in etwas Nützliches für… Lesen Sie mehr, verwandeln Sie Ihre E-Mail und SMS in eine Sportanzeigetafel. Verwandeln Sie Ihre E-Mail, Ihren SMS-Posteingang oder alles in eine Anzeigetafel mit IFTTT und ESPN Bleiben Sie auf dem Laufenden mit Ihrer Lieblingssportmannschaft, ganz wie Sie möchten. Mit dem neuen ESPN-Kanal für If This Then (ifttt) können Sie ganz einfach SMS-, E-Mail- und sogar Telefonbenachrichtigungen für Ihren Favoriten einrichten… Weiterlesen oder optimieren Sie die Automatisierung von Google Calendar 9 IFTTT-Hacks mit Google Calendar 9 IFTTT-Hacks So machen Sie Ihr Leben mit Google Kalender so gut wie möglich Ihr Kalender ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Produktivität. Wenn Sie ihn richtig verwalten, kann dies einen großen Unterschied machen. Die richtigen IFTTT-Rezepte können Ihnen dabei helfen, Ihren Google Kalender in die Hand zu nehmen und dafür zu sorgen, dass er… Lesen Sie mehr .

Dies ist nur die Spitze des Eisbergs mit IFTTT. Gerade wenn Sie denken, Sie hätten alles abgedeckt, kommen neue Rezeptideen. Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen zusammenarbeiten, bietet IFTTT noch mehr Möglichkeiten zur Automatisierung und Vereinfachung der Arbeit mit anderen. Im Folgenden finden Sie 7 nützliche Rezepte für alle Aufgaben oder Projekte, an denen Sie eine Gruppe von Personen verwalten.

E-Mail an den Kalender

Wenn Sie mit einer Gruppe von Menschen zusammenarbeiten, bei denen Sie sich nicht immer darauf verlassen können, dass sie tagsüber zur selben Zeit am Computer sind, ist E-Mail das effektivste Kommunikationsmittel.

Neben der Kommunikation ist dies auch einer der besten Automatisierungsauslöser, da Sie von überall aus eine E-Mail senden können. Menschen haben fast immer E-Mails für ihre Handys konfiguriert. Das erste Rezept, das Sie verwenden können, ist das Auslösen von Google Kalender-Ereignissen mit Ihrer E-Mail.

So funktioniert das. Richten Sie in Ihrer E-Mail (das Beispiel ist Google Mail) ein Etikett mit dem Namen "etwas" ein “Gruppenkalender”.

Erstellen Sie einen Filter, damit jede E-Mail mit dem Betreff empfangen wird “Gruppenkalender” wird mit diesem Label gekennzeichnet. Als Nächstes erstellen Sie in IFTTT einen E-Mail-Auslöser, der nach diesem Label sucht.

Verwenden Sie IFTTT, um den Inhalt dieser E-Mail in Ihren freigegebenen Kalender einzufügen. Wählen Sie einfach den Kalender-Trigger und richten Sie ihn für ein “Ereignis schnell hinzufügen”, und lassen Sie den Text die E-Mail-Adresse und den Nachrichtentext anzeigen.

Was ist cool an diesem Auslöser? - Wenn jemand schreibt “Business Dinner morgen um 20 Uhr” Im Körper platziert IFTTT das Ereignis morgen um 20:00 Uhr in Ihrem Kalender!

Hier hast du es. Jedes Ereignis kann automatisch mit dem richtigen Betreff in der E-Mail zum Gruppenkalender hinzugefügt werden.

Der einzige Haken dabei ist, dass die Google-E-Mail-Adresse, mit der Sie IFTTT verwenden, diejenige sein muss, die für den freigegebenen Gruppenkalender verwendet wird. Solange Sie es mit demselben Google-Konto eingerichtet haben, funktioniert dieses Rezept hervorragend.

Erstellen Sie ein Ereignis in Google Kalender per SMS an die IFTTT-Nummer

Das nächste Rezept ist eine weitere Möglichkeit, ein Ereignis in den freigegebenen Google Kalender einzufügen, außer diesmal per SMS. Richten Sie einfach einen IFTTT-SMS-Auslöser mit markierter Nachricht ein und machen Sie den Hashtag in etwa wie #GroupEvent.

Der Auslöser wird wieder ein Google Kalender-Ereignis sein, und Sie müssen nur die eigentliche Textnachricht selbst einschließen.

Die gleiche Regel gilt. Wenn der Text einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit angibt, ist IFTTT intelligent genug, um dieses Ereignis in den richtigen Zeitschlitz Ihres Kalenders einzufügen. Dies ist eine praktischere Methode, um diese Gruppenereignisse im Kalender per SMS zu erstellen, anstatt E-Mails zu senden. Sie müssen Ihre E-Mail-App daher unterwegs auf dem Telefon öffnen.

E-Mail an die Tabelle

Ein weiteres meiner Lieblingsrezepte für Gruppenzusammenarbeit ist das Rezept "Email to Spreadsheet". Dies ist ideal für Projekte, bei denen eine Gruppe von Personen alle Daten abfragt.

Ihre Gruppenmitglieder benötigen lediglich ein Mobiltelefon mit E-Mail-Konnektivität. Wenn sie Informationen sammeln, müssen sie lediglich eine E-Mail mit dem Betreff senden “addss: ” gefolgt vom Namen der gesammelten Daten.

Genau wie beim E-Mail-an-Kalender-Tool müssen Sie in Ihrem E-Mail-Konto einen Filter einrichten, um nach diesem Text im Betreff zu suchen.

Verwenden Sie die “Hat die Worte” Feld statt Betreff, da der Betreff auch andere Informationen enthält. Lassen Sie diesen Filter das Etikett anwenden “ADD-SPREADSHEET” zu dieser E-Mail.

Erstellen Sie jetzt in IFTTT einen E-Mail-Auslöser, der nach E-Mails sucht, deren Bezeichnung in Ihrem Posteingang ankommt.

Erstellen Sie anschließend einen Google Drive-Auslöser, der einer Tabelle hinzugefügt werden soll. Geben Sie den Namen eines Gruppentabellenblatts ein, das Sie in Google Drive erstellt haben, und legen Sie fest, dass für die eingefügten Daten die drei Felder verwendet werden - das Empfangsdatum, der Betreff (der das Datenerfassungselement enthält) und der Körpertest (der Daten selbst).

Dies nimmt eine eingehende E-Mail von Ihren Gruppenmitgliedern und fügt ihre Daten automatisch in die Gruppentabelle ein, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Dies ist eine bequeme Möglichkeit, Daten an einem Ort zu sammeln, während alle unterwegs sind. Denken Sie an Kraftwerkspersonal, die zu den Feldgeräten gehen, um Informationen von Maschinen zu sammeln. Büro-IT-Mitarbeiter, die herumlaufen und PC-Informationen sammeln; oder politische Beschäftigte, die von den Bürgern der Umfragen Abfragen machen. Diese Situationen könnten von einem solchen automatisierten Werkzeug profitieren.

Dropbox-Benachrichtigungen

Manchmal schneiden einfache Textzeilen dies natürlich nicht. Ihre Gruppenmitglieder müssen möglicherweise vollständige Formulare oder PDF-Dokumente an den Teamspeicherort senden. Dies ist eine Situation, die definitiv eine automatisierte Dropbox-Lösung erfordert. Alles, was Sie mit Dropbox tun müssen, ist, einen freigegebenen Ordner zu erstellen. Alle Teamkollegen müssen ihre mobilen Geräte über eine Dropbox-App mit diesem Freigabeverzeichnis verknüpfen, und Sie sind fertig.

Wie werden Sie jedoch benachrichtigt, wenn Ihre Teammitglieder neue Dokumente in den freigegebenen Ordner gesendet haben? Ah, jetzt gibt es einen Job für IFTTT! Erstellen Sie zunächst einen Dropbox-Auslöser für den Ordner, in den Ihre Teammitglieder Dokumente ablegen können.

Die Aktion wird eine SMS an Ihr Telefon sein, die Sie mit dem Dateinamen und einem URL-Link direkt zum Dateipfad in DropBox versorgt.

Sobald Teammitglieder ein Dokument in den freigegebenen Ordner werfen, wissen Sie als Manager sofort, dass das Dokument für Sie bereit ist. Dies ist ein gutes Werkzeug für einen Lehrer, der Aufgaben für eine große Klasse verwaltet. ein Redakteur, der auf Artikel wartet; und viele andere Szenarien.

Dropbox kann Sie auch über Änderungen in Ihren Cloud-Ordnern informieren. Dieses einfache Rezept hilft Ihnen, Ihre Optionen mit anderen Benachrichtigungswerkzeugen zu erweitern.

Datum der Benachrichtigung und SMS

Ein weiteres häufiges Bedürfnis nach Gruppen, die zusammenarbeiten, sind ständige Treffen. Es ist ein unglückliches Bedürfnis, aber es gibt keinen besseren Weg, um eine Gruppe auf dem Laufenden zu halten, als bei regulären Meetings, bei denen sich jeder einschaltet, um über den Fortschritt zu berichten. Das Problem ist, dass es immer Menschen gibt, die Meetings vergessen.

Wenn Sie Abhilfe schaffen möchten, verwenden Sie den Datum / Uhrzeit-Auslöser in IFTTT. Sie können damit alles auslösen, von E-Mails bis hin zu iPhone-Benachrichtigungen. In dem folgenden Beispiel verwende ich ein Szenario, in dem die Gruppe aktiv über eine Facebook-Seite kommuniziert. Sie können eine Benachrichtigung an eine Facebook-Seite mit IFTTT auslösen, aber zuerst müssen Sie den Tag / Zeit-Auslöser erstellen.

Dann erstellen Sie einfach die benutzerdefinierte Nachricht, die Sie auf der Facebook-Seite werfen möchten, wenn die Zeit für das Meeting näher rückt.

Wenn die Gruppe diese Seite aktiv verwendet, sollten Sie keine einzige abwesende Person bei der Besprechung haben.

Facebook-Seite #Helptag zum Gruppieren von E-Mails

Hier ist ein anderes Szenario. Angenommen, Sie betreiben ein Unternehmen, das Websites hostet, und Sie haben eine wachsende Anzahl von Kunden, die Ihre technische Unterstützung benötigen. Ihr Tech-Support-Team ist großartig, aber Ihre Kunden beschweren sich, dass es nicht immer einfach ist, sich mit dem technischen Support in Verbindung zu setzen.

So können Sie Ihre Kunden für Ihren technischen Support begeistern. Bieten Sie an, beliebige Helpdesk-Fragen mit dem Hashtag auf Ihrer Facebook-Seite zu posten #Hilfe, und diese Nachricht sofort an die gesamte Tech-Support-Gruppe senden.

Der Auslöser bei IFTTT ist ein Auslöser für eine Facebook-Seite, in dem Sie den Hashtag einrichten.

Dieser Auslöser geht zur E-Mail-Benachrichtigungsausgabe. Machen Sie das Motiv wie eine Flagge “GROUP-HELP” und fügen Sie die Nachricht des Beitrags in den Körper ein.

Dies wird an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet. Erstellen Sie einfach einen Filter in Ihrem E-Mail-Konto und leiten Sie diese Nachricht automatisch an Ihr gesamtes Team von Mitarbeitern des technischen Supports weiter. Einfach!

Wenn einer Ihrer Kunden das nächste Mal feststellt, dass Ihre Server ausgefallen sind, können Sie darauf vertrauen, dass Ihre gesamte technische Supportgruppe genau zur gleichen Zeit davon erfährt - in dem Moment, in dem ein Kunde dies meldet!

Toodledo an E-Mail, wenn Aufgaben abgeschlossen sind

Eine der besten Ergänzungen zu IFTTT war meiner Meinung nach Toodledo. Sie benötigen eine Aufgabenliste, um eine Gruppe vollständig verwalten zu können. Mit Toodledo, das in IFTTT integriert ist, können Sie damit alle Arten von cooler Automatisierung durchführen.

Wäre es beispielsweise nicht schön, jedes Mal eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand in Ihrem Team seine Aufgabe erfüllt?

Kein Problem. Erstellen Sie in IFTTT einen Trigger, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Wählen Sie auf der Ausgabeseite E-Mail. Das Tolle ist, dass diese E-Mail an mehrere Personen gesendet werden kann, nicht nur an Ihr bei IFTTT registriertes E-Mail-Konto. Sie können bis zu fünf Adressen von Personen eingeben, die wissen müssen, wann Aufgaben vom Team erledigt werden.

Es gibt andere Möglichkeiten, die Sie mit Toodledo machen können, wie Sie der obigen Auslöserliste entnehmen können. Sie können auch auslösen, wenn neue Aufgaben erstellt werden, oder nur neue Aufgaben mit bestimmten Tags.

Teilen Sie Ihre eigenen Tricks und Rezepte

Mit etwas Kreativität ist es einfach bemerkenswert, wie sehr Sie die Zusammenarbeit einzelner Mitglieder in einer Gruppe automatisieren können. Die Zusammenarbeit mit anderen Personen kann eine komplexe Reihe von Aufgaben, Herausforderungen und Erfolgen sein. Warum also nicht alles vereinfachen, indem Sie die Kommunikation, Planung und Verwaltung so automatisieren, wie Sie können? Auf diese Weise können Sie sich auf das vorliegende Projekt konzentrieren, was wiederum zu einem deutlich besseren Endergebnis führt.

Haben Sie jemals IFTTT verwendet, um Gruppenaufgaben zu automatisieren? Teilen Sie Ihre eigenen Tricks und Rezepte in den Kommentaren unten mit!

Bildnachweise: Kreative Nachhaltigkeit über Flickr

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