5 wichtige Tools, die Sie für ein produktiveres virtuelles Büro benötigen

Ein virtuelles Büro ist ein mobiles Büro, das sich auf Ihrem Computer oder in der Cloud befindet. Wenn Sie durch Ihren Job nicht an einen bestimmten Standort gebunden sind, können Sie Ihre Werkzeuge so einrichten, dass sie von jedem Ort der Welt aus funktionieren. Für immer mehr Menschen wird das Arbeiten aus der Ferne zu einer realistischen und herausfordernden Alternative zum Pendeln in ein traditionelles Büro.

Virtuelles Arbeiten und möglicherweise auch unterwegs ist eine unglaubliche Freiheit, aber auch Disziplin und organisatorische Fähigkeiten sind gefragt. Ich arbeite und reise seit über einem Jahr und kann Ihnen daher ein paar Dinge über das Arbeiten in einem "virtuellen Büro" erzählen..

E-Mail-Kommunikation

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Produktivität. E-Mail ist nach wie vor ein unverzichtbares virtuelles Büro-Tool für die professionelle Kommunikation, und es sieht nicht so aus, als würde es bald ersetzt. Ihr E-Mail-Client sollte so eingerichtet sein, dass er Ihre E-Mails automatisch filtert. Dadurch sollte es Ihnen leicht fallen, E-Mails zu markieren und zu sortieren. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, auf Ihre E-Mails online zuzugreifen, falls auf Ihrem Computer etwas passiert.

Für mich erfüllt Google Mail mit einigen benutzerdefinierten Einstellungen und mehreren aktivierten Google Labs-Funktionen all diese Anforderungen. Wir haben unzählige Artikel über GMail auf MakeUseOf geschrieben.

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Organisieren & Planen

Kein virtuelles Büro ist komplett ohne einen Kalender, der Sie an Termine, Ereignisse und Termine erinnert. Aufgrund der nahtlosen Integration mit GMail verwende ich Google Kalender.

In den folgenden Artikeln wird erläutert, wie Sie Google Kalender optimal nutzen können:

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Wenn Sie mehr Hilfe benötigen, als ein einfacher Kalender bieten kann, sollten Sie ein eigenes virtuelles Assistenzsystem einrichten. Eine ausgezeichnete Lösung für die Verwaltung Ihrer Rechnungen, Reisedetails und mehr ist Pageonce. Ein weiteres großartiges Werkzeug zum Organisieren ist Remember the Milk, ein Werkzeug zum Verwalten von Listen, Aufgaben und Erinnerungen online oder wo immer Sie möchten, zum Beispiel in GMail.

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Direkte Kommunikation

Es ist wichtig, mit Menschen in Kontakt zu treten. Die direkte Kommunikation über Sofortnachrichten-, Sprach-, Telefon- oder Videoanrufe hilft auch dabei, Informationen effizienter als über E-Mails weiterzuleiten. In jedem Fall müssen Sie direkt mit Kollegen oder Kunden kommunizieren.

Skype deckt die gesamte direkte Kommunikationsbandbreite ab. Sie können es verwenden, um eine Sofortnachricht, einen Sprach- oder Video-Chat auszuführen und eine Telefonnummer anzurufen.

In den folgenden Artikeln finden Sie Tipps und Tricks zu Skype:

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Als Alternative zu Skype können Sie auch Google Talk oder ooVoo verwenden.

Online-Dateispeicherung und -freigabe

Wenn Ihr Büro nicht nur virtuell ist, sondern auch in der Cloud, benötigen Sie ein zuverlässiges Online-Dateispeicherprogramm. Möglicherweise benötigen Sie auch ein Werkzeug, um Dokumente mit Ihren Partnern auszutauschen oder gemeinsam daran zu arbeiten. Dropbox kann all das und noch viel mehr.

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Hardware

Lassen Sie mich zum Schluss noch kurz die Hardware nennen, die sich als nützlich erweisen wird. Sie benötigen offensichtlich einen Computer und möglicherweise ein Mobiltelefon. Die Geräteauswahl hängt stark von den persönlichen Vorlieben ab oder Sie werden sich ganz auf öffentliche Computer verlassen. In jedem Fall gibt es zwei Zubehörteile, die Sie berücksichtigen sollten:

• Sicherung und Dateiübertragung
  Für Daten, die Sie nicht online speichern können oder wollen, besorgen Sie sich eine SD-Karte oder ein USB-Flash-Laufwerk mit ausreichender Speicherkapazität. Sie können auch mobile Apps auf diesen Geräten installieren, falls Sie auf öffentliche Computer angewiesen sind.
• Kopfhörer und / oder Headset
  Wenn Sie an einem belebten und lauten öffentlichen Ort arbeiten, können gute Kopfhörer für Ihren Fokus und Ihre Vernunft entscheidend sein. Wenn Sie gelegentlich über Ihren Computer telefonieren müssen, sollten Sie einen multifunktionalen Kopfhörer erwerben, der auch als Headset fungiert.

Fazit

Ein virtuelles Büro ist eine höchst individuelle Einrichtung von Computerhardware, Desktopsoftware und Online-Diensten. Wie in einem herkömmlichen Büro hängen die von Ihnen gewählten virtuellen Büro-Tools stark von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Sie können die Organisation einfach und effektiv halten, aber vergessen Sie nie, Ihre Daten zu schützen und religiös zu sichern.

Welche Apps und Hardware verwenden Sie in Ihrem virtuellen Büro??

Bildnachweis: EDHAR

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