7 Tipps zur E-Mail-Effizienz, um schneller und schneller E-Mails zu erhalten

Das Leben dreht sich um Kommunikation und ohne sie wird buchstäblich nichts erreicht. E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das Ihnen das Leben erleichtern soll. Anstatt einen Brief einzugeben oder zu versuchen, jemanden am Telefon oder persönlich zu fangen, können Sie schnell ein paar Zeilen eingeben und darüber sein.

E-Mail kann aber auch eine erhebliche Zeitsenke sein. Dies geschieht normalerweise, wenn es falsch verwendet wird. Viele Leute senden Ihnen E-Mails, die Sie nicht benötigen, mit Betreffzeilen, die den Inhalt nicht widerspiegeln, und in mehr Worten als nötig. Es kann jedoch auch Ihre eigene Schuld sein, wenn Sie beispielsweise E-Mails nicht richtig verarbeiten oder Ihren Posteingang als Aufgaben- oder Leseliste missbrauchen. Tatsache ist, dass Sie Ihre E-Mails schneller abrufen können, indem Sie Ihre Gewohnheiten verbessern und einige wichtige Tipps zur E-Mail-Effizienz konsequent anwenden.

E-Mail-Zeit planen

Wenn Sie Angst davor haben, Ihre E-Mails zu erhalten, oder wenn Sie regelmäßig zu viel Zeit damit verbringen, Ihren Posteingang zu löschen, versuchen Sie, einen Zeitplan einzuhalten. Einige Leute empfehlen, zweimal pro Tag E-Mails für eine festgelegte Zeit zu erstellen. Die Zeitplanung ist intelligent, da sie den Zeitrahmen und den Raum des Geistes schafft, um sich auf die Erledigung der Aufgabe zu konzentrieren. Außerdem werden Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie wirklich mit E-Mails verbringen.

Das Überprüfen von E-Mails nur zweimal am Tag funktioniert nicht für alle. Wenn Sie den ganzen Tag über auf dem Laufenden bleiben und Ihre E-Mails mehrmals abrufen müssen, geben Sie sich stündlich ein paar Minuten Zeit, zusätzlich zum Abrufen und Verarbeiten von E-Mails morgens und abends. Diese kurzen E-Mail-Sprints bieten die Möglichkeit, auf dringende E-Mails oder auf eine E-Mail zu antworten, für die Sie zuerst Informationen abrufen mussten.

Die Idee ist zu…

• Erstellen Sie ein Zeitlimit, indem Sie die E-Mail-Zeit festlegen,
• den Ehrgeiz haben, innerhalb dieser Grenze zu bleiben,
• schneller werden und
• nach und nach freie Zeit in Ihrem Zeitplan.

Diese Denkweise hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und effizienter zu werden. Kombinieren Sie das mit allen anderen Tipps zur E-Mail-Effizienz in diesem Artikel, und Sie werden Ihre E-Mails bald wie nie zuvor durchlaufen.

Verarbeiten Sie jede E-Mail, die Sie öffnen

Für jede E-Mail, die Sie öffnen, müssen Sie auf die eine oder andere Weise handeln. Wenn Sie dies sofort tun, sparen Sie Zeit, da Sie diese E-Mail nicht mehr bearbeiten müssen. Sie werden Ihren Posteingang auch mindestens einmal am Tag löschen, was ein befreiendes Gefühl ist.

Handeln Sie für jede geöffnete E-Mail sofort, wenn dies möglich ist, oder planen Sie gegebenenfalls eine Aufgabe, archivieren oder löschen Sie die E-Mail. Sofortiges Handeln kann bedeuten, dass Sie schnell reagieren, einen kurzen Anruf tätigen, Termine in Ihren Kalender übertragen, Aufgaben zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen, E-Mails ablegen oder später Inhalte lesen. Wann immer Sie nicht in der Lage sind, sofort zu reagieren oder zu reagieren, erstellen Sie eine Antwort und planen Sie eine Aufgabe, um sich an das zu wenden, was Sie tun müssen. In jedem Fall erhalten Sie alle E-Mails aus Ihrem Posteingang.

Beachten Sie, dass in Google Mail jede E-Mail eine eindeutige URL hat. Wussten Sie, dass Sie bestimmte Gmail-Nachrichten mit einem Lesezeichen versehen können? Wie und warum wussten Sie, dass Sie bestimmte Gmail-Nachrichten mit einem Lesezeichen versehen können? Warum und warum es viele Fälle gibt, warum Google Mail ein genialer Webmail-Client ist. Auch wenn es fast trivial ist, E-Mails in Google Mail zu finden, bedeutet das Wissen, dass Sie sie finden können, nicht, dass Sie… Weiterlesen. Verwenden Sie das jetzt nicht, um Ihre E-Mails mit einem Lesezeichen zu versehen! Fügen Sie stattdessen den Link der jeweiligen Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste oder Ihrem Kalendereintrag hinzu. Es ist viel besser, als diese E-Mails in Ihrem Posteingang nachverfolgen zu können.

Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen…

• Handeln Sie bei jeder E-Mail, die Sie öffnen,
• Übertragen Sie Aufgaben und Termine in Ihre Aufgabenliste oder Ihren Kalender und
• Fügen Sie E-Mail-URLs als Referenz hinzu,
• reagiere sofort wenn möglich,
• ggf. eine Antwort verfassen,
• Archivieren oder löschen Sie jede E-Mail, die Sie geöffnet haben,
• Entwürfe Ordner und Aufgabenliste einmal täglich bearbeiten.

E-Mails filtern und beschriften

Viele Leute behalten E-Mails in ihrem Posteingang, weil sie keine bessere Möglichkeit kennen, um den Überblick zu behalten. Es trägt zum Durcheinander bei und macht es mit der Zeit tatsächlich schwieriger, Dinge zu finden. In Google Mail können Sie mithilfe der leistungsstarken Suchfunktion alle E-Mails leicht finden. 5 Erweiterte Google Mail-Suchoperatoren, die Sie kennen sollten 5 Erweiterte Google Mail-Suchoperatoren, die Sie kennen sollten Gmail ist ein ausgeklügelter Webmail-Client mit vielen tollen Funktionen. Als Google-Dienst ist die Suche natürlich eine der Stärken. Und genau so hat Google E-Mail revolutioniert. In Google Mail haben Sie nicht wirklich… Lesen Sie mehr. Alternativ können Sie E-Mails mit einem Label versehen, um sie schnell zu finden, wenn Sie sie in Ihrem Posteingang aufbewahren müssen, oder sie in Ordnern sortieren, um sie später abzurufen.

Anstatt E-Mails manuell zu sortieren, können Sie Filter einrichten, um E-Mails, die Sie regelmäßig erhalten, automatisch zu verarbeiten. 5 Google Mail-Filter zur Unterstützung der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs 5 ​​Google Mail-Filter zur Unterstützung der Priorisierung und Organisation Ihres Posteingangs Welche Filter sollten jede einzelne Person in ihrem Arsenal haben? dass ihr Posteingang so ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter oder… Read More zu helfen, einschließlich Benachrichtigungen, Abonnements, Digests, aber auch E-Mails von bestimmten Personen. Anstatt einen neuen Filter für jede einzelne Quelle einzurichten, erstellen Sie einen E-Mail-Alias. Teilen Sie Ihre E-Mail mit der Kraft von Gmail und teilen Sie Ihre E-Mail mit der Kraft von Gmail ab. Wenn es um die E-Mail-Organisation geht, kommt es häufig zu einer sofortigen Reaktion Alles über Ordner, Tags, Filter, Prioritätsmarken und ähnliches. Nicht alle sind schlecht - in der Tat, die meisten von… Read More für E-Mail-Arten (z. B. Forenbenachrichtigungen oder Newsletter-Abonnements) und filtern E-Mails nach der E-Mail-Adresse, an die sie gesendet werden. Indem Sie diese E-Mails in einen eigenen Ordner leiten, verstopfen sie niemals Ihren Posteingang, Sie verschwenden keine Zeit mit der Verarbeitung und können sie immer noch lesen, wann immer Sie Zeit haben.

Der beste Weg, um Ihre E-Mails zu verwalten, ist…

• Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail durchsuchen können,
• Label und
• E-Mails sortieren,
• idealerweise mit automatisierten Filtern, wo möglich, und
• Lassen Sie sie Ihren Posteingang umgehen, wenn Sie sie nie sofort bearbeiten müssen.

Eingehende E-Mail reduzieren

Wenn Sie täglich mit dem Löschen Ihres Posteingangs beginnen, werden Sie feststellen, welche E-Mails Sie nicht benötigen. Anstatt Filter für E-Mails einzurichten, möchten Sie nicht wirklich empfangen werden oder werden nie die Zeit haben, zu lesen, handeln. Dies kann bedeuten, dass Sie sich von einem Newsletter, den Sie nie gelesen haben, abmelden, einem Freund mitteilen, dass er keine Cartoons mehr weiterleiten soll, oder einen Kollegen bitten, Sie nur für wichtige E-Mails an Sie weiterzuleiten.

Kurz gesagt, adressieren Sie unnötige E-Mails, kündigen Sie den Newsletter strikt ab und filtern Sie gegebenenfalls in den Papierkorb.

Stellen Sie ein Beispiel: Halten Sie Ihre eigenen E-Mails klar und kurz

Das Verfassen einer ausführlichen E-Mail dauert einige Zeit. Und es braucht Zeit, um es zu lesen und zu verarbeiten. Sparen Sie sich und anderen Zeit und lernen Sie, Ihre E-Mails klar und kurz zu halten.

Das beginnt mit einer guten Betreffzeile. Stellen Sie sicher, dass es den Inhalt Ihrer E-Mail eindeutig widerspiegelt. Dies wird einfacher, wenn Sie pro E-Mail nur einen Betreff angeben. Halten Sie schließlich Ihre E-Mail kurz. Ich würde keine Ein-Satz-Richtlinie empfehlen, aber die täglichen E-Mails sollten kurz sein. Machen Sie das Denken und extrahieren Sie die Essenz dessen, was Sie kommunizieren möchten, bevor Sie senden.

Ihre Empfänger werden Ihre E-Mails lieben, wenn sie…

• eine klare Betreffzeile,
• ein Betreff pro E-Mail,
• Schlüsselideen klar ausgedrückt in
• nicht mehr als 1-5 Sätze.

Verwenden Sie Canned Responses

Wenn Sie viele E-Mails erhalten, für die mehr oder weniger dieselbe Antwort erforderlich ist, erstellen Sie eine Vorlage und richten Sie eine festgelegte Antwort ein. Dies kann viel Zeit sparen und ist mit Google Mail sehr einfach zu bewerkstelligen. Wir haben einen ganzen Artikel darüber geschrieben, wie Sie schneller und besser per E-Mail E-Mails schneller und besser per E-Mail versenden können. E-Mail schneller und besser über Dosenantworten Sie haben keine Zeit zum Mittagessen zu kochen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Brauchen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht geht? Einfach, nimm etwas Konserven. Haben Sie es satt, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie konservierte E-Mails! Denken Sie… Lesen Sie mehr .

Verwenden Sie Tastenkombinationen

Die meisten E-Mail-Programme bieten Tastenkombinationen. Google Mail verfügt beispielsweise über Verknüpfungen zum Antworten (a), Löschen (UMSCHALT + 3) oder Archivieren einer E-Mail (a). Wir haben hier eine PDF-Zusammenfassung nützlicher Google Mail-Verknüpfungen zusammengestellt. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise Tastenkombinationen aktivieren müssen. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Tastenkombinationen für Ihren E-Mail-Client Ihrer Wahl zu lernen, und Sie werden Ihre E-Mails jeden Tag viel schneller verarbeiten.

Im Folgenden finden Sie weitere Tipps zur E-Mail-Effizienz, mit denen Sie E-Mail effektiver nutzen können. 10 Tipps für eine effizientere E-Mail-Verwendung 10 Tipps für eine effizientere E-Mail-Kommunikation Der beste Rat, den ich bezüglich der E-Mail- und E-Mail-Produktivität gehört, ist: Antworten Sie nicht auf E-Mails am Morgen. Es ist ein bisschen paradox, aber es stimmt, dass E-Mail und Produktivität an der Spitze stehen… Lesen Sie weiter .

Fazit

E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das Ihnen dienen sollte, nicht Ihr Leben zu kontrollieren. Machen Sie sich klar, was Sie mit diesem Kommunikationswerkzeug erreichen möchten, wie Sie Ihre Zeit verbringen möchten, und automatisieren oder eliminieren Sie alles, was zwischen Ihnen und der schnellen Bearbeitung Ihrer E-Mails steht. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, braucht das Löschen Ihres Posteingangs nicht viel Zeit. Und wenn Sie einmal eine gute Routine haben, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass Sie Ihre E-Mails für ein paar Stunden oder einen Tag nicht abrufen müssen, da Sie wichtige Aufgaben erledigen. Sie werden wissen, dass Ihre Routine Sie in kürzester Zeit durch einen überfluteten Posteingang pflügen lässt.

Haben Sie irgendwelche E-Mail-Verarbeitungstipps, die ich vermisst habe??

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