5 Google Sheets-Einstellungen, die für Teamwork unerlässlich sind

Services wie Google Docs und Google Sheets haben Digital Natives im Sturm erobert und werden weltweit zur Zusammenarbeit bei Schul- und Berufsprojekten eingesetzt.

Google Sheets ist das Online-Äquivalent von Excel Excel im Vergleich zu Google Sheets: Welches ist besser für Sie? Excel vs. Google Sheets: Welches ist besser für Sie? Benötigen Sie wirklich Excel? Sowohl Desktop- als auch Online-Lösungen haben ihre Vorteile. Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Auswahl zwischen Excel und Google Sheets für die Verwaltung Ihrer Tabellen haben, lassen Sie sich von uns bei der Entscheidung unterstützen. Lesen Sie mehr, und es ist nicht das erste Werkzeug, das Ihnen im Bereich der Teamarbeit einfällt. Wenn Sie jedoch gemeinsam Daten bereitstellen, wird die Tabelle als Informationsverarbeitungswerkzeug unumgänglich.

Dieser Artikel führt Sie durch die Funktionen und Funktionen von Google Sheets, die für Gruppenprojekte unerlässlich sind. Einige davon sind universell und können in Excel gefunden werden, andere sind nur für Google Sheets und die angebotenen Optionen für die Zusammenarbeit verfügbar.

Die Grundlagen

Gegenstand der Demonstration

Um die Leistungsfähigkeit von Google Sheets zu demonstrieren, verwende ich eine Kalkulationstabelle, die zur Auswertung der Ergebnisse einer Team-Dynamics-Übung eingerichtet wurde. Ziel der Übung ist es herauszufinden, welche Teammitglieder welche Rollen innerhalb des Teams angenommen haben, wie sie von ihren Kollegen gesehen werden. Wenn Sie mehr über Teamdynamik und Rollen erfahren möchten, empfehle ich einen Blick in das Belbin-Framework.

Tabellenkalkulation und Datenquelle

Kurz gesagt, ich habe für jeden Teilnehmer ein Blatt erstellt, auf dem er jedes andere Teammitglied für jede der neun Rollen im Belbin-Framework bewerten kann. Nach dem Erstellen der ersten Vorlage habe ich sie dupliziert, um mehrere identische Blätter zu erstellen. Die Daten werden in ein Verarbeitungsblatt importiert, das wiederum die Ergebnisse an das Masterblatt freigibt. Wenn ich Blätter sage, meine ich Registerkarten in einem einzelnen Tabellendokument. Abgesehen von der Durchschnittsbewertung für jedes Teammitglied und jede Rolle zeigt das Master-Blatt auch, welche Rollen vom Team abgedeckt werden und welche fehlen oder unterrepräsentiert sind.

Um einen zufälligen Datensatz für diese Demonstration zu erstellen, habe ich den Zufallsgenerator verwendet, einen der vielen nützlichen Add-Ons für Google Drive. 5 Google Drive-Add-Ons, die Sie verwenden müssen. 5 Google Drive-Add-Ons, die Sie benötigen, um Google Docs und Google zu verwenden Tabellenkalkulationen sind beides erstaunliche kostenlose Dienste, aber wenn Sie einige der hier aufgeführten Add-Ons hinzufügen, können diese Tools mit neuem Leben gefüllt werden. Weiterlesen .

Ich hob die Zellen hervor, die ich füllen musste, und legte das Add-On zum Einfügen fest Ganze Zahl Zahlen von 0 bis 3 (die Bewertungsoptionen für unseren Test), das Häkchen für entfernt Einzigartige Werte, und geklickt Generieren. Ich habe den Vorgang für alle einzelnen Datenblätter wiederholt. Da sich Teammitglieder nicht selbst bewerten sollen, habe ich die jeweiligen Datenpunkte aus jedem Blatt entfernt und eine leere Zeile erstellt.

Neben der Eingabe von Ganzzahlen können Sie auch den Zufallsgenerator verwenden, um boolesche Werte hinzuzufügen. Mit Suchmaschinen besser zu suchen: Boolesche Suchlogik erklärt Mit Suchmaschinen bessere Suchfunktion finden: Boolesche Suchlogik Es werden nur Tausende von Servern benötigt Eine halbe Sekunde für die Abfrage von etwa 50 Milliarden indizierten Seiten dauert das Scannen nur der ersten Seite der Suchergebnisse erheblich länger. Außerdem lesen Sie Datumsangaben, benutzerdefinierte Listen und Zeichenfolgen.

So finden Sie die benötigten Formeln

Wenn Sie mit der Eingabe einer Formel beginnen, d. H. Mit einem Gleichheitszeichen gefolgt von mindestens einem Buchstaben, werden automatisch verfügbare Funktionen eingeblendet. Bewegen Sie den Mauszeiger über die vorgeschlagenen Funktionen, um zu sehen, wozu sie bestimmt sind.

Sie können alle Formeln in der Funktionsliste von Google überprüfen oder ein paar grundlegende überprüfen, indem Sie an dem Kurs "Erstellen einfacher Formeln" unter GCFLearnFree.org teilnehmen.

Sorgen Sie dafür, dass Google-Blätter für Sie funktionieren

Daten aus anderen Google-Tabellen importieren

Sofern Sie über Anzeigeberechtigungen verfügen, können Sie Daten aus einem beliebigen Google Sheet importieren. So importieren Sie Daten aus anderen Google-Tabellen. So importieren Sie Daten aus anderen Google-Tabellen. Die meisten Nutzer nutzen nur einen kleinen Teil des Potenzials von Google Spreadsheet. Wissen Sie, wie Sie Informationen aus einer Google-Tabelle in eine andere bekommen? Hier ist eine Zellenfunktion, um die Arbeit zu erledigen. Lesen Sie mehr, ob es sich um eine andere Registerkarte in Ihrem aktuellen Blatt oder um ein anderes Tabellendokument handelt. Sie können entweder einzelne Zellen oder ganze Spalten und / oder Zeilen importieren. Die Grundformel ist die gleiche:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID bezieht sich auf die Buchstabenfolge, die zwischen zwei Schrägstrichen in der Dokument-URL gefunden wurde (siehe Abbildung unten). Die Zeichenfolge kann ziemlich lang sein.

TAB_NAME bezieht sich auf den Namen des einzelnen Blattes in einem Dokument. Stellen Sie sicher, dass Sie etwas einfaches machen, idealerweise ohne Leerzeichen. Wenn der Tabellenname Leerzeichen enthält, können Sie ihn in einfache Anführungszeichen einschließen. Sie wird durch ein Ausrufezeichen von CELL_OR_RANGE getrennt. CELL_OR_RANGE kann sich auf eine einzelne Zelle beziehen, z. B. B4, oder auf einen Zellbereich, z. B. B: B, um eine gesamte Spalte zu kopieren, B4: J4, um aus einer einzelnen Zeile zu kopieren, oder B4: J15, um mehrere Zeilen und Spalten zu kopieren.

Fügen Sie die Formel der ersten Zelle Ihrer Wahl hinzu “Importbereich” und es werden automatisch alle angeforderten Zellen rechts und / oder darunter ausgefüllt. Wenn Sie dies zum ersten Mal versuchen, erhalten Sie möglicherweise ein #REF! Fehler, wie unten gezeigt. Einfach klicken Erlauben den Zugriff damit der Import fortgesetzt wird.

Wenn Sie Daten aus demselben Tabellenkalkulationsdokument referenzieren, sollte eine vereinfachte Formel funktionieren, obwohl es für mich nur mit einzelnen Zellen funktionierte:

= TAB_NAME! CELL

Datenpunkte zählen und Durchschnittswerte berechnen

Um die durchschnittliche Bewertung für jedes Teammitglied zu berechnen, importierte ich die Bewertungen aller Einzelblätter in ein Verarbeitungsblatt mit der oben beschriebenen Formel. Mit anderen Worten, ich habe für jedes Teammitglied 11 Datenzeilen mit mindestens einer leeren Zeile, da sich niemand selbst bewertet. Ich musste auch berücksichtigen, dass, wenn weniger als 11 Teilnehmer für die Übung erscheinen, mehr als eine Zeile leer ist, was eine Herausforderung für die Berechnung des Durchschnitts darstellt. So habe ich das gelöst.

Um den Durchschnitt zu berechnen, habe ich einfach die Summe aller Einzelbewertungen addiert. Dies ist die Formel dafür:

= SUMME (START: ENDE)

START bezieht sich auf die erste Zelle, z. B5 und END bezieht sich auf die letzte Zelle, die Sie einschließen möchten, z. B15.

Um die Anzahl der Datenpunkte zu ermitteln, habe ich die COUNTIF-Formel verwendet:

= COUNTIF (B5: B15,<4")

Ich wusste, dass die Bewertungen zwischen 0 und 3 liegen würden. Eine Zelle, die etwas anderes als eine dieser Zahlen enthält, die alle kleiner als 4 sind, idealerweise eine leere Zelle, muss nicht gezählt werden. Daher ist das Ergebnis dieser Zählung gleich der Anzahl der übermittelten Datenpunkte.

Als Nächstes kombinierte ich die beiden Formeln zu einer verschachtelten Funktion, d. H., Um meine SUMME mit dem COUNTIF-Ergebnis zu zerlegen und somit den Durchschnitt in einer einzelnen Zelle zu berechnen:

= DIVIDE ((SUMME (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))

Bitte beachten Sie, dass die Funktion in Klammern zuerst verarbeitet wird.

Beachten Sie, dass fehlende Klammern oder Anführungszeichen die häufigste Ursache für Tabellenkalkulationsfehler sind. Wenn Sie die europäische Zahlenformatierung verwenden und Kommas anstelle von Punkten zum Trennen von Dezimalzahlen verwendet werden, können Probleme mit dem Komma auftreten, das zum Trennen von Werten in Ihrer Formel verwendet wird. Verwenden Sie stattdessen ein Semikolon.

Ich habe diese Formel erneut verwendet, um zu zählen, wie viele Personen in bestimmten Rollen in unserem Team auftauchen. In diesem Fall habe ich verwendet “> 1”, da Bewertungen größer als 1, d. h. 2 oder 3, anzeigen, dass die Fertigkeit angewendet wird.

Sie können die COUNTIF-Formel verwenden. Mini Excel-Lernprogramm: Verwenden der erweiterten Funktionen zum Zählen und Hinzufügen in Excel Mini Excel-Lernprogramm: Verwenden der erweiterten Funktionen zum Zählen und Hinzufügen in Excel Das Zählen und Hinzufügen von Formeln erscheint im Vergleich zu fortgeschrittenen Excel-Formeln banal. Mit ihnen können Sie jedoch viel Zeit sparen, wenn Sie Informationen zu den Daten in Ihrer Tabelle sammeln müssen. Lesen Sie weiter für viele fortgeschrittene Operationen, wie wir in einem separaten Artikel beschrieben haben. Wenn Sie nach bestimmten Informationen in einer Kalkulationstabelle suchen, können Sie die universellen Suchfunktionen verwenden. 4 Excel-Suchfunktionen zum effizienten Durchsuchen von Tabellenkalkulationen 4 Excel-Suchfunktionen zum effizienten Durchsuchen von Tabellenkalkulationen In einer riesigen Excel-Kalkulationstabelle erhalten Sie nur STRG + F weit. Sei klug und lass Formeln die harte Arbeit erledigen. Suchformeln sparen Zeit und sind einfach anzuwenden. Weiterlesen . Wenn Sie sich für bedingte Formatierungen interessieren, Daten aus verschiedenen Zellen kombinieren oder externe Daten importieren möchten, empfehle ich Ihnen unseren Artikel über nützliche Google Sheets-Funktionen. Mit diesen nützlichen Google-Tabellenkalkulationsfunktionen erstaunliche Funktionen ausführen. Mit diesen Google-Tabellenkalkulationsfunktionen erstaunliche Funktionen ausführen Ich schäme mich zuzugeben, dass ich mich erst vor kurzem entschieden habe, mit Google Spreadsheets zu experimentieren, und was ich entdeckt habe, ist, dass Excel aufgrund meiner erstaunlichen Dinge alles, was mit Excel zu tun hatte… Weiterlesen .

Sheets ausblenden & schützen

Damit sich mein Team auf die wichtigen Daten konzentrieren kann, habe ich das Verarbeitungsblatt ausgeblendet. Klicken Sie dazu auf die Pfeilspitze neben dem Blattnamen, um das Menü zu erweitern, und wählen Sie dann aus Blatt ausblenden. Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, können Sie ein verstecktes Blatt anzeigen, indem Sie zu gehen Ansicht> Ausgeblendete Blätter und wählen Sie das Blatt aus, das Sie erneut anzeigen möchten.

Um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich komplexe Formeln durcheinander bringen oder Daten ändern, können Sie auch die Option auswählen Schutzblatt… Option aus dem oben gezeigten Menü. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, einen zu schützen Angebot von Zellen oder einem ganzen Blatt. Wenn Sie mit Letzterem gehen, können Sie Außer bestimmten Zellen. In beiden Fällen können Sie Berechtigungen festlegen und Beschränken Sie, wer diesen Bereich bearbeiten kann, Im Wesentlichen können ausgewählte Benutzer Änderungen vornehmen oder generell Zeigt eine Warnung an, wenn Sie diesen Bereich bearbeiten.

Richten Sie Benachrichtigungen so ein, dass Sie über Änderungen gewarnt werden

Wenn Sie ein Dokument für die asynchrone Gruppenzusammenarbeit freigeben, sollten Sie ab und zu einchecken und sehen, was alle anderen schon gemacht haben. Oder richten Sie Benachrichtigungen ein, damit Sie genau wissen, was wann passiert.

Gehe zu Tools> Benachrichtigungsregeln… und wählen Sie Ihre bevorzugte Routine. Sie können jederzeit benachrichtigt werden Änderungen werden vorgenommen oder wann Ein Benutzer sendet ein Formular und Sie können per E-Mail in von a benachrichtigt werden tägliche Verdauung oder jetzt sofort.

Da Google Sheets Kommentare unterstützt, können Sie auch Benachrichtigungen zu Kommentaren oder Antworten erhalten. Klicken Bemerkungen Erweitern Sie oben rechts das Benachrichtigungen Menü und wählen Sie Ihre Präferenz.

Um einen Kommentar zu machen, zuerst markieren Sie die Zelle (n) Sie möchten kommentieren, dann gehen Sie zu Kommentare> Kommentar.

Verwenden Sie den Revisionsverlauf, um Dokumentversionen wiederherzustellen

Manchmal passieren Dinge, die nicht beabsichtigt waren, oder Sie möchten ein Blatt wiederverwenden und es in eine Vorlage verwandeln Termine, vergessene Einkäufe und abgelehnte Verpflichtungen? Klingt, als müsste man sich organisieren. Lesen Sie mehr, was bedeutet, dass Sie alle zwischenzeitlich eingegebenen Daten löschen müssen. Dann ist die Revisionshistorie hilfreich. Sie können darauf zugreifen Datei> Revisionsverlauf anzeigen oder mit der Tastenkombination STRG + ALT + UMSCHALT + G.

Zunächst werden die wichtigsten Änderungen im Verlauf des Dokuments sowie Datum, Uhrzeit und Benutzername der Person aufgeführt, die das Dokument bearbeitet hat. Klicken Sie auf, um jeden einzelnen Schritt anzuzeigen Zeige detailliertere Versionen ganz unten auf der Liste. Wenn Sie den Status gefunden haben, in dem Sie das Dokument sehen möchten, klicken Sie auf Stellen Sie diese Revision wieder her.

Machen Sie mehr mit Google Sheets

Google Sheets ist nicht nur aufgrund der Funktionen für die Zusammenarbeit ein viel vielseitigeres Werkzeug als Excel. In Kombination mit anderen Google-Tools können Sie komplexe Vorgänge erstellen. Sie können beispielsweise Google Sheets mit Google Forms kombinieren, um ein Quiz mit Selbsteinstufung einzurichten. So verwenden Sie Google Forms, um ein eigenes Quiz mit Selbsteinstufung zu erstellen. So verwenden Sie Google Forms, um ein eigenes Quiz mit Selbsteinstufung zu erstellen Trainer? Jemand an einem Einstellungsprozess beteiligt? Müssen Sie irgendwie prüfen, ob andere Personen die Fähigkeiten oder Kenntnisse haben, die Sie von ihnen erwarten? Nun, Sie werden… Lesen Sie mehr oder mit Google Analytics einen automatisierten Bericht erstellen So erstellen Sie einen automatisierten Google-Tabellenkalkulationsbericht aus Analytics-Daten So erstellen Sie einen automatisierten Google-Tabellenkalkulationsbericht aus Analytics-Daten Lesen Sie weiter. Ihre Vorstellungskraft ist die Grenze.

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