6 Wege, um fleißige Leute dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu beantworten

Wenn Sie jemandem auf der Straße begegnen und Hallo sagen, wie fühlen Sie sich, wenn er kein Hallo sagt? Es ist erstaunlich, wie wenig ein Mangel an Anerkennung das Gefühl einer Person hervorrufen kann, aber es ist auch erstaunlich, wie viel Sie tun können, um eine Reaktion zu ermutigen. Gleiches gilt für E-Mails.

Stellen Sie sich jetzt das umgekehrte Szenario vor. Du kommst an jemandem vorbei und sie schauen dich kurz an, sagen hallo und schauen dann schnell weg. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Hallo sagen? Stellen Sie sich jetzt eine Person vor, die Sie direkt in die Augen schaut, breit lächelt und "Hallo" sagt - sogar mit Ihrem Namen! Die Chancen sind viel besser, dass Sie dazu inspiriert werden, in einer Art zu antworten.

Dasselbe gilt auch für E-Mails. Anstelle von Gesichtsausdrücken oder einem Tonfall gibt es eine ganze Reihe anderer Regeln, wenn es um E-Mails geht, die eine Person dazu anregen oder entmutigen, das Internet zu treffen “Antworten” Taste und antworte dir. In diesem Beitrag werde ich ein paar Tricks mit Ihnen teilen, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe - Tipps, die Ihren Erfolg erheblich steigern, wenn Sie E-Mail-Antworten erhalten, selbst von sehr viel beschäftigten Leuten.

Warum brauchen Sie eine Antwort??

Als ich vor einigen Jahren den Job gewechselt habe, begann ich in einer Firma zu arbeiten, in der die Leute viel beschäftigter waren als in meinem letzten Job. Die Leute hatten kaum Zeit, die Projektarbeit abzuschließen. Daher wurde die Beantwortung von E-Mails zur Aufgabe, 5 Gmail-Filter zu priorisieren und den Posteingang zu ordnen. 5 Gmail-Filter, die zu helfen, den Posteingang zu priorisieren und zu organisieren. Welche Filter sollten jede Person in ihrem Arsenal haben? ihr Posteingang ist so ordentlich wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen zu helfen, Ihre ersten fünf Filter einzurichten oder… Read More. Ich lernte schnell, dass ich, wenn ich nicht ein bestimmtes Format und eine bestimmte Herangehensweise habe, wenn ich Leute per E-Mail schicke, möglicherweise viele Tage lang keine Antwort bekomme.

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden - insbesondere jemandem, der extrem beschäftigt ist - besteht darin, eine kurze Bestandsaufnahme der eigenen Gründe für den E-Mail-Versand durchzuführen. Wenn sie beschäftigt sind und Ihre E-Mail kein Thema mit hoher Priorität ist, wird sie wahrscheinlich irgendwo in einer To-Do-Liste versteckt. Sie kann nur dann bearbeitet werden, wenn mehr Zeit für das Problem besteht (wenn überhaupt) ). Beschäftigte Menschen haben Schwierigkeiten, E-Mails zu verwalten. Je belebter sie sind, desto weniger wahrscheinlich erhalten Sie eine Antwort, wenn Sie Ihre Karten nicht richtig spielen.

Wenn Sie die Wichtigkeit des Problems ausreichend begründen können, um eine E-Mail zu rechtfertigen, lasst uns auf jeden Fall anfangen.

Stellen Sie eine Frage - vorzugsweise über sie

Im Jahr 2012 führten Forscher der Harvard University eine ziemlich gründliche Studie durch, bei der sogar Gehirnscans durchgeführt wurden “biochemisches Summen” von sich selbst reden. Je mächtiger eine Person ist - wie viele extrem beschäftigte Menschen -, desto mehr reden sie gerne über sich. Immerhin ist es einfach so so sehr zu sagen, richtig?

Dies bedeutet, dass Sie, wenn Sie die Karotte einer persönlichen Frage in Ihrer E-Mail hängen lassen, diese Person grundsätzlich mit einem persönlichen High verführen - die Gelegenheit für ein wenig “summen” indem Sie etwas über sich mit Ihnen teilen. Und manche Leute mögen die Möglichkeit, eine Seifenkiste zu haben, wirklich sehr. Also gib es ihnen.

Sie können nur fragen, wie ein Projekt läuft, an dem sie arbeiten. Wenn Sie ihnen sehr nahe stehen und oft genug über die Familie sprechen, fragen Sie, wie es der Familie geht. Wenn es ein großes Spiel gibt, über das alle sprechen, fragen Sie sie, was sie denken. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, Ihnen zu antworten und “mach eine Pause” so viel über die Arbeit nachzudenken. Sie können Ihre Frage mit der arbeitsbezogenen Frage, die Sie zuerst stellen wollten, weiterverfolgen, aber die Einholung einer Stellungnahme wird dieses Bedürfnis auslösen “Ich über mich selbst reden” hoch.

Extra Bonus: Verwenden Sie etwas, was Sie beide gemeinsam haben. Kinder Eine Liebe zum Baseball. Was auch immer es ist - stellen Sie zuerst die persönliche Verbindung her. Es ist weniger wahrscheinlich, dass die Person die E-Mail für später schnell abgelegt hat.

Wählen Sie eine dringende Betreffzeile aus

Beschäftigte Menschen beginnen naturgemäß mit der Priorisierung von E-Mails, und manchmal öffnen sie die E-Mail nicht einmal, um dies zu tun. Sie werden schnell einen Blick auf die Betreffzeile werfen. Wenn Sie also eine schnelle Antwort von diesen Personen wünschen, können Sie sich vorstellen, wie wichtig die Betreffzeile ist. Wenn Sie Tipps zu diesem Thema benötigen, kann ich Aarons Rat, wie Sie die Betreffzeile hervorheben können, wärmstens empfehlen Haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, von der Sie glauben, dass sie wichtig war, nur um viele Tage später beantwortet zu werden, oder noch schlimmer vergessen? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können… Lesen Sie mehr in einem überladenen Posteingang.

Die Quintessenz lautet: Wenn Sie sofort eine Antwort benötigen, warum wird Ihrer Betreffzeile nicht vorangestellt “WICHTIG:” oder “DRINGEND:” ? Es ist nichts Falsches dabei, und es ist tatsächlich hilfreich für viel beschäftigte Leute, die solche Betreffzeilen als visuellen Indikator dafür verwenden, was zuerst im E-Mail-Posteingang angegriffen wird. Mach es einfach nicht über dumme, unwichtige Themen, oder du wirst die “Junge, der Wolf weinte”, und Ihre E-Mails werden schließlich vollständig ignoriert!

Halte es kurz und süß

Dies ist der Teil des Artikels, in dem ich heuchlerisch werde. Der Typ, der 2000 Artikel schreibt, wird uns sagen, er soll es kurz und knapp halten. Jep. Genau das habe ich”Ich werde es tun. Wir reden hier über E-Mails und hier ist die Lektion, die Mr. Wordy hier im ersten Jahr seines neuen Jobs gelernt hat: PILE. Es ist ein Akronym, mit dem ich gerade gekommen bin. Es steht für People Ignore Long Emails.

Nach etwa sechs Monaten, in denen Leute meine langen, ausführlichen E-Mails ignorierten, versuchte ich etwas Neues. Ich fing an, sehr, sehr kurze E-Mails zu schreiben, die nur den Punkt angaben. Ich habe keine zusätzlichen Details angegeben, aber am Ende der E-Mails bot ich an, weitere Informationen bereitzustellen, wenn sie dies wollten.

Ich fing an, meine E-Mails zu löschen. Als ich dachte, dass sie kurz genug sind, habe ich noch etwas durchgeschnitten. Sie müssen sich fragen, ist diese Zeile nur überflüssig? Teilen Sie Informationen, um die Menschen wissen zu lassen, wie viel Sie wissen - oder spielt es für die anstehende Frage keine Rolle? Reduzieren Sie die Wörter. Kommen Sie schnell zum Punkt. Als ich damit anfing, bemerkte ich die Antwortrate in der Luft. Wenn Sie Ihre E-Mail auf eine einzige Zeile beschränken können, stehen die Chancen gut, dass Sie sofort eine Antwort erhalten.

Besteche sie

Wenn wir hier ehrlich sein wollen, müssen Sie zugeben, dass der Mensch von Natur aus ein selbstsüchtiger Haufen ist. Wenn die Leute das sehen, könnte es sein “etwas drin” Für sie fühlen sie sich gezwungen, etwas zu unternehmen. Sie können dies in einer E-Mail nutzen, indem Sie Ihre E-Mail mit etwas schließen, “Also, melden Sie sich bei mir, wenn Sie bei einer Tasse Kaffee darüber reden können - über mich!”

Eine kostenlose Tasse Kaffee, nur um den Antwortknopf zu drücken? Das ist ein guter Anreiz. Und wenn das Thema noch wichtiger ist - etwa, Sie versuchen, etwas zu verkaufen oder einen neuen Kunden zu gewinnen -, bieten Sie an, das Mittagessen zu kaufen. Diese kleine Investition wird sich lohnen. Die Leute lieben ein kostenloses Mittagessen.

Beteiligen Sie eine zweite Partei

Wenn Sie jemandem ein paar Mal eine E-Mail gesendet haben, alle oben aufgeführten Taktiken ausprobiert haben und immer noch keine Antworten erhalten, ist es Zeit, die großen Waffen zu ziehen. Diese letzten beiden Taktiken reserviere ich normalerweise für Leute, die E-Mails chronisch ignorieren. Der Erste “große Waffe” Ansatz ist es, jemanden hereinzuziehen, der mit der Situation in Verbindung steht. Dies kann Ihr Chef sein oder eine zusätzliche Person, mit der Sie an dem Projekt arbeiten, das aufgehalten wird, weil die Person Ihre E-Mail nicht beantwortet.

Dies ist nicht etwas, das Sie in der ersten, zweiten oder sogar in der dritten E-Mail tun möchten. Wenn Sie jedoch offensichtlich ignoriert werden, schreiben Sie eine weitere höfliche E-Mail, und rufen Sie nur eine beteiligte Person auf. Wenn es sich um jemanden handelt, der höher ist, wie Ihr Chef, und die andere Person weiß, dass sie eine Autoritätsposition hat, wird sie schnell reagieren. Von all den chronischen Unwissern, mit denen ich mich im Laufe der Jahre beschäftigt habe, ist dies der Fall “cc” Ansatz führt in 99 Prozent der Fälle zu einer Antwort. Es hat etwas mit einem Publikum zu tun, das den Dialog transformiert und ihn plötzlich zu einer höheren Priorität macht.

Konsistente Ausgabenerinnerungen

Wenn Sie jemals den Film "Shawshank Redemption" gesehen haben oder die von Stephen King geschriebene Novelle gelesen haben, erinnern Sie sich vielleicht an den Teil, in dem Andy Dufresne jede Woche einen Brief an den Senat schickt und um Geld für eine Gefängnisbibliothek bittet. Nachdem er ein paar hundert Dollar und eine Buchspende erhalten hatte, verschickt Andy zwei Briefe pro Woche und bittet ihn um noch mehr Geld.

Der Punkt in der Geschichte ist, dass Ausdauer funktioniert. Nennen Sie es als ärgerlich, ärgerlich oder ärgerlich - aber wenn Sie wirklich wirklich eine Antwort auf etwas Wichtiges benötigen, fragen Sie die Person stets höflich, ob sie Ihre letzte E-Mail erhalten hat und eine der beiden gewünschten Wirkungen hat. Die Person wird dazu aufgefordert, in ihrem Posteingang nach der E-Mail zu suchen, über die Sie sprechen, oder es wird ihnen klar, dass der einzige Weg, Sie zum Abgehen zu bewegen, darin besteht, auf Ihre E-Mail zu antworten. Dies ist eindeutig eine Lösung für den letzten Ausweg, aber es funktioniert auch.

Welche Techniken verwenden Sie, um eine schnellere Antwort auf Ihre E-Mails zu erhalten? Was funktioniert für dich? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps und Ratschläge in den Kommentaren unten mit!

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