4 Intelligente Google Mail-Filter, mit denen Sie mit zu vielen E-Mails umgehen können

Keine Verwendung von E-Mail 4 Einflussreiche Personen, die keine E-Mail verwenden (und warum) 4 Einflussreiche Personen, die keine E-Mail verwenden (Und Warum) Es ist schwierig, sich ein Leben ohne E-Mail vorzustellen, aber einige Menschen entscheiden sich dafür, sie ganz einzustellen. Dazu gehören US-Senatoren und berühmte Filmemacher. Mehr lesen ist für viele von uns keine Option. Also besseres E-Mail-Management ist es!

Deklarieren und Organisieren Ihres Gmail-Posteingangs 10 zu wenig genutzte Gmail-Anpassungen für Ihren Workflow Heute 10 zu wenig genutzte Google Mail-Anpassungen für Ihren Workflow Heute ist Google Mail bereits so lange in Betrieb. Einige Funktionen von Google Mail überraschen uns jedoch immer noch. Schauen wir uns zehn Funktionen an, die Ihre E-Mail-Verwaltung und Ihren Workflow beschleunigen können. Lesen Sie mehr ist großartig, aber es erfordert immer noch Ihre Eingabe und daher Ihre Zeit und Aufmerksamkeit. Das istnicht immer ideal, das heißt, es ist Zeit für diese Fragen:

• Welche Aufgaben können Sie an Google Mail delegieren??
• Wie können Sie vermeiden, täglich mit den meisten E-Mails umzugehen??
• Wie verhindern Sie, dass Ihr Posteingang außer Kontrolle gerät, wenn Sie Ihre E-Mail ignorieren möchten??

Die E-Mail-Strategie, die wir heute untersuchen werden, hat einige Antworten für Sie. Es geht darum zu schaffen vier grundlegende arten von filtern in Google Mail, um Ihre E-Mails richtig zu sortieren automatisch. Auf diese Weise können Sie sie meistens übersehen und dann einfach, z. B. alle paar Tage, im Stapelverfahren verarbeiten.

So erstellen Sie einen Google Mail-Filter

Durch das Erstellen eines E-Mail-Filters legen Sie eine Reihe von Regeln fest, die Ihrem Posteingang mitteilen, wie er eine bestimmte E-Mail verarbeiten soll.

Um einen Filter in Google Mail zu erstellen, klicken Sie zunächst oben rechts in Ihrem Posteingang auf das Zahnradsymbol unter Ihrem Profilbild und gehen Sie zu Einstellungen> Filter und gesperrte Adressen. Klicken Sie anschließend auf Erstellen Sie einen neuen Filter Verlinke dort, um das Setup zu starten.

Im Fenster Filter erstellen (siehe unten), das angezeigt wird, müssen Sie mindestens ein Kriterium angeben, z. B. eine E-Mail-Adresse des Absenders, eine Betreffzeile oder ein Stichwort, um E-Mails zu filtern. Sobald Sie das getan haben, klicken Sie auf Filter mit dieser Suche erstellen Link rechts unten im Panel.

Sie gelangen zum nächsten Fenster (siehe unten). Dort können Sie angeben, was Google Mail mit den E-Mails tun soll, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie können sie archivieren, als gelesen markieren, löschen, als wichtig markieren usw. Aktivieren Sie alle zutreffenden Kästchen und klicken Sie auf die Schaltfläche Filter erstellen Taste. Und das ist das!

Hinweis: In der Posteingangsansicht von Google Mail können Sie E-Mails zwischen den Registerkarten ziehen und ablegen und benutzerdefinierte Filter für eingehende Nachrichten einrichten.

Nun wollen wir sehen, warum Sie jeden der vier von uns versprochenen Filter benötigen, um Ihre E-Mails besser verwalten zu können.

So leiten Sie E-Mails von allen Domänen außer einem bestimmten Ordner weiter

Wenn die wichtigsten geschäftlichen E-Mails, die Sie erhalten, immer nur von einer einzelnen Domäne oder sogar von 2-3 Domänen stammen, erstellen Sie einen Filter, um nur diese E-Mails in Ihrem Posteingang zu speichern und den Rest in einen separaten Ordner zu verschieben.

Meine geschäftlichen E-Mails stammen zu 99,99% von der Domäne makeuseof.com. Deshalb habe ich einen Filter erstellt, der E-Mails identifiziert:

• das sind nicht von makeuseof.com,
• zwingt sie, den Posteingang zu überspringen, und
• wendet das Etikett an Sonstiges (kurz für Verschiedenes) zu ihnen

Wenn ich jetzt den Posteingang von MakeUseOf öffne, gibt es keine E-Mail, die für meine Arbeit nicht relevant ist. Die Anzahl der E-Mails ist gesunken, seit wir zu Slack umgezogen sind. Slack macht Gruppenkommunikation schneller und einfacher Slack macht Gruppenkommunikation schneller und einfachere E-Mails können die Produktivität wirklich beeinträchtigen. Es ist an der Zeit, E-Mail-Clients zur Ruhe zu setzen und Collaboration-Services wie den neu eingeführten Slack zu nutzen. Weiterlesen .

Hinweis: Um E-Mails von einer bestimmten Domain auszuschließen, klicken Sie im Von/Zu Feld benötigen Sie eine Syntax, die folgendermaßen aussieht: -*@makeuseof.com - das Minus (-) Das Zeichen schließt die danach angegebene E-Mail-Adresse aus. In diesem Fall ist das so irgendein E-Mail-Adresse von der Domäne makeuseof.com, wie durch angegeben *@makeuseof.com, woher * ist ein Platzhalterzeichen.

So leiten Sie To-Do-E-Mails an eine “Aktion” Mappe

Wenn Sie zu viele E-Mails erhalten, können Sie leicht die Übersicht verlieren, für die Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Um dies zu verhindern, filtern Sie die To-Do-E-Mails nach Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern und leiten diese E-Mails in einen separaten Ordner.

Eine Art von To-Do-E-Mail, die ich in meinem MakeUseOf-Posteingang bekomme, ist die Benachrichtigung, dass ein Artikel einen Kommentar eines Lesers erhalten hat. Um sicherzustellen, dass ich nicht vergessen habe, auf Kommentare zu antworten, habe ich einen Filter eingerichtet, der:

• identifiziert E-Mails mit dem Betreff [MakeUseOf] Kommentar:,
• zwingt sie, den Posteingang zu überspringen, und
• wendet das Etikett an Bemerkungen zu ihnen

Dieser Filter leitet alle Kommentarbenachrichtigungen in einen separaten Ordner. Ich überprüfe diesen Ordner alle 2-3 Tage und beantworte die Kommentare stapelweise.

So löschen Sie E-Mails, die gerade nicht beendet werden

Wenn Sie verhindern, dass E-Mails Ihren Posteingang erreichen, ist dies viel besser, als sich mit Ihrem Posteingang zu beschäftigen. Deshalb empfehle ich, die Schaltflächen zum Sperren und Abbestellen von Google Mail großzügig zu nutzen. Gmail fügt eine Blockschaltfläche hinzu, Groupon ist noch vorhanden ... [Tech News Digest] Wie wir wissen, wird es verschwinden. Samsung hofft, dass Sie für einen Designer-Fernseher mehr zahlen werden, als für den einzigen härtesten Mario-Level, der jemals geschaffen wurde. Weiterlesen . Sie könnten sich sogar ein intelligentes Abbestellungsprogramm wie Unroll.me besorgen.

Aber wie gehen Sie mit E-Mails von Mailinglisten um, bei denen Abbestellungsanforderungen nicht berücksichtigt werden, oder von Personen, die Sie nicht blockieren können, selbst wenn Sie möchten? Und was ist mit den E-Mails, die in Ihrem Posteingang landen, unabhängig davon, wie oft Sie sie als Spam kennzeichnen? Es gibt einen Ausweg:

• Erstellen Sie einen Filter, um E-Mails anhand der E-Mail-Adresse des Absenders zu identifizieren, und
• weisen Sie Google Mail an, diese E-Mails automatisch zu löschen

Wenn Sie keine E-Mails löschen möchten, ohne sie anzusehen, wählen Sie die Option Überspringen Sie den Posteingang (Archivieren Sie es) Option zum Archivieren der E-Mails. Verwenden Sie die Wenden Sie das Etikett an: Option, wenn Sie alle an einem Ort haben möchten.

Hinweis: Klicken Sie nicht auf die Schaltfläche "Abbestellen" oder den Link in Spam-E-Mails. Es ist einer dieser Fehler, die Ihnen mehr Spam bringen und immer noch Spam bekommen? 4 E-Mail-Fehler, die heute noch vermieden werden müssen und immer noch Spam erhalten? 4 heute zu vermeidende E-Mail-Fehler Die Vermeidung von Spam ist unmöglich. Es gibt jedoch einige weniger bekannte Tipps, Tricks und Geheimnisse, die Ihnen dabei helfen können, den Kampf gegen verdächtige E-Mails zu kämpfen. Weiterlesen .

Alle E-Mails als gelesen markieren

Sagen Sie einfach "Nein", um die Sucht per E-Mail zu senden.

?? ?Sie vor der E-Mail
?? ?Sie, nach nur einem Tag E-Mail-Sucht
?? ?Sie, nach Jahren der E-Mail-Nutzung

- Fiona Pigott (@notFromShrek) 12. Februar 2016

Das Erreichen des Posteingangs null ist nicht so wichtig wie der Versuch, E-Mails alle paar Minuten abzufragen. Letzteres wird einfacher, wenn sich bei jedem Öffnen null ungelesene E-Mails in Ihrem Posteingang befinden. Ermöglichen Sie dies, indem Sie einen Filter erstellen, um alle eingehenden E-Mails automatisch als gelesen zu markieren.

Verwenden Sie beim Hinzufügen des Filters zuerst Ihre E-Mail-Adresse in der Zu Feld, um alle an ihn gesendeten E-Mails zu filtern. Dann benutzen Sie die als gelesen markieren Kontrollkästchen, um jede letzte E-Mail als gelesen zu markieren.

Wenn Sie dasselbe Google Mail-Konto zum Verwalten von E-Mails von anderen Konten verwenden, müssen Sie auch ähnliche Filter für diese anderen E-Mail-Adressen erstellen.

Mit dieser Strategie verlieren Sie bald Ihren Eifer, Ihren Posteingang auf neue E-Mails zu überprüfen, und werden es vorziehen, wenn Sie Zeit dafür haben. Für mich ist dies der nützlichste Google Mail-Filter aller Zeiten.

3 Tipps zum Ausweichen der E-Mail weiter

Verschieben Sie die Newsletter in Ihren Feed-Reader. Entscheiden Sie sich dafür, nur einige wenige als E-Mail-Updates zu erhalten. Für den Rest von ihnen besuchen Sie jedes Newsletter-Archiv und fügen Sie den Link Ihrem Feed-Reader hinzu.

Blenden Sie alle Beschriftungen in der Seitenleiste aus Klicken Sie auf den Pfeil neben jedem Etikett und wählen Sie aus verbergen unter In der Labelliste: in der Dropdown-Liste. Lassen Sie nur den Posteingangslink sichtbar.

Nachdem Sie Filter basierend auf # 1 und # 4 erstellt haben, enthält Ihr Posteingang nur die wichtigsten E-Mails, die Sie bearbeiten müssen, und sogar diese werden als gelesen angezeigt. Dies bedeutet, dass Sie es sich leisten können, E-Mails unter allen anderen Labels zu ignorieren und diese einmal pro 2-3 Tage oder auch nur einmal pro Woche zu bearbeiten.

Also… @nrh hat mir gezeigt, dass Sie ungelesene Labels in Google Mail ausblenden können. Dies hat für meine Produktivität mehr Wunder bewirkt, als vernünftig sein sollte.

- Marcus Frödin (@marcusf) 11. Juni 2014

Reduzieren Sie Ihre persönlichen E-Mails. Wenn Sie in den sozialen Medien aktiv sind, können Sie dies ganz einfach tun. So bleiben Sie mit den Trends in den sozialen Medien Schritt halten Mit den Trends in den sozialen Medien Schritt halten Moderne Journalisten haben immer ein Auge auf die sozialen Medien, um zu sehen, welche Tendenzen aktuell sind und warum . Möchten Sie Social-Media-Trends wie die Profis verfolgen? Weiterlesen . Der Schlüssel ist, alle wichtigen Nachrichten, außer der wichtigsten, von Ihrem Posteingang auf Plattformen zu verschieben, auf die Sie entweder nicht so süchtig sind oder die Sie sich leisten können, sie zu ignorieren.

Wenn Sie E-Mail zum Freigeben von Dokumenten verwenden, wechseln Sie zur Freigabe von Dateien und Ordnern über Google Drive 10 Tipps zum Verwalten freigegebener Dateien in Google Drive 10 Tipps zum Verwalten freigegebener Dateien in Google Drive Nehmen Sie Google Drive mit einem Dateispeichersystem mit vielen Tipps und Tricks auf Es bietet Echtzeit-Zusammenarbeit. Hier finden Sie zehn Tipps zur Verwaltung Ihrer Dateien in Google Drive. Lesen Sie mehr oder einen anderen Cloud-Speicher / Freigabedienst. Besprechen Sie gemeinsam genutzte Dokumente im Abschnitt Kommentare zu einzelnen Dokumenten oder im Chat anstelle von E-Mail-Nachrichten. Auf diese Weise können Sie problemlos Aufzeichnungen aufzeichnen, ohne Ihren Posteingang zu stören.

Die nächste beste Sache, um E-Mail aufzugeben

Das Aufgeben von E-Mails ist in diesen Zeiten nahezu unmöglich. Mit den richtigen E-Mail-Filtern haben Sie zumindest weniger Lärm. Sie wissen was das bedeutet, richtig? Mehr Zeit für andere Dinge in Ihrem Leben!

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