10 Tipps, damit Sie Ihre E-Mails effizienter versenden können

Der beste Rat, den ich über E-Mail- und E-Mail-Produktivität gehört habe, lautet: Beantworten Sie E-Mails nicht gleich am Morgen. Es ist ein bisschen paradox, aber es stimmt, dass E-Mail und Produktivität miteinander in Konflikt stehen. Wenn wir zu besessen sind, wird unser Posteingang auf der Effizienzautobahn zu einem massiven Tempo. Das muss aber nicht sein. Mit den richtigen Gewohnheiten und Methoden können wir das Tier zähmen, das unschuldig auf uns wartet, sobald wir aufwachen. Selbst in Zeiten sozialer Freundeslisten und 140 Charakterupdates wird der “Alten” E-Mail bleibt das bevorzugte Kommunikationsmittel, vielleicht nur Hals und Nacken mit SMS.

Diese Tipps sind nicht dazu gedacht, Sie zum Heiligen Gral von Inbox Zero zu führen, sondern sollen geringfügige Änderungen der E-Mail-Gewohnheiten einführen, die Sie hoffentlich effizienter machen. Posteingang öffnen.

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Ihr Posteingang ist eine Montagelinie. Verarbeiten Sie, was vor Ihnen liegt, und versenden Sie es. Das heißt, Ihr Motto sollte ab dem Moment, an dem Sie sich anmelden, gelesen, beantwortet, gelöscht (oder archiviert) werden. Viele von uns loggen sich in unsere E-Mail-Konten ein und lesen die E-Mails einfach, ohne etwas zu unternehmen. Früher oder später müssen wir darauf zurückkommen, und das bedeutet nur die Verdoppelung der Arbeit und die Verdoppelung der Zeitverschwendung. Dann besteht immer das Risiko, dass Sie im zweiten Lauf eine wichtige E-Mail verpassen. Daher ist es effizienter, sofort zu lesen und darauf zu reagieren. Archivieren Sie gelesene E-Mails, sodass der Posteingang die wichtigsten und umsetzbaren enthält.

E-Mails sind keine Aufgaben

E-Mails können in ausführbare Elemente umgewandelt werden, deren Beschriftungen wie in Google Mail oder die Markierungen in Microsoft Outlook sind. Es ist jedoch leicht, sie im Durcheinander des Posteingangs zu verlieren. Es ist effizienter, die wichtigen umsetzbaren Punkte an einem separaten Ort abzulegen und die E-Mail für zukünftige Referenzen zu archivieren. Sie können E-Mails auf zwei Arten in verwertbare Elemente umwandeln:

Aufgaben in Google Mail verwenden: Rufen Sie den Aufgabenbereich auf, indem Sie neben Mail auf das Dropdown-Menü klicken. Aufgaben sind eine einfache Aufgabenliste, aber ein sehr effektives Werkzeug für das Projektmanagement. Klicken Sie einfach auf und geben Sie ein, um neue Aufgaben hinzuzufügen, Fälligkeitsdaten festzulegen oder Notizen hinzuzufügen, und markieren Sie sie, wenn Sie fertig sind. Mit Tastenkombinationen können Sie die Produktivität steigern. Zum Beispiel mit Umschalt + T, Sie können eine Aufgabe basierend auf der geöffneten Nachricht erstellen.

Verwenden Sie ein Google-Dokument: Sie können die Funktion "Dokument erstellen" in Google Mail-Labs aktivieren. E-Mail öffnen Klicke auf Mehr - Erstellen Sie ein Dokument. Der E-Mail-Text wird automatisch in das Google-Dokument kopiert. Wenn Sie Tastenkombinationen in Google Mail haben, können Sie auf klicken G und W So öffnen Sie ein leeres Google-Dokument, während Sie sich in einer E-Mail befinden.

Erstellen Sie Ihre Persönlichkeit in einer Signatur

So sieht meine offizielle Gmail-Signatur aus. Dies wurde mit WiseStamp erstellt. Wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit WiseStamp aufpeppen Wie Sie Ihre E-Mail-Signaturen mit WiseStamp aufpeppen Mit WiseStamp können Sie mehrere personalisierte E-Mail-Signaturen für alle Standard-Webmail-Konten erstellen, einschließlich Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail und AOL Mail. Neben den üblichen persönlichen Daten und dem Profil sozialer Netzwerke… Lesen Sie mehr; Mit dem kostenlosen Konto können Sie zwei Signaturen erstellen. Ich habe also eine für persönliche E-Mails und eine für die Arbeit. Meine Signatur enthält Links zu meinen Twitter-, LinkedIn-, Facebook- und Google+ Profilen. Mit einer einfachen Signatur biete ich nicht nur meine E-Mail-ID als Kontaktreferenz an, sondern auch andere, bei denen ich kontaktiert werden kann. Eine profilbasierte Signatur hilft beim Erstellen professionellerer E-Mails und dient als Brücke für soziale Netzwerke. Sie können sogar Ihre Arbeit bewerben. Die 2 einfachen Möglichkeiten, Ihren neuesten Blog-Beitrag mit einer E-Mail-Signatur zu bewerben. Die 2 einfachen Möglichkeiten, Ihren neuesten Blog-Beitrag mit einer E-Mail-Signatur zu promoten. Lesen Sie weiter, und zwar nur mit einer E-Mail-Signatur.

Haben Sie schon von Vorlagen gehört??

Viele E-Mails, die landen, können mit Antworten auf Boilerplate verarbeitet werden. Google Mail Labs verfügt über eine Funktion mit dem Namen "Canned Responses", mit der, wie der Name vermuten lässt, gängige E-Mails sofortige und standardmäßige Antworten erhalten.

Aktivieren Sie Canned Responses from Einstellungen - Labs - Eingestellte Antworten. Klicke auf Änderungen speichern. Verfassen Sie eine neue E-Mail oder Antwort, und klicken Sie auf die Schaltfläche Canned answers, die sich direkt unter der Betreffzeile befindet. Ihre erste vorgefertigte Antwort ist eingerichtet. Sie können mehrere vordefinierte Antworten einrichten, die als Vorlage für allgemeine E-Mails verwendet werden können. Mark ging auf die Verwendung von Dosenreaktionen in zwei Artikeln ein, die vor einigen Jahren noch gültig waren:

• Mit Google Mail-Vorlagen sparen Sie Zeit “Vorgefertigte Antworten” Zeit sparen mit Gmail-E-Mail-Vorlagen mit "Canned Responses" Zeit sparen mit Gmail-E-Mail-Vorlagen mit "Canned Responses" Lesen Sie mehr
• Erstellen einer automatischen E-Mail-Antwort mit dem neuen Filter von Google Mail Erstellen Sie eine automatische E-Mail-Antwort mit dem neuen Filter von Google Mail Erstellen Sie eine automatische E-Mail-Antwort mit dem neuen Filter von Google Mail Weitere Informationen

Bitte nicht stören - Benachrichtigungen ausschalten

Bei der E-Mail-Effizienz geht es um das, was Sie versenden, und auch um das, was Sie einladen. Für jede Site, auf der Sie sich mit einer E-Mail anmelden, sind standardmäßig Benachrichtigungen aktiviert. Es gibt nichts, was einen Produktivitätskiller darstellt, als den ständigen Strom von Benachrichtigungen von Facebook, Twitter, Google+, Pinterest und dergleichen. Schalte sie aus. Benötigen Sie Benachrichtigungen, wenn Sie die Websites selbst besuchen? Erkenne, dass es leicht ist, den Fokus zu verlieren, und sehr schwer, ihn wieder zu erlangen.

Setzen Sie sich eines Tages hin ... und kündigen Sie den Newsletter ab

Einer der Hauptverursacher von E-Mail-Unordnung sind Newsletter, professionelle Abonnements und Nachrichtenquellen. Wenn Sie eine Überprüfung aller von Ihnen abonnierten Programme durchführen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die meisten von ihnen nicht erforderlich sind. Aber sie sind zu einem Wald geworden, für den Sie die Bäume vermissen. Google Mail Priority Posteingang Google Mail Priority Posteingang löst das Bacn-Problem Google Mail Priority-Posteingang löst das Bacn Problem Lesen Sie mehr. Am besten kündigen Sie sie jedoch manuell an. Es ist zeitaufwändig, aber Sie erhalten einen saubereren Posteingang. Sie können Ihre Abonnements auch mithilfe von Services wie - Unroll.me und Swizzle verwalten

Löse die Fäden

Threaded-Gespräche sind großartig. Sie erleichtern das Lesen von E-Mails, haben aber auch die Angewohnheit, sich in eine lange, manchmal unhandliche Kette zu verwandeln. Möglicherweise haben Sie bemerkt, dass die meisten E-Mails normalerweise den gesamten Konversationsbereich in der letzten gesendeten / empfangenen E-Mail enthalten. Sie können also nur die letzte E-Mail behalten und den Rest löschen, der davor kam.

Halte es kurz

Eines meiner Lieblingsspiele sind die einzelnen Wortantworten, die nichts anderes als ein “OK”, oder ein “Danke dir”. Wenn man sie öffnet und liest, dauert es nur einen Bruchteil einer Minute, und an einem arbeitsreichen Tag könnte es sich summieren. Ja, aber halten Sie Ihre E-Mails kurz. Es hilft sowohl dem Sender als auch dem Empfänger. Schneiden Sie Ihre E-Mail so ab, dass sie sich auf das Wesentliche konzentriert. Strukturieren Sie Ihre E-Mails auch für eine bessere Lesbarkeit. Die Verwendung von Aufzählungspunkten oder genau definierten Absätzen erleichtert das Scannen einer E-Mail. Es ist gut, sich an Guy Kawasakis Fünf-Satz-Regel zu erinnern -

“Alles, was Sie tun sollten, ist zu erklären, wer Sie sind, was Sie wollen, warum Sie es bekommen sollten und wann Sie es brauchen.”

Und der nächste Tipp ist immer sakrosankt.

Thema… Thema… Thema

In meiner Erfahrung habe ich wichtige E-Mails vermisst. Ich habe auch E-Mails geöffnet, die schien wichtig. Beide hatten eines gemeinsam - eine schlecht konstruierte Betreffzeile. Es dauert ein paar Sekunden, um eine intelligente Betreffzeile auszudenken, die die Botschaft widerspiegelt. Auch dies hilft sowohl dem Sender als auch dem Empfänger, da es später einfacher wird, die E-Mail entweder mit einer Suche oder sogar manuell abzurufen. Erinnerst du dich? - “LOL” ist kein Thema!

Schau ma, keine Hände!

E-Mail-Effizienz erfordert leider das Gegenteil. Ihre Effizienz wird drastisch verbessert, wenn Sie Tastenkombinationen lernen, anstatt sich auf den Mausklick zu verlassen. Desktop-Clients wie Outlook und Thunderbird unterstützen Tastenkombinationen, mit denen sich die Konversationsthreads leicht durchblättern lassen. Was ist mit Google Mail? Diese Tipps sollten alles abdecken, und noch ein paar mehr:

• DOWNLOAD Nützliche Google Mail-Verknüpfungen
• Tastenkombinationen für Google Mail: Eine nützliche Erweiterung, die Sie über Tastenkombinationen für Ihr Google Mail-Konto leitet [Chrome]
• Lernen Sie schnell die Tastenkombinationen von Google Mail mit KeyRocket für Gmail kennen. Lernen Sie schnell die Tastenkombinationen von Google Mail mit KeyRocket für Gmail. Schnell lernen Sie die Tastenkombinationen von Google Mail mit KeyRocket für Gmail kennen. Holen Sie sich das Beste aus Google Mail, indem Sie alle Tastenkombinationen von Google Mail kennen lernen. Mit Keyrocket for Gmail wird Ihnen jedes Mal eine Benachrichtigung angezeigt, wenn Sie die Maus anstelle einer Tastenkombination verwenden. So können Sie… Lesen Sie mehr

E-Mails sind vielleicht die Partner, mit denen Sie nicht leben möchten, aber auch nicht ohne leben können. Aber genau wie bei jedem Partner kann es auch für Ihre Produktivität sein. Wir müssen es richtig spielen. E-Mail-Management 6 Einfache Tricks zur Verringerung der E-Mail-Belastung 6 Einfache Tricks zur Verringerung der E-Mail-Belastung Der Umgang mit E-Mails ist der beste Teil meines Tages. Sagte bisher niemand. Sie benötigen alle Tipps, die Sie zur Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs erhalten können? Wir können Ihnen helfen! Read More war bei MakeUseOf.com ein Lieblingsthema. Sie werden keinen Rat haben, aber wir freuen uns auf Ihren. Zwei Vorbehalte hier - Ich habe den größten Teil dieses Beitrags auf Gmail gestützt, da dies die beliebte Wahl ist. Außerdem habe ich es vermieden, die Verwendung von Ordnern, Beschriftungen und Filtern sowie andere offensichtliche Workflow-Tipps zu erwähnen.

Was ist also der beste Tipp, den Sie erhalten haben, damit wir alle effizienter E-Mails senden können??

Bildnachweis: Cartoons über Shutterstock | Wenn Sie mir einfach eine E-Mail über Shutterstock schicken könnten

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