3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überladung in Google Mail [Zeigen & Tell]

Die meisten von uns leiden unter Informationsüberflutung. Überwältigt von privaten E-Mails ist das vielleicht kein großes Problem, und die Hälfte der E-Mails zu ignorieren ist bis zu einem gewissen Grad akzeptabel. Im Berufsleben wird jedoch nicht nur von Ihnen erwartet, dass Sie mit allen eingehenden Kanälen umgehen können, sondern Sie müssen die Informationen auch verarbeiten, d. H. Weiterleiten, antworten, diskutieren, verfolgen und verfolgen.

Bei MakeUseOf haben wir viele Artikel darüber geschrieben, wie Sie Google Mail verwenden können und wie Sie das Beste daraus machen können. Aber welche Funktionen und Techniken nutzen Menschen, die hunderte E-Mails pro Woche erhalten, wirklich? Wie behalten wir Dutzende von Aufgaben im Blick und bleiben trotzdem auf der täglichen Postflut? Ich kann zwar nicht für meine Kollegen sprechen, kann aber durchaus für mich selbst sprechen. Ich verwende Google Mail, um E-Mails und die meisten meiner Aufgaben zu bearbeiten. Mit diesem Artikel möchte ich meine "Zaubertricks" mit Ihnen teilen.

Eingehende Mail filtern

Für mich war der Schlüssel zur Bewältigung der Fluten das Einrichten von Filtern für eingehende E-Mails. Wenn Sie täglich mehr als drei oder vier E-Mails erhalten und immer wieder bestimmte E-Mails erhalten, beispielsweise Benachrichtigungen, Newsletter oder Erinnerungen, empfiehlt es sich dringend, Filter einzurichten.

Ich habe über 20 Filter eingerichtet, die E-Mails unter 15 Schlüsseletiketten (ähnlich wie Ordner) sortieren, beispielsweise um Kommentarbenachrichtigungen, E-Mails im Zusammenhang mit MakeUseOf Answers, einschließlich neuer und veröffentlichter Fragen oder E-Mails, die sich auf Sound Sunday beziehen.

Ich erhalte eine Menge Mails, die ich nicht wirklich lesen muss, zumindest nicht in meinem Posteingang, z. B. neue Fragen, die an MakeUseOf Answers gesendet wurden. Ich habe jedoch immer noch gern eine Kopie in meinem Posteingang, um beispielsweise eine Frage an einen Kollegen weiterzuleiten oder per E-Mail darauf zu antworten. Da ich diese E-Mails jedoch nicht lesen muss, habe ich einen Filter eingerichtet, um sie zu sortieren und als gelesen zu markieren.

Immer wenn ich eine fette Zahl neben einem meiner Etiketten sehe, weiß ich, dass es Post gibt, die ich tatsächlich lesen muss. Je nachdem, was das Etikett ist, lese ich es sofort (z. B. Posteingang) oder lege einen Teil der Zeit zur Verfügung, um alle E-Mails dieser Kategorie zusammen zu lesen (z. B. Kommentarbenachrichtigungen)..

Wenn Sie mehr über das Einrichten von Filtern in Google Mail erfahren möchten, empfehle ich den Artikel 3 Hervorragende Beispiele für die Verwendung von Google Mail-Filtern für die Produktivität. 3 Große Beispiele für die Verwendung von Gmail-Filtern für die Produktivität. 3 Großartige Beispiele für die Verwendung von Gmail-Filtern für die Produktivität. Weitere Informationen finden Sie hier. Es enthält einige nützliche Tipps zum Einrichten von E-Mail-Aufgabenlisten, zum Verwalten von Erinnerungen oder zum Filtern von Google-Kalenderereignissen.

Priorisierung

Sie haben also Filter für E-Mails eingerichtet, die Sie regelmäßig erhalten, aber Ihr Posteingang ist immer noch mit weniger wichtigem Material gefüllt. Google Mail bietet dafür eine Lösung, die als Priority Inbox bezeichnet wird. Es ist einfach unter> einzurichten die Einstellungen > Posteingang. Standardmäßig werden auf Ihrem Posteingang folgende Etiketten angezeigt: Wichtige und ungelesene E-Mails, Markierte E-Mails und Alles andere in Ihrem Posteingang. Sie können es anpassen, um ein anderes wichtiges Etikett hinzuzufügen oder eines der oben genannten zu ändern oder zu entfernen.

Eine ausführliche Einführung in Priority Posteingang finden Sie im Artikel. Gmail Priority Posteingang löst das Bacn-Problem. Gmail Priority Posteingang löst das Bacn-Problem. Gmail Priority Posteingang löst das Bacn-Problem. Lesen Sie weiter .

Begleiten

Sie können verschiedene E-Mails verfolgen, indem Sie sie automatisch oder manuell kennzeichnen. Wenn Sie jeden Tag Dutzende von E-Mails manuell markieren müssen, kann das Etikettieren sehr mühsam sein, da dazu mehrere Mausklicks und eine gewisse Koordination erforderlich sind. Was für mich viel besser funktioniert, ist die Darstellung von E-Mails.

Eine meiner wichtigsten redaktionellen Aufgaben ist das Verfolgen von Kommentaren. Dazu gehören alle Kommentare in MakeUseOf, die angesprochen werden müssen, bemerkenswerte Kommentare im Allgemeinen, die besten Kommentare von Mitarbeitern, die besten Kommentare für den Wettbewerb "Beste Antwort der Woche" (MakeUseOf Answers) und die Gewinnerkommentare dieses Wettbewerbs. Normalerweise habe ich zu jeder Zeit zwischen 50 und 100 Kommentare, und ich verwende fünf verschiedene Labels, um sie voneinander zu unterscheiden. Ich kann auf alle markierten E-Mails über das Markierungsetikett zugreifen, so dass ich schnell mit allen von ihnen umgehen kann, und das Etikett ist in der Regel sehr bunt.

Für Fristen oder E-Mails, die ich nachverfolgen möchte, wandle ich E-Mails in Aufgaben um, wie in diesem großartigen Artikel beschrieben: 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten des Posteingangs in Gmail 4 Einfache Schritte zum Erreichen und Verwalten des Posteingangs in Gmail 4 Einfache Schritte Erhalten und Verwalten des Posteingangs null in Google Mail Weitere Informationen

All die kleinen Dinge

Ich habe eine Reihe von kleinen Einstellungen eingerichtet, die mir den Umgang mit E-Mails erleichtern. Es versteht sich von selbst, dass ich die Konversationsansicht mit Threads verwende. Die meisten anderen kleinen Einstellungen werden über die Google Labs-Funktionen bereitgestellt. Nachfolgend finden Sie eine Liste meiner Favoriten.

• Auto-Vorlauf…
  Nach dem Verarbeiten der vorherigen E-Mail wird automatisch die nächste Konversation angezeigt.
• Standard "Allen antworten"…
  weil die meisten meiner ausgehenden E-Mails für mehrere Empfänger bestimmt sind.
• Vorschau des Posteingangs…
  Ich kann es kaum erwarten zu sehen, was mich erwartet, während GMail geladen wird.
• Icon-Spalte verschieben…
  Ich finde es einfacher, sie zu scannen, wenn sie auf der linken Seite sind.
• Senden & Archivieren…
  einen Klick speichern und den Posteingang schneller leeren.

Fazit

Wenn Sie immer noch auf einen Zaubertrick warten, muss ich Sie leider enttäuschen. Es gibt keine Magie, wenn man den Überblick behält! Im Allgemeinen sind dies nur ein paar einfache Strategien und viel Disziplin.

Wenn Sie ernsthaft auf einen ordentlichen Trick hofften, probieren Sie diesen 1 Awesome Google Mail-Tipp, den Sie nicht kennen. 1 Awesome Google Mail-Tipp, den Sie nicht kennen. Ernst. 1 Awesome Google Mail-Tipp, den Sie nicht kennen. Ernst. Weiterlesen

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